6.2.1. Знакомство с Spreadsheet
Программа OpenOffice Spreadsheet является аналогом популярной программы работы с электронными таблицами MS Excel (рис. 6.12). Запустить Spreadsheet можно с помощью команды меню Приложения→Офис→Электронная таблица.
Интерфейс программы Spreadsheet очень напоминает интерфейс Excel, что помогает бывшим пользователям Excel быстро адаптироваться. Возможности Spreadsheet практически такие же, как и у Excel, во всяком случае потребности большинства пользователей будут удовлетворены. Программа Spreadsheet умеет работать со списками, формулами, с ее помощью вы легко сможете построить диаграмму.
Рис. 6.12. Основное окно программы ОО Spreadsheet
Как и в случае с программой Writer, Spreadsheet не поддерживает макросы VBA, но поскольку макросы нужны далеко не всем пользователям, это не является слишком большим недостатком. Скорое всего, вы этого и не заметили бы, если бы я об этом не сказал.
Многие Linux-программы для работы с электронными таблицами не Поддерживают формат Excel. Поддерживается только внутренний формат, а из внешних - только формат Lotus 1-2-3 (и то не всегда) и CSV. CSV - это текстовый формат электронной таблицы. Он подходит только для сохранения данных, оформление ячеек, а также мультимедиа-объекты, внедренные в ячейки (диаграммы, рисунки, звуки) сохранить в этом формате нельзя. Некоторые программы поддерживают формат Excel с ограничениями, например, умеют открывать файлы в формате Excel, но сохраняют их в собственном формате.
Spreadsheet поддерживает формат Excel полностью. Это означает, что вы можете открыть Excel-файл и сохранить его в любом формате - или во внутреннем формате Spreadsheet, или в формате Еxсеl. Вы также можете создать новую таблицу и сохранить ее сразу в формате Excel. Проблем с поддержкой обычных файлов Excel, не содержащих макросов, у вас быть не должно.
В данной главе, как и в случае с ОО Writer, мы не будем подробно рассматривать работу со Spreadsheet, полагая, что вы уже умеете работать с Excel, Но все-таки мы рассмотрим основные моменты работы с электронными таблицами - создание формул, построение диаграмм и работу со списками.
6.2.2. Использование формул
Электронную таблицу можно воспринимать как большой и удобный калькулятор. В одни ячейки вы будете вводить значения, я в другие - формулы, при этом вы увидите все значения и готовые результаты расчетов. Удобно? Конечно, ведь на обычном калькуляторе виден только результат. Понятно, что формулы - это далеко не единственная полезная функция электронной таблицы, но, безусловно, одна из самых главных. Ведь первоначально электронные таблицы (имеются в виду не современные программы, а самые первые программы обработки электронных таблиц) создавались для финансистов и бухгалтеров, а им в первую очередь важны именно формулы - для проведения различных расчетов.
Формула всегда начинается со знака равенства. Вот примеры простых формул:
=2
=2+2
=2+2*2
=60-11
Не поленитесь и введите данные формулы в электронную таблицу. Вместо формул вы увидите результат их вычисления (рис. 6.13). Саму формулу можно увидеть только в строке формул.
В формулах рекомендуется использовать скобки для группирования операций. Рассмотрим формулу =2+2*2, Результат будет 6, потому что сначала выполняется умножение, а потом сложение (это закон математики, а не прихоть разработчиков). Чтобы получить 8, а не 6, вы должны использовать скобки: =(2+2)*2.
В формулах можно использовать имена ячеек. Вот, например. формула, которая умножает значение ячейки А4 на 2: =А4*2. Узнать или ячейки очень просто: в морской бой играли все. А если вы не знаете, о чем я, тогда взгляните на поле имени ячейки (см. рис. 6.13).
Рис. 6.13. Простейшие формулы
Одна из наиболее часто используемых функций - это сумма. Чтобы ею воспользоваться, установите курсор на последнюю ячейку столбца, содержащего числовые значения, и щелкните на кнопке Сумма (рис. 6.14). Затем нажмите ‹Enter›, и вы увидите сумму всех ячеек столбца.
Pиc. 6.14. Используется функция Сумма: для ее применения нажмите ‹Enter›
Рядом с кнопкой Сумма есть кнопка вызова мастера функций. Мастер функций позволяет выбрать одну из множества стандартных функций программы Spreadsheet (рис. 6.15). Функции в окне мастера распределены по категориям, поэтому вы без проблем выберете нужную ваш функцию из числа доступных.
Рис. 6.15. Окно мастера функции
6.2.3. Построение диаграмм
Диаграмма может оживить любой отчет: информация в графической форме (в виде графика или диаграммы) воспринимается намного лучше, чем в табличной форме.
Сегодня создание диаграмм - это обязательная функция любой программы обработки электронных таблиц. Ведь не секрет, что некоторые пользователи используют электронную таблицу только для построения диаграмм. Следовательно, если программа не умеет строить диаграммы, она мало кому нужна. Отсюда понятно, почему программа Spreadsheet умеет работать с диаграммами, причем ее мастер построения диаграмм очень напоминает аналогичного мастера из Ехсеl.
Чтобы разобраться с соответствующими инструментами Spreadsheet, давайте построим диаграмму с ее помощью,
• Выделите столбец или строку (или несколько столбцов и несколько строк), содержащие числовые значения. Щелкните на кнопке Вставить диаграмму панели инструментов.
• Указатель мыши изменит свою форму: вылепите место в таблице, куда вы хотите вставить диаграмму.
• Откроется окно Автоформат диаграмм (рис 6.16). На первом этапе построения необходимо уточнить диапазон обрабатываемых значений. Обычно он автоматически правильно устанавливается программой - ведь перед вызовом мастера диаграмм вы выделили нужные ячейки, но иногда могут потребоваться уточнения. Можно также указать, следует ли содержимое ячеек первой строки (или первого столбца) использовать в качестве подписей рядов данных. Для продолжения работы щелкните на кнопке Далее.
Рис. 6.16. Уточнение диапазона значений
• Теперь необходимо выбрать тип диаграммы. Как правило, следует выбирать тот тип, который лучше всего отображает характер ваших данных. Например, для отображения динамики процесса (например, изменения стоимости акций) лучше использовать график, а для представления сведении о распределении долей рынка больше подходит круговая диаграмма. В наиболее общем случае можно воспользоваться универсальным типом - гистограммой (рис. 6.17).
Рис. 6.17. Выбор типа диаграммы
• Далее мастер предложит выбрать один из доступных вариантов представления диаграммы выбранного типа. Укажите тот, который вам больше всего подходит (рис. 6.18).
Рис. 6.18. Вы6ор варианта диаграммы заданного типа
• Следующий этап - ввод заголовка диаграммы и установка некоторых её параметров (рис. 6.19).
Рис. 6.19. Задание дополнительных параметров диаграммы
• В завершение построения щелкните на кнопке Готово: диаграмма будет помещена в заранее отведенное для нее место на рабочем листе (рис. 6.20).
Рис. 6.20. Готовая диаграмма помещена на рабочий лист
Созданную диаграмму можно модифицировать любым желаемым образом. Например, можно выделять отдельные элементы диаграммы и изменять их цвет. Так, на рис. 6.21 я выделил точку данных (так называется элемент диаграммы), а затем щелкнул на нем правой кнопкой мыши. Далее я выбрал в открывшемся контекстном меню команду Свойства объекта.
Рис. 6.21. Выделение точки данных
Для изменения цвета выбранной точки данных перейдите в раскрывшемся окне на вкладку Область и поделите желаемый образец цвета (рис. 6.22). Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 6.22. Изменение цвета точки данных
6.2.4. Работа со списками
Довольно часто пользователям приходится работать со списками. Вот, например, список оборудования, подлежащего списанию (табл. 6.2).
Таблица 6.2. Список списываемого оборудования
| Инвентарный номер | Наименование |
|---|---|
| ИК7-0 | Монитор LG |
| ИК7-1 | Системный блок |
| ИК7-2 | Клавиатура |
| ИК7-3 | Мышь |
| ИК19 | Концентратор Intel |
Посмотрите, как будет выглядеть этот список в окне программы Spreadsheet сразу после его ввода (рис. 6.23). Согласитесь, что его вид мало привлекателен, да и работать с таким списком неудобно.
Рис. 6.23. Исходный вид списка оборудования в окне Spreadsheet
Первым делом щелкните на границе, разделяющей столбцы В и С - ширина столбца В автоматически увеличится так, чтобы поместился самый длинный текст, введенный в его ячейки (рис. 6.24). Теперь список выглядит уже лучше: что значит даже такая маленькая деталь!
Рис. 6.24. Автоматическое увеличение ширины столбца В
Рано или поздно этот список разрастется, и заголовок уже не будет виден. Но не хотелось бы, что6ы при дальнейшей работе заголовок исчез из виду. Чтобы решить поставленную задачу, нужно зафиксировать заголовок списка. Для этого поместите курсор в ячейку А2 (но не А1!) и выберите команду меню Окно→Фиксировать. Под левой строкой появится черная линия - это означает, что первая строка теперь используется как заголовок списка. Желательно также выделить заголовок полужирным начертанием или установить для него цвет фона ячеек, отличный от белого - так он будет сильнее выделяться в списке (рис. 6.25).
Вот теперь с нашим списком можно работать. Над списками в основном осуществляется две операции: сортировка и фильтрация. Для сортировки списка нужно выбрать команду меню Данные→Сортировка. Обратите внимание: программа сама выделит список и определит его заголовок (рис. 6.26). Вам нужно будет только выбрать поле, по которому требуется выполнить сортировку, и задать тип сортировки: по убыванию или по возрастанию.
Puc. 6.25. Заголовок зафиксирован. Визуально выделяем полужирным шрифтом
Рис. 6.26. Сортировка списка
Теперь рассмотрим фильтрацию. При использовании фильтра в рабочем листе отображаются только те записи списка, которые соответствуют заданному пользователем условию. Для демонстрации работы фильтра добавьте к списку еще один столбец с названием Цена (табл. 6.3).
Таблица 6.3. Расширенный список списываемого оборудования
| Инвентарный номер | Наименование | Цена |
|---|---|---|
| ИК7-0 | Монитор LG | 100 |
| ИК7-1 | Системный блок | 120 |
| ИК7-2 | Клавиатура | 2 |
| ИК7-3 | Мышь | 2 |
| ИК19 | Концентратор Intel | 10 |
Из сказанного выше следует, что если установить фильтр по полю Цена с условием Цена ›= 100, то в рабочем листе будут показаны только две записи - для монитора LG и системного блока. Проверим это. Выберите команду меню Данные→Фильтр→Стандартный фильтр - раскроется окно задания условия фильтра. В списке Имя Поля выберите поле Цена и установите условие фильтра в списках Условие и Значение (рис. 6.27). Щелкните на кнопке ОК. Как видите, наши предположения оправдались.
Иногда довольно удобно использовать автоматический фильтр - в этом случае функции фильтра будут встроены в заголовок списка (рис. 6.28), и вам не придется каждый раз открывать окно настройки фильтра. Автоматический фильтр особенно удобен, когда вы часто пользуетесь фильтрами. Для установки такого фильтра выберите команду меню Данные→Фильтр→Автоматический фильтр.
Рис. 6.27. Установка условия фильтра
Рис. 6.28. Списку на рабочем листе назначен автоматический фильтр
6.2.5. Сохранение документов в формате Excel
Если вы часто работаете с электронными таблицами в формате Excel, тогда установите формат Excel в качестве формата по умолчанию. Для этого выберите команду меню Сервис→Параметры, в раскрывшемся окне перейдите в раздел Загрузка/Сохранение→Общие, выберите в списке Тип документа значение Электронная таблица, а в списке Всегда сохранять как - значение MS Excel 97/2000/ХР (рис. 6.29).
Pиc. 6.29. Выбор формата электронных. таблиц по умолчанию