2. Организуйте кабинет так, чтобы оптимизировать перемещения по нему. Например, между столом и дверью не должно быть препятствий.
3. Отведите для всех входящих бумаг один лоток – не более.
4. В помещении должно быть достаточно света. Хорошее освещение чрезвычайно важно для концентрации, будь то потолочный светильник или настольная лампа.
5. Организуйте ящики стола таким образом, чтобы всегда точно знать, где лежат скрепки, резинки, маркеры и прочие канцелярские принадлежности.
6. Уберите со стола книги и журналы. Выбросьте, раздайте или просто поставьте на полку.
7. Используйте подставку (вы можете взять самую обыкновенную кружку) для ручек, карандашей, ножниц и других мелочей, которые могут понадобиться вам в течение дня.
8. Купите мусорную корзину побольше. Чем она больше, тем реже вам придется отрываться от рабочего процесса, чтобы ее опустошить. Не бойтесь пожертвовать эстетической составляющей ради удобства.
9. Уберите из рабочего пространства то, что используете во время досуга. Пусть это будет место исключительно для работы. Телефон, планшет, ридер и прочие гаджеты должны находиться в другом месте. Пусть у вас будет отдельная рабочая зона и отдельная – для развлечений.
10. Если вы храните документы в специальном шкафу, задумайтесь о том, чтобы перенести все в облачный сервис – Evernote, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive или Box. Главное – наконец-то избавиться от лишней мебели и освободить пространство, которое она занимает.
Чем лучше организовано мое рабочее место, тем легче мне сосредоточиться. Вот почему я настоятельно рекомендую вам организовать его так, чтобы дышать свободнее и в прямом, и в переносном смысле. Вы почувствуете, насколько легче станет управлять вниманием и игнорировать отвлекающие факторы.
Беспорядок
Представьте, что сидите за своим столом, собираясь приступить к работе. Вы тщательно продумали план действий и полны мотивации. Сегодня вы обязательно достигните максимума продуктивности.
Но вдруг вы замечаете беспорядок на рабочем столе: всякие ручки, документы, степлер, линейки, бесчисленные скрепки и резинки; папки, которые уже давно пора убрать или выбросить, громоздятся бесформенной кучей (а то и несколькими кучками). Книги и журналы, которые уже несколько недель никто не открывал, только усугубляют беспорядок. Где-то под ними погребена ваша клавиатура – хотя это неточно.
Мотивация медленно угасает: в такой обстановке нелегко сосредоточиться. В голове беспрестанно звучит голос, который говорит, что беспорядок на рабочем месте недопустим.
Вы не одиноки.
Миллионы людей пытаются работать за захламленным столом. К сожалению, по данным исследований, это серьезно ухудшает их концентрацию.
В главе «10 главных факторов, мешающих нам сохранять концентрацию» я писал об исследовании, вышедшем в 2011 году в «Журнале нейробиологии». Для удобства приведу их вывод еще раз:
«Несколько стимулов, одновременно присутствующих в поле зрения, конкурируют за нейронное представление, взаимно подавляя вызванную активность в зрительной коре и обеспечивая нейронный коррелят для ограниченной способности зрительной системы к обработке информации».
Беспорядок перетягивает на себя ваше внимание, отвлекая от дела, даже если вы сами этого не осознаете. Хуже того, он мешает мозгу обрабатывать информацию. Страдает и память, и восприятие, снижается скорость усвоения нового материала.
Представьте себе, как все это воздействует на вашу концентрацию и, в конечном итоге, на качество работы и производительность. А значит, нужно предпринять ряд шагов, чтобы избавиться от хаоса на рабочем месте. Вот для начала несколько идей:
1. Составьте список всего, что вам нужно, для выполнения работы в отведенное время. Пусть эти вещи будут у вас под рукой.
2. Уберите со стола все остальное – сложите в коробку и отнесите в другое место. Так вам будет гораздо легче сосредоточиться. Закончив работу, разложите предметы из коробки по местам или выбросьте их.
3. Распределите содержимое ящиков рабочего стола. То, что вам нужно каждый день – скрепки, резинки, и т. п. – положите в верхний ящик. Линейки, ножницы и цветные маркеры – в средний. Старые счета, с которыми сверяетесь лишь изредка – в нижний.
4. Уберите со стола провода, чтобы их не было видно. Можно задействовать для этого разные приспособления, например зажимы или комплекты для прокладки кабелей.
5. Уберите системный блок и принтер со стола.
Эти советы – лишь малая часть того, что можно сделать. Суть в том, чтобы по возможности избавиться от хаоса в рабочем пространстве. Вы сразу расслабитесь и почувствуете прилив творческой энергии, а мозг сможет лучше концентрироваться на работе, вместо того чтобы постоянно отвлекаться на беспорядок.
Часы
Во время работы у вас должен быть какой-то способ следить за временем. Есть четыре варианта на выбор:
1. Носить наручные часы.
2. Поставить на подставку телефон с установленными на дисплее часами.
3. Повесить часы на стену.
4. Использовать встроенные часы компьютера или ноутбука.
Здесь важно не столько конкретное устройство, сколько его присутствие в вашем рабочем пространстве.
Хочу отметить как бы в скобках, что я не рекомендую пользоваться телефоном, поскольку он одновременно является отвлекающим фактором – на него приходят смс, звонки и разные уведомления. Не советую пользоваться и часами, встроенными в компьютер: о них легко забыть. Но если выбора нет, лучше иметь хоть какой-то прибор, чем совсем никакого.
По наручным или настенным часам удобнее следить за временем, которое тратится на выполнение той или иной задачи. Если вы устанавливаете четкие сроки (что я настоятельно рекомендую), то в этом случае ощутите и необходимость в них уложиться.
Осознание времени поможет вам лучше концентрироваться.
Когда часы на виду, вы всегда знаете, сколько еще времени у вас в запасе.
А если вы пользуетесь списком дел, то заодно будете понимать и что нужно сделать в тот или иной промежуток. Чем меньше будет оставаться времени, тем сильнее вы будете осознавать необходимость закончить дело вовремя, игнорируя отвлекающие факторы.
Многие предпочитают работать не глядя на часы: так им легче войти в состояние потока. Да, кому-то так удобнее, но лично я заметил, что большинство людей склонны откладывать дела, когда не знают, сколько времени имеется у них в распоряжении. И это тоже нормальное человеческое качество.
Я наблюдал это в колледже и у студентов, и у преподавателей. Причем первые, вместо того чтобы заниматься, прогуливали занятия, а потом впадали в панику, осознав, сколько времени прошло; вторые же давали материал неравномерно, а в конце спешно подводили итоги, поняв, что отведенное для занятия время почти истекло.
Подобное поведение я встречал и у работников компаний, уверенных, что у них в запасе еще уйма времени. Они тратили его бездумно на болтовню, чтение соцсетей, игры в телефоне и всякую всячину, кроме работы, лежащей в их зоне ответственности. Без настенных или наручных часов, которые напоминали бы им о времени, они были уверены в том, что времени в запасе гораздо больше, чем на самом деле.
Никогда не задумывались о том, почему в продуктовых магазинах, торговых центрах и прочих подобных местах нет часов? Вспомните, когда вы в последний раз видели часы в казино? Их управляющие знают, что, видя время, вы будете стараться поскорее уйти оттуда. Зато если часы со стен снять – главным образом для того, чтобы клиенты не могли отслеживать время, – проблема решена.
А теперь подумайте об этом в контексте своего рабочего пространства. Нужно как-то отслеживать течение времени. Советую повесить часы на стену перед письменным столом. В идеале они должны быть прямо у вас перед глазами. Вы скоро обнаружите, что это помогает направить внимание и сконцентрироваться на работе.
Маркерная доска
Маркерная доска выполняет две важные функции. Во-первых, на ней можно составить список задач, которые необходимо выполнить и отмечать пункты галочками по мере выполнения. Во-вторых, на ней удобно записывать пришедшие в голову мысли и идеи. Больше не нужно держать их в голове в надежде, что потом вспомните – так они уж точно не пропадут.
Когда мысли в голове путаются и скачут, это крайне негативно сказывается на нашей производительности. Каждая такая мысль – открытый цикл, мешающий достигнуть внутренней ясности, и каждая преследует нас до тех пор, пока мы не решим соответствующую задачу, или куда-нибудь ее не запишем.
Если перенести мысли из головы на доску, сосредоточиться становится гораздо легче, ведь они больше не висят над вами, как оборванные нити, отвлекая на себя внимание.
Только честно предупреждаю: маркерные доски нравятся не всем. Кому-то они кажутся неудобными – ведь нужно еще найти для них место. Кто-то предпочитает записывать мысли в блокнот или пользоваться облачными сервисами типа EverNote или OneNote.
Но я советую вам попробовать такую доску. Стоят они относительно недорого, и если все-таки решитесь испытать этот способ, рекомендую приобрести заодно и разноцветные маркеры. Разные цвета можно приспособить под разные цели – например:
• красный – для того, что предстоит сделать;
• синий – для встреч и собраний;
• зеленый – для разных мыслей;
• черный – для мозгового штурма.
Попользуйтесь доской хотя бы пару недель – за это время вы успеете понять, подходит ли это вам. Если вдруг не понравится или не поможет повысить внимательность и концентрацию, доску можно будет выбросить или кому-нибудь подарить. Зато так вы хотя бы будете знать наверняка.
Миллионы людей уже сделали маркерные доски неотъемлемой частью своего рабочего пространства – с их помощью они составляют списки задач, планируют встречи и собрания и просто записывают разные мысли. Попробуйте – а вдруг такая доска станет отличным дополнением вашего кабинета и рабочего процесса?