Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
- предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не предусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество, участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистрации;
- получает мандат и бюллетени на голосование;
- удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистрации.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведения Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров, имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистрации доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллетеней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюллетеней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитывающиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принадлежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведения об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверенность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционеров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен зарегистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить свои бюллетени для голосования.
Если акционер владеет привилегированными акциями Общества, дающими ему право на участие в Собрании, ему выдается только мандат. Бюллетени для голосования представляются ему только в случаях, когда он имеет право участвовать в голосовании.
Если акционер, приславший свои бюллетени в Общество в установленный срок, о чем в соответствующей графе Журнала регистрации акционеров стоит соответствующая отметка, явился на Собрание лично, он получает при регистрации только мандаты (если их выдача предусмотрена решением Советом директоров) и информационные материалы, удостоверяя своей подписью только факт присутствия на Собрании.
Если акционер выдал доверенность, но явился на Собрание лично, он должен зарегистрироваться в Журнале доверенных лиц в графе личной регистрации. При этом:
- если доверенное лицо является на регистрацию после него, оно автоматически утрачивает право представления этого акционера;
- если представитель уже зарегистрировался, акционер, в случае если он заранее явно не отменил выданную доверенность, не имеет право предъявлять Обществу требовании допустить его к Собранию и голосованию. Отношение между акционером и его представителем регулируются внутренним соглашением данных лиц. Однако при достижения согласия между этими двумя лицами Общество может по решению Счетной комиссии пойти им на встречу и перерегистрировать данных участников Собрания, при необходимости выписав новые бюллетени в обмен на выданные.
Если в обществе за акционерами закреплено право представлять доверенности при регистрации, доверенное лицо регистрируется в Журнале регистрации акционеров напротив фамилии каждого акционера, выдавшего доверенность. При этом доверенное лицо в день Собрания должно сначала зарегистрировать доверенность в Журнале регистрации доверенностей, о чем на ней ставится соответствующая отметка. Только после этого регистрационная группа имеет право допустить его до участия в Собрании и голосовании.
Доверенные лица, независимо от того, зарегистрировались ли они как акционеры, получают право участия в Собрании и бюллетени для голосования по выписанным на них доверенностям при регистрации в Журнале регистрации доверенных лиц.
При регистрации:
- доверенное лицо называет номер выданной на него доверенности и представляет требуемые документы;
- если доверенное лицо не является акционером Общества, ему выписывается мандат; если представитель является акционером, он участвует в Собрании по мандату, выданному при регистрации в Журнале акционеров;
- получает бюллетени для голосования;
- регистрируется, ставя свою подпись в соответствующей графе о регистрации представителя.
При выдаче бюллетеней доверенному лицу можно воспользоваться следующими рекомендациями:
1) Если бюллетени готовятся заранее, представителю выдаются именные бюллетени на каждого акционера, выдавшего ему доверенность. В бюллетене должно быть указано, что голосование по ним проходит по доверенности.
2) Если бланки бюллетеней заполняются при регистрации, на него выписывается один бюллетень с указанием суммарного количества голосов, которые он представляет, за исключением тех голосов, которые ему переданы по доверенности с указанием варианта голосования. По последним представителю выдаются отдельные бюллетени уполномочивших его акционеров, в которых указано количество голосов, принадлежащих данному акционеру.
При регистрации доверенного лица после того, как один из акционеров отменил выданную доверенность, он:
- либо получает именные бюллетени на всех акционеров, выдавших доверенности на него, за исключением бюллетеней явившегося на Собрание акционера;
- либо в его бюллетене указывается суммарное количество доверенных голосов за вычетом числа голосов лично явившегося акционера.
Лица, регистрирующие доверенное лицо, в случае необходимости могут внести соответствующее корректировку в графу бюллетеня, указывающую количество голосов доверенного лица, удостоверив это по меньшей мере двумя подписями, одна из которых принадлежит Председателю Счетной комиссии.
Копии всех документов, утверждаемых на Общем собрании акционеров (внутренних нормативных документов, отчетов, балансов и т.п.), должны находиться в доступном месте, где каждый участник Собрания мог бы с ними ознакомиться. Например, на каждом столе регистрации или у Секретаря Собрания.
Протокол регистрации
После истечения времени, выделенного на регистрацию, ответственное за регистрацию лицо собирает все Журналы регистрации вместе и передает Счетной комиссии, которая должна подвести ее окончательные итоги. Одновременно Счетной комиссии передаются все изготовленные Обществом, но неиспользованные бюллетени.
Журналы опечатываются. Их достоверность удостоверяется подписью Председателя Счетной комиссии и Секретарем Собрания (ответственным за регистрацию, если он одновременно не являлся Председателем Счетной комиссии).
По итогам регистрации участников Собрания Счетная комиссия составляет Протокол регистрации участников Собрания. К нему прикладываются:
- опечатанные журналы регистрации;
- протоколы итогов предварительной регистрации и другие протоколы, составленные регистрационной группой;
- протокол о выданных бюллетенях для голосования, в котором указывается какое количество каждого используемого на Собрании типа бюллетеней было подготовлено Обществом, выдано участникам Собрания и осталось не использованным. Не использованные бюллетени подлежат уничтожению.
[19] ВОПРОСЫ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ В ОЧНОЙ ФОРМЕ
Общее собрание проводится в заранее установленном месте, как правило, по месту нахождения Общества. Если нет возможности использовать здания, находящиеся в собственности Общества, администрация арендует подходящее здание из государственной или муниципальной собственности или у частных собственников.
Если Положение об Общем собрании акционеров предусмотрена процедура тайного голосования, помещение для Собрания должно иметь место для оборудованных кабин для тайного голосования, либо пригодные для тайного голосования комнаты. Вход в кабины для тайного голосования, выход из них, а также путь от них к урнам для бюллетеней и сами урны должны находиться в поле зрения наблюдателей и Счетной комиссии.
Процедура ведения Собрания включает:
- определение кворума (доклад о результатах регистрации);
- объявление об открытии Собрания;
- формирование рабочих органов Собрания;
- установление Регламента процедуры ведения Собрания;
- обсуждение вопросов, включенных в повестку дня;
- принятие решений по вопросам повестки дня (голосование);
- оглашение итогов голосования, если их представление не предусмотрено в другие сроки;
- закрытие Собрания.
[19.1] Кворум Собрания.
К началу заседания в Секретариате подводятся предварительные итоги регистрации.
По результатам подсчета зарегистрировавшихся участников Собрания оформляется Протокол предварительных результатов регистрации участников Собрания, отражающий информацию о количестве акций у зарегистрировавшихся участников Собрания и информацию о наличии кворума. Председатель Счетной комиссии доводит результаты регистрации до сведения Собрания, объявляя количество присутствующих.
При подсчете кворума действуют принятые правила округления, согласно которым при нечетном количестве размещенных голосующих акций Общества, для которого величина 50% является дробной, для вычисления кворума к целому числу дроби прибавляется единица.
Например, если в обществе количество размещенных голосующих акций 501 акция, кворум на Собрании будет обеспечиваться присутствием владельцев (501:2)+1252 акций.
Если кворум к началу Собрания существует, Собрание считается открытым. После окончания времени, отведенного на регистрацию, ее данные уточняются и доводятся до сведения Собрания. Если кворум не Собран, начало заседания откладывается на 30 минут.