Законодательство определяет административную и уголовную ответственность за недостоверное представление данных финансового учета. За ведение управленческого учета предусмотрена ответственность дисциплинарная (внутри организации).
Финансовая отчетность готовится регулярно, раз в квартал или месяц, а итоговая – раз в год. Частота определяется нормативными актами или профессиональными стандартами, всегда внешними по отношению к организации. Управленческая отчетность готовится по требованию, строгой периодичности нет. Отдельные учетно-управленческие документы требуют регулярности представления, но регламент и периодичность представления определяется самой организацией.
Финансовая отчетность основывается на уже свершившихся фактах хозяйственной жизни, поэтому данные, представленные в ней, максимально точны. Управленческие данные чаще всего касаются отдельных событий и поэтому носят приблизительный, оценочный характер. Для принятия управленческих решений в большинстве случаев особой точности и не надо: нужен достаточный уровень точности, а не абсолютный. Информация для управленческих решений иногда требуется немедленно, поэтому сбор точной информации бывает невозможен.
В финансовом учете собираются данные по организации в целом, и финансовая отчетность является единой для всей организации. В управленческом учете могут рассматриваться отдельные подразделения, рабочие места, процессы, проекты и др. Ведение только финансового учета и игнорирование управленческого при наличии на предприятии большого количества площадей различного функционального назначения не позволит руководству предприятия:
1) получать полную и достоверную информацию о текущем финансовом состоянии предприятия, что напрямую влияет на качество управленческих решений;
2) проводить сравнительный анализ эффективности использования фондов предприятия (нерентабельные, низкорентабельные, высокорентабельные).
Интеграция финансового и управленческого учета может проводиться по следующим направлениям.
1-й этап:
1) определение центров финансового учета (центров прибыли, центров затрат);
2) определение центров консолидации;
3) формализация процессов создания, реорганизации и ликвидации центров финансового учета.
Результатом данного направления должна стать разработка положения о финансовой структуре предприятия.
2-й этап:
1) определение статей учета хозяйственной деятельности предприятия, оказывающих существенное влияние на результат ее деятельности;
2) группировка статей по типу (доходная / расходная) и по виду деятельности (коммерческая, производственная и ремонтно-строительная);
3) группировка статей учета в рамках центров финансового учета;
4) правила разнесения затрат по центрам финансового учета.
Результатом этого этапа является разработка положения об управленческом учете.
Интеграция управленческого и бухгалтерского учета будет способствовать:
1) выявлению областей наибольшего риска и узких мест в деятельности предприятия;
2) формированию ценовой политики, в т. ч. пределов скидок при различных видах сбыта и платежа;
3) формированию ассортиментной политики и выявление убыточных видов продукции;
4) наблюдению и контролю уровня затрат и формирование экономической стратегии на будущее;
5) исчислениию себестоимости выпускаемой продукции для расчета и оценки финансовых результатов.
Интеграция обеих систем учета (бухгалтерской и управленческой) дает большое количество преимуществ. К ним можно отнести: полное соответствие данных систем управленческого и бухгалтерского учета, которое основано на использовании обеими системами единой информации; высокий уровень достоверности управленческой информации, достигаемый благодаря отсутствию необходимости в дополнительной ручной обработке бухгалтерских данных; отсутствие необходимости в содержании дополнительной службы для ведения управленческого учета.
Разработка и внедрение системы управленческого учета на предприятии предполагает создание системы учета в разрезе подразделений и объектов учета (видов продукции, работ, услуг), которая позволяет:
1) осуществлять оперативный контроль затрат предприятия;
2) проводить углубленный экономический анализ деятельности предприятия в целом, его отдельных подразделений и в разрезе объектов планирования и учета;
3) принимать оперативные и стратегические решения.
Чтобы избежать ошибок при интеграции системы финансового и управленческого учета, необходимо тщательно изучить организационную и управленческую структуру предприятия, систему учета и документооборота; разработать модели управленческого учета и системы документооборота; внедрить модули управленческого учета; внедрить или адаптировать используемую автоматизированную систему (бухгалтерскую программу) к разработанной модели; разработать должностные инструкции; обучить персонал предприятия.
Интеграция бухгалтерского и управленческого учета на предприятии приведет к:
1) экономии ресурсов (персонала, техники);
2) избежанию двойной системы учета хозяйственных операций для нужд бухгалтерского и управленческого учета;
3) упрощению и уменьшению документооборота на предприятии.
Финансовая консолидация – это средство решения задачи планирования и выявления свободных денежных ресурсов. Эффект от такой меры наступает немедленно и, как правило, приносит положительные результаты.
Смысл финансовой консолидации не ограничивается тем, что, составляя отчетность с одинаковой периодичностью во всей группе предприятий, можно с такой же периодичностью видеть ее общую финансовую картину. Когда объекты группы работают в едином регламенте бюджетирования, это позволяет руководству контролировать не все финансовые потоки, а только часть из них по стратегически важным статьям, выведенным на верхний уровень. В зависимости от того, какие именно статьи попадут в этот список, а какие останутся в ведении центров финансового учета, возникает разнообразие моделей финансовой консолидации. А это в свою очередь обусловливает разницу организационных моделей.
Перечень преимуществ интеграции управленческого и финансового учета очень большой. Так, если правильно построить управленческий учет, то в любой момент можно собрать общую картину деятельности предприятия.
Одной из основных ошибок руководителя является решение перейти на интегрированную систему учета «с завтрашнего дня». Первоначально необходимо интегрировать бухгалтерский и управленческий учет частично, чтобы, не нарушить процесс ведения бухгалтерского учета, но в то же время реализовать интересы менеджмента.
Бухгалтерский учет должен быть построен так, чтобы можно было сводить баланс так часто, как это необходимо для оперативного управления. Затем с помощью определенной техники можно привести в соответствие планы счетов и статьи финансового и управленческого учета. Эта возможно осуществить в два этапа:
1) введение аналитических признаков. В результате план счетов будет детализирован в той степени, которая необходима для управленческого учета;
2) при необходимости детализация счетов до уровня центров финансового учета. Трудности, а, следовательно, и ошибки интеграции управленческого и бухгалтерского учета, возникают при реализации второго этапа, так как правила ведения последнего не всегда позволяют делать проводки и отражать в балансе операции с денежными средствами на субсчетах или между центрами финансового учета.
Система управленческого учета и управленческой отчетности должна выполнять одну из самых важных задач – предоставлять информацию, необходимую для принятия решений, в пригодном для использования виде. При этом применяются специальные форм управленческой отчетности, которые отражают ту или иную сторону деятельности, позволяют получить необходимые результаты, оценивать качество информации и ее источники.
При интеграции обеих систем учета важно учесть влияние следующих факторов:
1) вид деятельности предприятия;
2) принятая предприятием организационная структура;
3) организационно-правовая форма;
4) объемы выпускаемой продукции;
5) особенности технологии, техники и организации производства;
6) трудоемкость учета;
Работникам, ответственным за составление отчетов, необходимо регулярно анализировать качество и источники информации по местам возникновения и центрам ответственности, а анализом сложившихся ситуаций должны заниматься руководители.
Если отдельные показатели формируют несколько подразделений, то информация должна быть однородной, что делает целесообразным организацию общих финансовых потоков.
Ошибочным является мнение, что управленческая отчетность может быть противопоставлена финансовой и налоговой, она лишь дополняет ее. Она предназначена для внутреннего использования и не может быть предоставлена на сторону. Ее конфиденциальность должна быть обеспечена самой системой организации управленческого учета.
Управленческая отчетность – это система форм информации, которая изменяется постоянно. Она должна быть тесно связана с условиями, спецификой, особенностями организации производства и потребностями управленческого звена. Вся структура управленческого учета реализуется в хорошо отлаженной, комплексной системе управленческой отчетности.
Интеграция систем финансового и управленческого учета обеспечивает возможность получения оперативной и качественной информации о текущих затратах и результатах, повышение эффективности принимаемых управленческих решений.
Цель деятельности предприятия – получить максимальную прибыль с наименьшими затратами. Поэтому возникает необходимость экономических моделей формирования издержек. Экономическая модель позволит создать теоретические основы бухгалтерской модели. Принципы действия экономической модели:
1) предприятие может реализовывать возрастающее количество продукции только путем уменьшения цены реализации единицы продукции, поэтому совокупный доход не возрастает пропорционально выпуску продукции;