Отметим, что вопрос о сознательности определения временного интервала может содержать в себе два показателя, отвечающих за два разных действия при планировании. Первое – когда вы определяете предположительную длительность работы, что очень полезно для выработки навыка точного бюджетирования времени. Второе действие – когда вы при планировании назначаете время выполнения работы. При этом для немца Зайверта, автора книги про Zeitplanung und Effektive Arbeitsmethodik, вопрос о сознательности назначения времени означает: «если вы читали отчет с 16:00 до 16:30, было ли это время запланировано накануне вечером как время чтения отчета?». Мы придерживаемся более гибкой идеологии планирования, поэтому тот же вопрос уточняется так: «был ли момент времени, в который совершена данная работа, оптимальным для нее?» (сознательность сохраняется, скованность жестким планом исчезает). Очевидно, такая формулировка вопроса изменит оценки для работ типа «Неожиданно появилась гениальная мысль – бросил все, записывал, устроили мозговой штурм с коллегами», или «Увидел неожиданно пробежавшего Скумбриевича, успел передать папку с желтыми тесемками». Подробнее этот вопрос будет раскрыт в нашей статье про гибкое планирование.
Показатели, отражающие структуру распределения расходов времени между работами. Эта группа коэффициентов дает наиболее спорную информацию, поскольку пока не существует сколько-нибудь объективных способов оценки. А.Бабий[6] вводит следующую классификацию продуктивных работ: «работа по специальности – работа не по специальности – физическая нагрузка». Желаемым состоянием деятельности полагается такое, при котором суммарные расходы времени на эти три вида работ приблизительно равны.
Другой, более сложный инструмент анализа, предлагает В.Парето. Анализ проводится следующим образом: по оси абсцисс располагаются статьи расходов времени в порядке возрастания важности; по оси ординат – суммарные расходы времени на каждую статью за исследуемый период. При этом желаемым состоянием считается такое, при котором получившийся график максимально близок к гиперболе (на самые важные дела тратится больше всего времени). Слабое место этого метода в том, что важные дела не всегда требуют на себя много времени, чего метод не учитывает.
Показатели, использующие качественные оценки работ. На предыдущих этапах мы оценивали каждое дело однозначно: принадлежит / не принадлежит к такому-то интересующему нас классу. Можно оценивать каждое дело более тонко, по некоторой шкале качества, и учитывать это качество при формировании итоговых показателей. Например, можно оценивать собственную эмоциональную удовлетворенность:
Шкале оценки желательно придавать некоторый содержательный смысл. Например, 0 – так-сяк, затрудняюсь ответить; +1 – нормально, +2 – прекрасно, очень доволен, и т. п. При этом как правило бывает достаточно трех-пяти градаций шкалы (предел, за которым человек перестает различать оттенки – 7+-2 градации). Далее каждой градации должно быть сопоставлено числовое значение – например, +2 = 100 %, т. е. время использовано «на все сто». +1 = 50 %, т. е. норма – это жизнь не в полную силу (если такой подход кажется слишком суровым – можно приписать норме 100 %, а очень хорошему времени – 150 %). Отрицательной части шкалы приписываются те же значения с обратным знаком, т. е. это время не просто «не входит» в жизнь, как соответствующее нулевой отметке, но еще и «сокращает» ее (мешая радоваться другим делам, убивая нервные клетки, и т. д.)
Едва ли вам потребуются все перечисленные коэффициенты. Как правило, бывает достаточно выбрать несколько наиболее вам приглянувшихся. Кроме того, можно чередовать применение различных коэффициентов. Например, одну неделю обращать внимание на показатель качества делегирования, другую – планирования, и т. д. Подобным образом Бенджамин Франклин поступал с добродетелями и пороками, из полного списка выбирая на каждую неделю что-нибудь одно для более тщательной проработки.
Так что же теперь, всю жизнь вести хронометраж?!
Ответ на реплику, прозвучавшую на одном из тайм-менеджерских семинаров, безусловно отрицательный. Постоянное использование всех описанных выше показателей не окупало бы соответствующих вложений времени. Умение применять показатели для повышения личной эффективности – это только первая степень мастерства. Высшая степень – умение обходиться почти или совсем без показателей, не теряя эффективности. В этом разделе мы опишем способы оптимизации аналитики «во времени», с помощью грамотного порядка ее применения. В следующем разделе будет показано, как оптимизировать систему «в пространстве» с помощью концентрации аналитики на наиболее важных участках личной работы.
Переменная сложность системы во времени. Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике. Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками, и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса». Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:
· в течение «предпроектного обследования»;
· во время периодических «дисциплинарных недель»;
· после существенных изменений в характере деятельности.
В первые 1-2 недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, т. к. главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие 3-4 недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения»:
1. Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
2. Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
3. Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
4. Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.
Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.
Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители, и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.
Вынесение части операций на более высокие уровни планирования является наряду с переменной сложностью системы еще одним полезным способом оптимизации аналитики во времени. Например, в течение недели вы фиксируете на бумаге некоторую группу показателей, заносите соответствующие данные в Excel, вычисляете, строите графики… Все это довольно трудоемко. На уровне дня можно оставить только фиксацию, а перенесение в Excel, обработку, анализ данных перенести на уровень недели. Например, в субботу вы вводите все данные за неделю и обрабатываете их сразу. Это дает экономию на группировке мелких операций в один большой блок. Но самое главное – придает этой обработке данных особый смысл обзора всей недели в целом, благодаря чему многое вспоминается, неделя лучше оценивается как целостный период планирования, и в итоге – планирование следующей недели опирается на значительно более адекватную информацию о предыдущей.
Хронометраж – не самоцель, а инструмент получения информации и выработки «мышления, направленного на эффективность».
До сих пор мы говорили о «сплошной» аналитике, сложность которой изменялась только с течением времени. На рисунке эта ситуация изображена левой группой фигур: две кратких по времени и сложных по аналитике «дисциплинарных недели», время между которыми заполнено более простой аналитикой. При этом аналитика «накрывает» все дела, независимо от их характера.
Упрощение системы возможно также «в пространстве». Фактически мы уже имели с ним дело, когда из «времени брутто» выделили «время нетто» и работали уже только с ним. То есть мы отсеяли некий «мусор», исключили его из анализируемого времени. В более общем виде правило будет следующим: изменять глубину аналитики в зависимости от характера анализируемых дел, проектов, «статей расходов» времени.
Правая группа фигур изображает такую «диверсификацию»: абсолютно все расходы времени покрыты только очень тонким слоем аналитики, скорее всего это даже не аналитика, а просто фиксация происходящего.
При этом дела какого-то определенного вида (лежащий вдоль оси времени кирпич) на протяжении всего времени анализируются более подробно – например, это анализ всех дел, относящихся к чисто менеджерской части работы (делегирование, контроль, мотивация, ит.п.) Для тех же задач, которые хозяин системы выполняет как специалист, он не считает необходимым глубокий анализ, т. к. его компетенция как специалиста значительно выше, чем как менеджера.