Когда крайнего срока вообще нет, человек не в силах даже понять, насколько успешно справляется. Прошел час – а ты и не знаешь даже, браться тебе за следующий шаг или повременить. Неудивительно, что многие задачи в итоге занимают больше времени, чем нужно.
Из-за этого мы успеваем значительно меньше.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка выделять на задачи чрезмерно много времени снижает производительность в шести местах. Во-первых, вы успеваете меньше. Над каждой задачей вы работаете дольше нужного, а потому у вас остается меньше времени на что-то еще.
Во-вторых, вы чаще откладываете по-настоящему важные задачи. Пока вы возитесь с одними задачами из списка, другие проседают.
В-третьих, вам чаще приходится оставлять на потом недоделанную работу. В третьей главе мы уже говорили, что из-за этого вы сильнее беспокоитесь, а это, в свою очередь, снижает вашу производительность.
В-четвертых, вы работаете непоследовательно. Щадящие ограничения по времени мы, как правило, выставляем себе сами. И руководствуемся при этом собственным удобством. К примеру, мы выделяем два часа на задачу, которую можем на самом деле выполнить за час, если сосредоточимся как следует. Чем меньше в работе упорядоченности, тем больше времени растрачивается впустую.
В-пятых, мы расслабляемся. А значит, теряем боевой настрой. Другими словами, ленимся.
В-шестых, мы работаем сверхурочно – поскольку меньше успеваем. Со временем мы не только сильнее устаем, но и приближаемся к выгоранию.
Как быть? Вырабатывать и закреплять полезные привычки. К счастью, тут все в наших руках. А теперь – семь шагов, благодаря которым вы уже сегодня начнете справляться с задачами быстрее.
Какие предпринять шаги
1. Выберите из списка дел одно и установите такой дедлайн, который заставит вас сосредоточиться. Если вы не знаете точно, сколько времени уйдет на задачу, прикиньте хотя бы примерно. Потом, если что, добавите еще минут. Сейчас важнее всего привыкнуть устанавливать самому себе строгие ограничения по времени.
2. Заведите таймер. Пусть отсчитывает, сколько времени у вас осталось. Разместите его перед глазами так, чтобы вы постоянно видели, как утекает выделенное время. Можно использовать таймер на телефоне или компьютере. Я лично предпочитаю громкий кухонный. Меня дополнительно вдохновляет его старомодный вид.
3. Пользуйтесь «методом помидора». Его смысл в том, чтобы работать по 25 минут и делать перерывы по 5 минут. Так рабочий день разбивается на небольшие отрезки времени. Во время таких перерывов ваш мозг отдыхает, благодаря чему вы работаете сосредоточеннее и быстрее в течение следующих 25 минут.
Еще одно преимущество «метода помидора» в том, что он позволяет отслеживать, насколько успешно вы справляетесь. К примеру, если вы выделили на задачу 40 минут, но за прошедшие 25 выполнили меньше половины, то в следующие 25 наверняка ускоритесь.
4. Не отвлекайтесь на почту, соцсети, сообщения и звонки. Работать плодотворно не выйдет, если отвлекаться на такие мелочи. Особенно когда стоит строгое ограничение по времени. Отвлекаться в таких условиях – непозволительная роскошь. Если вы работаете по «методу помидора», отложите все на пятиминутный перерыв.
5. Заканчивайте работать строго в пять вечера. Тогда вы еще охотнее будете укладываться в ограниченные сроки. Прежде я говорил, что обычно люди работают сверхурочно потому, что меньше успевают за день. Не оставляйте себе выбора. Заранее настройтесь: «В пять я заканчиваю».
6. Отслеживайте свои успехи. Как упоминалось выше, оценить скорость работы бывает сложно, когда вы только начинаете выставлять ограничения по времени. Однако с опытом станет проще.
К примеру, допустим, что вы еженедельно составляете некий отчет. В первую неделю вы, возможно, лишь примерно прикинете, сколько на этот отчет уйдет времени. Однако к пятой неделе вы, основываясь на опыте, уже будете весьма точно представлять, сколько времени необходимо выделять на эту задачу.
7. Уточняйте ограничения по времени. Если вы раз за разом выполняете одну и ту же задачу, ваша скорость увеличится. Все потому, что вы становитесь опытнее. Не применяйте к задачам, которые теперь даются проще, устаревшие ограничения. Выделяйте на них еще меньше времени, чтобы сохранить боевой настрой. В итоге ваша скорость будет расти и дальше.
День пятыйХватит корить себя за ошибки прошлого
Автор бестселлера «Как уцелеть среди акул»[2] Харви Маккей говорил о привычке корить себя за ошибки прошлого следующее:
«Переживать о прошлом бесполезно. Если принимаешься корить себя за то, как оступился в прошлом, или на каждом углу ждешь бедствия, остановись, выдохни и спроси себя: как мне прямо сейчас еще приблизиться к успеху?»
Мудрый совет. Когда коришь себя, руки опускаются. А еще опасаешься предпринимать что-то новое. Не спешишь делать ставки, поскольку все сильнее боишься неудачи.
Страх неудачи лишь мешает – и на большинстве должностей, и в отношениях с людьми, и в личных стремлениях. Из-за него мы боимся решать. Медленнее продвигаемся навстречу целям, которые поставили перед собой.
Таково влияние этой привычки. Мы отступаем перед лицом трудностей, из-за чего медленнее растем как личности и сотрудники.
Самобичевание значительно сказывается и на производительности.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Сожалеть естественно – как ошибаться. Сожалеть даже полезно – в условиях самопознания. Анализируя свои поступки, мы уточняем представление о себе и меняемся к лучшему, благодаря чему действуем грамотнее в будущем.
При этом размышлять над своими ошибками чрезмерно долго, доводя себя до отчаяния, вредно. Такая привычка мешает производительности.
Во-первых, корить себя за огрехи прошлого можно бесконечно. Так в глубине души укореняется ощущение вины, и все мысли вертятся вокруг него. Во-вторых, чем сильнее вы одержимы своими ошибками, тем сложнее себя простить. А когда не можешь себя простить, тяжело работать. Вы растрачиваете время на самобичевание, вместо того чтобы заниматься насущными задачами.
В-третьих, такое самоистязание в конце концов сказывается на здоровье. Это подтверждают и исследования. Чем больше отрицательных мыслей и переживаний накапливается, тем выше вероятность столкнуться с депрессией и ощущением беспомощности. А когда кажется, что ты не властен над собственной жизнью, плодотворно работать тяжело.
В-четвертых, когда вы корите себя за неудачи прошлого, то чаще упускаете выгодные возможности в настоящем. Вы слишком заняты тем, что злитесь на себя и боитесь ошибиться снова, и в итоге забываете о задачах, которые действительно важны сегодня. К примеру, человек, может бояться подходить к начальнику с вопросами, поскольку уверен, что уже лишился его доверия, а потому не заслуживает внимания.
Начинаем меняться сегодня же. Ниже описаны семь шагов, благодаря которым вы сумеете простить себя, освободиться от груза прошлого и успешно жить дальше.
Какие предпринять шаги
1. Воспринимайте ошибки как повод узнать что-то новое. Для этого необходимо иметь (либо развивать) желание развиваться. Человек, настроенный на рост, воспринимает неудачу как возможность в чем-то вырасти над собой. К такому мышлению необходимо привыкнуть. Однако, едва сделав это, вы заметите, как жизнь изменится к лучшему.
2. Постоянно внедряйте что-то новое в трудовую жизнь. Неудача – это обратная связь. Она показывает, что действует, а что нет. Когда бы ни ошибались, спрашивайте себя: как теперь усовершенствовать подход?
Допустим, у вас некогда застопорилось дело, поскольку вам не хватало знаний или опыта. Спросите себя: в следующий раз, прежде чем браться за дело, как следует изучить вопрос?
3. Учитесь принимать ответственность. Казалось бы, чуть выше предлагалось обратное. Разве признать свою ответственность не то же самое, что корить себя? Вообще-то не совсем. Нужно не ругать себя, а принимать, что ваши действия повлияли на произошедшее. То есть что в вашей власти влиять на исход. Тогда вы будете охотнее меняться и менять свой подход к труду к лучшему.
4. Предъявляйте к себе обоснованные требования. Люди нередко корят себя за ошибки прошлого, потому что требуют от себя слишком много. Стремитесь к совершенству? Или признаете все же, что время от времени ошибаться естественно?
5. Ставьте перед собой выполнимые цели. Соотносите их со своими возможностями и окружающей действительностью.
Допустим, вы выставили себе строжайшее ограничение по времени, когда составляли отчет для начальства. Спросите себя: успеете ли вы, наряду с отчетом, остальные важные дела? После уточните: привычный вам подход к труду поможет вам выполнить эту задачу в срок? Если нет, перестраивайтесь. Либо переставляйте крайний срок, либо подходите иначе к делу.
6. Не смотрите YouTube. Когда ощущаешь себя ничтожеством, легко обратиться к безостановочному просмотру любимых передач. Однако это лишь сильнее навредит делу.
Я прежде уже говорил, что самобичевание – путь к депрессии. А теперь добавьте к этому то, что просмотр телевизора, судя по исследованиям, тоже ведет к депрессии. Любимые передачи не поднимут вам настроения. Они лишь позволят на время забыть об истинной причине отчаяния.
7. Поговорите с коллегами, занимающими такое же или более высокое положение. Если злитесь на себя, обсудите свои переживания с теми, чьим советам доверяете.
Ни в коем случае не плачьтесь в жилетку. Вам необходимо непредвзятое мнение со стороны. Точка зрения собеседника наверняка окажется более обоснованной, чем ваша собственная.
День шестойПрекратите на все соглашаться
В своей книге The Distinguishing Mark of Leadership[3]