я отметил, что одной из сильных сторон системы GTD Дэвида Аллена является использование нескольких списков сразу. Как мы помним, в ней предлагается вести списки «следующих действий» и «может быть/когда-нибудь».
Мы можем улучшить эту практику и получить еще больше пользы.
Для начала составьте список текущих задач, чтобы решить, как распределить свое время и внимание на каждый день. В этот список внесите дела, которые нужно выполнить до конца дня.
Затем используйте список будущих задач, чтобы отслеживать пункты, которые потребуют вашего внимания в определенный момент. Вы не будете использовать этот список в течение рабочего дня. Вместо этого вы будете обращаться к нему в конце дня, чтобы составить список дел на следующий.
Этот простой шаг, отделяющий текущие задачи от будущих, очень важен. Он может стать решающим фактором для своевременного выполнения важной работы. Многие люди работают с одним массивным списком дел, который растет с каждым днем по мере добавления в него новых пунктов. Им никогда не удается справиться со всеми задачами, поэтому они постоянно чувствуют, что просто топчутся на месте.
Разделение текущих и будущих задач избавляет от этого чувства. Огромный список, содержащий все будущие задачи, откладывается в сторону. Во время рабочего дня вы не обращаете на него внимания. На первый план выходит список текущих задач. Его ограниченный объем – помните, в нем только те пункты, которые должны быть выполнены в этот день, – снижает стресс и избавляет от чувства перегруженности.
Так мы немного отделяемся от списка «следующие действия» в системе GTD, который не помогает вам фокусироваться на текущем дне. По словам самого Дэвида Аллена, создателя GTD, список «следующие действия» предназначен для «записывания следующей физически реальной, заметной деятельности, которой необходимо заняться с целью движения текущей реальности к исполнению». Очевидно, такой список может растянуться на несколько страниц.
Описанное различие в корне меняет дело. Вы обнаружите, что выполнение списка дел на каждый день будет мотивировать и вдохновлять вас. Есть что-то воодушевляющее в вычеркивании каждого пункта. Вы будете чувствовать, что день прошел успешно. Только представьте, что будете испытывать это день за днем!
Единственная причина, которая мотивирует нас что-то делать, – движение к определенной цели. Например, мало кто изучает математику на досуге. Большинство людей пытается разобраться в самой точной из наук для того, чтобы сделать домашнее задание, подготовиться к тестированию или расширить свои навыки.
Никто не чистит слив на крыше ради потехи. Люди делают это, чтобы крыша не загнила.
Мы выполняем действия, чтобы получить определенный результат. Иначе зачем тратить время и усилия?
Можно заниматься более приятными вещами: к примеру залипать в любимый сериал на Netflix.
Подумайте об этом в контексте ваших списков дел. Как часто вы бросали дела – если вообще начинали их – из-за того, что они казались не такими уж и важными? Велика вероятность, что эти задачи не были привязаны к четким целям, которых вы хотели добиться.
Вам будет гораздо проще закрывать свой список дел полностью, если вы будете спрашивать «зачем я это делаю?» рядом с каждым пунктом. Поймите, почему задача присутствует в вашем списке. Выясните, для чего ее нужно выполнить. Напишите причину рядом с заданием.
Давайте представим, что в списке есть пункт «позвонить родителям». У вас наверняка есть причина набрать им – хотя бы просто спросить, как дела. Или, может быть, вы хотите пригласить их в гости.
Суть: даже звонок родителям имеет определенную цель. Запишите ее – или желаемый результат – рядом с задачей. Вы охотнее выполните ее, зная, зачем вы это делаете.
Держать причины выполнения задач в голове недостаточно. Их нужно записывать. Так мысль становится материальной. Физически зафиксированная причина что-то сделать более реальна, чем нечто, витающее у вас в голове.
Вы обнаружите, что выполнять задачи хочется гораздо больше, когда вы ждете конкретного результата. Активные действия символизируют движение к целям. Это одна из самых ярких черт эффективного списка дел.
Вы наверняка слышали шутку: «Как съесть слона? По кусочкам».
Шутка шуткой, но в ней кроется важный принцип управления задачами. Единственный способ выполнить большой проект – разделить его на части. Общая задача движется вперед за счет работы над индивидуальными шагами, необходимыми для ее выполнения.
Вы и так это знаете. Но применяете ли к своим повседневным спискам дел?
Трудно понять, с чего начинать, когда перед нами крупный проект. Именно поэтому мы отвлекаемся. Мы хватаемся за любой повод оттянуть начало занятия, в котором нам не хватает ни чувства направленности, ни разгона.
По этой причине многие пункты так никогда и не воплощаются в реальность. Технически их можно назвать проектами. Они слишком масштабны и, кажется, способны накрыть с головой – поэтому мы прокрастинируем. И в итоге переносим эти дела на следующий день, где они продолжают нас раздражать.
Если мы не уделим время тому, чтобы разбить крупные задачи на более мелкие, выполнимые подзадачи, наша мотивация так и будет ломаться под весом обстоятельств день ото дня.
Позвольте привести пример.
Предположим, в вашем основном списке есть пункт «сделать уборку». Это проект, выполнение которого может занять несколько часов. В таком виде этот пункт удручает – не знаешь, с чего начать.
Давайте разобьем эту крупную задачу на пункты поменьше. Такие, чтобы на каждом можно было спокойно сконцентрироваться. Вот обновленный список:
• помыть посуду;
• протереть столешницы на кухне;
• помыть пол на кухне;
• помыть ванную на первом этаже;
• помыть ванную на втором этаже;
• пропылесосить;
• протереть пыль.
Обратите внимание: каждая задача содержит четкое действие. И, что важно, все пункты списка независимы друг от друга, так что вы можете расправляться с ними так, как вам захочется.
Это дает вам гибкость в распределении времени. Вместо того чтобы выделять четыре часа на «уборку дома», вы можете заложить 10 минут на мытье посуды, 15 минут – на влажную уборку кухни и 30 минут на то, чтобы навести порядок в ванной.
Проекты, разбитые на подзадачи, кажутся более выполнимыми. И вы можете сосредоточиться на делах, исходя из их приоритетности и ценности. Например, мытье посуды может быть высокоприоритетной задачей, требующей вашего немедленного внимания, иначе вам просто не в чем будет подать ужин. А вот уборку в ванной можно без проблем отложить на завтра.
Убедитесь, что в ваших списках только выполнимые задачи, а не проекты. Если пункт требует более одного действия – это проект, который можно и нужно разбить на части. Так вы сможете лучше сосредоточиться и быстрее выполнить важную работу.
Вы уже знаете, как важны дедлайны. Они помогают нам сосредоточиться на важных задачах и упорядочить наши календари. Они побуждают нас к действию. Исследования показывают, что они повышают нашу работоспособность. Наличие крайних сроков повышает нашу эффективность и продуктивность, подталкивая к выполнению важных дел.
Поэтому каждая задача в вашем основном списке дел должна быть привязана к определенному сроку. Необязательно назначать жесткие временные рамки – сроки могут меняться по мере изменения приоритетности и срочности задач.
То же касается и точной даты. В вашем списке могут быть пункты, которыми рано или поздно нужно будет заняться, но пока их можно отложить. Если задача не требует вашего внимания в ближайшие несколько месяцев, можно сделать пометку «к середине августа» вместо «14 августа».
Установка крайнего срока для каждого пункта основного списка облегчает понимание того, какие задачи следует перенести в ежедневный список.
Вы сразу поймете, какие пункты требуют вашего внимания завтра, а какие – через пару месяцев.
Тем не менее недостаточно просто назначать крайний срок для каждого пункта. Важно, как именно вы это делаете. От этого зависит ваше моральное состояние, мотивация и способность сосредоточиться. То, как вы устанавливаете сроки, определяет их эффективность.
Вот пара советов.
Во-первых, убедитесь, что ставите реалистичные сроки. Не нужно назначать невыполнимую дату просто ради того, чтобы она была. Это приведет к стрессу, раздражению и унынию.
Во-вторых, проверьте, что у каждого дедлайна есть веская причина. Допустим, сейчас лето и вашему ребенку нужно пройти осмотр у стоматолога. Значит, вам следует запланировать визит к врачу до 31 августа – до начала учебного года. Теперь у вас есть стимул действовать. Причины делают дедлайны реальными.
Когда вы ставите крайние сроки просто так – я имею в виду случайный выбор даты, – призыва к действию гораздо меньше. Чувство срочности искусственно.
В-третьих, давайте себе меньше времени, чем нужно по вашим расчетам. Я упоминал закон Паркинсона в разделе «Почему Вы Не Завершаете Списки Дел». Он гласит «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Как правило, мы даем себе слишком много времени на выполнение дел. Ограничивая этот промежуток, вы увидите, как повышается ваша концентрация, а с ней приходят эффективность и продуктивность.
Не нужно бояться дедлайнов. Наоборот, вам стоит внедрять их в каждый пункт основного списка дел. Дедлайны помогут вам избежать отвлекающих факторов и дадут мотивацию, вдохновение и энергию, необходимые для прогресса в работе.
Мы уже знаем, что одной из самых распространенных проблем списков дел является их непомерная длина. Списки, которые начинаются с нескольких пунктов, неизбежно разрастаются до десятков одновременных задач. Неудивительно, что у многих не получается завершать свои списки дел. Это же практически невозможно!