Регулярно встречаться нужно не только с начальником, но и с подчиненными, и с коллегами-смежниками. Для подчиненных это задает ритм работы и приучает к необходимости систематически формулировать свои задачи и осознавать степень их выполнения. А если общаться с коллегами в определенном ритме, вопросы они тоже привыкнут поднимать с заданной периодичностью.
Лимончелли предлагает еще несколько удобных для использования формул-аксиом. Например: «Ежедневные дела нужно делать в начале дня». Тогда оставшийся рабочий день можно будет посвятить основному проекту или внезапно возникающим задачам, не отвлекаясь на неизбежные мелочи.
Здесь я, как типичная «сова», не вполне соглашусь с автором книги: всегда предпочитал приезжать в офис за час до начала рабочего дня, чтобы в качестве разминки отработать все рутинные вопросы и, в соответствии с идеологией Брайана Трейси, начинать рабочий день с самой большой проблемы.
Лимончелли советует при возникновении серьезной проблемы в первую очередь связываться с руководством. Лучше лишний раз отвлечь начальство от законного отдыха, чем потом получить от него за разразившуюся катастрофу. Речь даже не о том, чтобы переложить ответственность: в большинстве случаев руководитель если не умнее, то опытнее вас и сможет предложить более правильное решение или подтвердить ваше, тем самым добавив вам уверенности в себе.
Основу метода Лимончелли составляет разработанная им система «Цикл», названная так, поскольку подразумевает ежедневное повторение, при котором итоги прошедшего дня становятся начальными параметрами дня следующего. Аналогичные циклические системы предлагают практически все специалисты по тайм-менеджменту, но каждый добавляет в рецепт что-то свое.
Люди и подразделения, которые с вами взаимодействуют, наиболее высоко ценят вашу способность доводить дело до конца. Невыполненные обещания разрушают репутацию. Чтобы этого избежать, следует фиксировать все поступающие обращения и контролировать их вплоть до успешного выполнения.
Для «Цикла» рекомендуется использовать три основных инструмента: список дел, увязанный с расписанием на сутки, календарь и перечень долгосрочных жизненных целей. Все эти инструменты желательно держать в одном месте, будь то электронный планшет или бумажный ежедневник, а лучше и то и другое, чтобы всегда можно было свериться со всеми тремя документами.
Не нужно доверять своей памяти, она может подвести в любой момент. Все нужно записывать, и записывать упорядоченно, иначе непременно потеряется что-то очень важное. Регистрация дел на отдельных листках чревата тем, что самый главный стикер отклеится, прицепится к другому листку или просто незаметно вывалится в мусорную корзину. Другая крайность – ведение бесконечного списка с вычеркиванием выполненного. Во-первых, достаточно скоро этот список разрастется до бесконечности и какие-то записи начнут прятаться от вашего взгляда. А во-вторых, пара дел из самого верха перечня наверняка будут долго оставаться невычеркнутыми, навевая тоску.
Хорошая система управления делами должна быть компактной, чтобы вы всегда могли носить ее с собой. Она должна быть надежной, избавляя память от излишней нагрузки. И она должна оперировать комфортными блоками информации: не кучка бумажек, но и не бесконечный список.
Инструменты системы «Цикл» отвечают всем этим требованиям:
1. Календарь – в нем вы, по мере возникновения, регистрируете встречи, совещания, дни рождения и прочие подобные события. Календарь помогает увидеть картину в целом. Туда нужно заносить и повторяющиеся мероприятия, которые нельзя пропускать. В дальнейшем перед работой с ежедневником всегда можно будет свериться с календарем и уточнить, не потеряли ли вы важную встречу, запланированную еще год назад. Кроме того, календарь поможет понять ритм вашей работы, ритм работы компании и оптимально совместить одно с другим.
2. Список дел и почасовое расписание работы – это страница ежедневника, на которую выписаны запланированные на день дела с расстановкой приоритетов, а также план их выполнения, привязанный ко времени. Благодаря этой странице вы всегда сможете проследить, соблюдается ли иерархия задач и успеваете ли вы выполнить то, что должны. Следующий лист ежедневника заполняется по результатам прошедшего дня, и вы всегда можете откорректировать планы, изменив баланс времени и уровень важности стоящих проблем. Помните, что при составлении почасового расписания нужно предусматривать в первую очередь максимально возможное выполнение наиболее приоритетных задач.
3. Перечень долгосрочных жизненных целей – это список глобальных задач, планов на будущее. Например, через пять лет защитить докторскую диссертацию, через десять стать руководителем подразделения, а через пятнадцать не заработать первый инфаркт.
Для каждой цели должен быть составлен контролируемый план действий, выполнение которого нужно периодически проверять. Кроме того, эти планы стоит сопоставлять со своими ежедневными расписаниями, уточняя, насколько вы каждый день приближаетесь к исполнению плана на пятилетку. Если этим не заниматься, с высокой долей вероятности амбициозные планы так и останутся красивыми мечтами.
Вооружившись системой «Цикл», день за днем повторяя одни и те же шаги, вы постоянно будете продвигаться к успеху, и достаточно скоро процесс достижения целей превратится в привычную процедуру. Книга Томаса Лимончелли – умный и весьма практичный советчик по повышению продуктивности управленцев в любой сфере бизнеса. Безусловно, ориентированность на системных администраторов порой дает о себе знать, но таких страниц всего несколько десятков, и их легко сразу заметить по наличию компьютерных кодов и безболезненно пролистать без ущерба для понимания текста в целом.
Сначала «Тайм-менеджмент» может не понравиться, но стоит вчитаться – и оторваться будет непросто. Предлагаемые идеи легко реализуемы, и не стоит отказывать себе в желании опробовать их на деле.
Ричард КохПринцип 80/20. Как работать меньше, а зарабатывать больше
Оригинальное название: The 80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less
Достоинства: Очень хорошая идея.
Недостатки: К сожалению, идея только одна.
Издатель на русском языке: «Эксмо»
Время прочтения: 3–4 часа
Уровень: Базовый
Оценка: 8/10
Существует целое семейство книг и другой полиграфической продукции, эксплуатирующей название «Принцип 80/20», и все эти продукты пользуются спросом. Книга Коха – самый популярный продукт этой группы, с момента публикации двадцать с лишним лет назад она была переведена на 35 языков, ее суммарный тираж давно превысил миллион экземпляров, она постоянно переиздается в России (я сбился на десятом издании).
И в этом нет ничего удивительного. Ричард Кох детально разбирает основанное исключительно на опыте, но удивительно простое и ясное правило, которое интуитивно понятно каждому, легко усваивается и может применяться на практике в самых разных обстоятельствах, причем не только в работе.
В 1897 году итальянский социолог и экономист Уильфредо Парето обнаружил, что в Италии XIX века двадцать процентов населения обладало восьмьюдесятью процентами собственности. К 1909 году, проанализировав данные по налоговым поступлениям в целом ряде европейских стран начиная с XV века, он пришел к выводу, что приблизительно такое же соотношение справедливо по отношению к любому человеческому сообществу в любое время и в любой стране. Это явление не имеет математического обоснования, и сам Парето назвал его социальным законом, коренящимся в самой человеческой природе.
К аналогичным выводам в 1949 году пришел филолог из Гарвардского университета Джордж К. Зипф. Его идея состояла в том, что тридцать процентов любого ресурса производят семьдесят процентов деятельности, связанной с этим ресурсом.
И наконец, в 1941 году концепцией Парето заинтересовался американский инженер Джозеф Мозес Джуран, который занимался вопросами контроля качества. В 1951 году в книге «Руководство по контролю за качеством» Джуран расширил идею итальянца, заявив, что практически вся социальная и экономическая деятельность человечества укладывается в соотношение двадцать/восемьдесят. В последующих изданиях книги он назвал это явление «Принцип Парето», и название прижилось.
Книга получила определенную известность, и в 1954 году Джуран был приглашен Союзом ученых и инженеров Японии для чтения лекций в Страну восходящего солнца, где бизнесмены очень быстро осознали значимость Принципа Парето.
На практике Принцип Парето означает, что, например, двадцать процентов клиентов принесут восемьдесят процентов прибыли, двадцать процентов инвестиций – восемьдесят процентов доходов, двадцать процентов усилий – восемьдесят процентов результатов, а двадцать процентов идей дадут восемьдесят процентов успеха. Некоторые вещи в разы важнее всех остальных.
В плане работы из десяти пунктов два из них принесут в пять-десять раз больше пользы, чем остальные. Главное – найти эти пункты и сконцентрироваться именно на них. Умение сосредоточиться на важном в ущерб несущественному определяет степень успеха.
Нужно понимать, что цифры «восемьдесят» и «двадцать» достаточно условны. Более того, поскольку это доли от разных значений, они не обязательно должны давать в сумме сто процентов. Принципиально то, что наибольшее значение имеет незначительное количество факторов. К примеру, может оказаться, что семнадцать процентов населения обладает девяносто тремя процентами денежных средств, это вполне соответствует Принципу.
В приложении к бизнесу Принцип означает, что восемьдесят процентов денежных посту