20. Документирование хозяйственных операций
Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами . Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный бухгалтерский документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:
–наименование документа;
–дату составления документа;
–наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;
–содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа;
–измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
–наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
–личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, например, номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и др.
Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
21. Проверка первичных документов
Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.
На первом этапе осуществляется проверка документа по существу. Она устанавливает законность осуществляемых хозяйственных операций, целесообразность их проведения и взаимоувязку отдельных показателей документа.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем осуществляется:
– группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, одинакового экономического содержания документов. Цель группировки документов – подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
– арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
– таксировка , заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Она проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
– контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.
Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
22. Формы приложений финансовой отчетности
Приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках должны раскрывать следующие дополнительные данные:
•о наличии и движении в течение отчетного периода: нематериальных активов, основных средств, арендованных основных средств, финансовых вложений, дебиторской задолженности:
•об изменениях в капитале (уставном, резервном, добавочном и др.) организации;
о количестве акций, выпущенных акционерным обществом и полностью оплаченных; количестве акций, выпущенных, но не оплаченных или оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, ее дочерних и зависимых обществ;
•о составе и наличии резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов, движении средств каждого резерва в течение отчетного периода, отдельных видов кредиторской задолженности;
•об объемах продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам (отраслям) деятельности и географическим рынкам сбыта (деятельности);
•о составе затрат на производство (издержках обращения), внереализационных доходах и расходах;
•о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях;
•о событиях после отчетной даты и условных фактах хозяйственной деятельности; прекращенных операциях; аффилированных лицах; государственной помощи; прибыли, приходящейся на одну акцию.
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» отмечено, что пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.
В пояснительной записке должно сообщаться о фактах неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности организации с соответствующим обоснованием.
Пояснения, дополнения и приложения к отчетности являются важной ее составной частью в соответствии с требованиями МСФО. В зарубежной литературе пояснениям часто уделяется большее внимание, чем самим формам. Многие утверждают, что наш век – это век пояснений и дополнений отчетности.
23. Формы № 1 и № 2
Образцы отчетных форм, в частности формы № 1 , облегчены, поскольку сняты расшифровки статей, в том числе нематериальных активов, долгосрочных финансовых вложений.
Вместе с тем в состав внеоборотных активов введены новые статьи «Отложенные налоговые активы» и «Отложенные налоговые обязательства». Однако это лишь внешнее изменение, в соответствии с вновь принятым ПБУ изменился подход к формированию отдельных строк баланса.
Особо следует обратить внимание на справку о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах, что связано с дальнейшим разнообразием хозяйственных операций, осуществляемых организациями.
«Отчет о прибылях и убытках» (ф. № 2) . В этой форме сняты расшифровки выручки и себестоимости по видам деятельности, чтобы организация сама смогла отразить структуру деятельности в пояснениях и дополнениях к отчетности, кроме того, в соответствии с требованиями МСФО объединены внереализованные и операционные доходы и расходы в единый раздел «Прочие доходы и расходы», что снимает многие противоречия, которые возникали при группировке доходов и расходов, отличных от основной деятельности.
Принципиально изменился блок формирования налогооблагаемой прибыли, в котором отражаются отложенные налоговые активы, отложенные налоговые обязательства и определяется текущий налог на прибыль.
К форме № 2 также дана расшифровка отдельных составляющих прибылей и убытков, где раскрыты курсовые разницы по операциям в иностранной валюте, списание дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, отчисления и оценочные резервы, возмещение убытков, причиненных неисполнением или недостаточным исполнением обязательств, прибыли (убытки) прошлых лет.
24. Формы № 3 и № 4
Большое значение для анализа финансовых результатов имеет своевременное формирование резервов, созданных на случай чрезвычайных ситуаций, оценочных резервов, резервов предстоящих расходов. Эти данные раскрываются во II разделе формы № 3 «Резервы».
Самостоятельное значение для получения информации о финансовом состоянии и устойчивости организации имеют справки, в которых приведен расчет чистых активов и, что особенно важно, расходы по обычным видам деятельности и капитальные вложения во внеоборотные активы.
Расширение информации в форме № 3 имеет особое значение для принятия инвестиционных решений, в частности для финансово-кредитных организаций – при предоставлении кредитов; для партнеров – при предоставлении займов; для оценки предприятия и заключения сделок по слиянию, разделению, выделению и поглощению компаний, которые становятся все более распространенными на рынке недвижимости России.
Поскольку большое значение для эффективных хозяйственных связей субъекта хозяйствования имеет его платежеспособность, для экономического анализа финансового состояния важны постоянный контроль, оперативный и текущий анализ движения денежных средств. Эти данные находят отражение в «Отчете о движении денежных средств» (форма № 4) .
Эта форма также претерпела существенные изменения и стала существенно более информативной:
–в ней отражены данные за два года, что позволяет выявить изменения денежных средств в динамике;
–в форме выделены три потока денежных средств – от обычной, инвестиционной и финансовой деятельности с расшифровкой направлений потока;