8.2.1 Общие положения
В данном подразделе определено содержание спецификации стиля документации.
Примечание — Дополнительные рекомендации по данному вопросу приведены в приложении Н. В данную спецификацию дополнительно могут быть включены конкретные стандарты и руководства или приведены ссылки на соответствующие разделы плана документирования.
8.2.2 Стиль описания
8.2.2.1 Язык
Должен быть указан язык, на котором составлена документация для конкретной страны, например французский (для Канады).
8.2.2.2 Орфография
При необходимости для принятого языка должен быть указан соответствующий орфографический словарь и, по возможности, список исключений из него.
Примечание — Должен быть определен национальный орфографический словарь, удовлетворяющий интересам основной аудитории пользователей в данной стране. По возможности словарь следует представить в виде файла орфографического контроля.
8.2.2.3 Грамматика и ее применение
Должны быть приведены рекомендации по грамматике языка и стилю ее применения.
Примечание — Должен быть определен стандарт по национальной грамматике и ее применению в интересах основной аудитории пользователей в данной стране.
8.2.3 Бумажная документация
8.2.3.1 Компоновка и оригинал-макеты
8.2.3.1.1 Размер (формат) бумаги
Должен быть определен используемый размер бумаги.
Примечание — При выборе размера бумаги должно быть учтено следующее:
a) форматы А4, А5 и В5 указаны в настоящем стандарте (см. 4.1 и 4.5);
b) как будут храниться данные документы (в некоторых архивах возникают проблемы с хранением документов в конкретных форматах);
c) используются ли распечатки экранов (распечатки целых экранов в формате А5 недостаточно разборчивы);
d) используемый национальный стандартный формат бумаги, если документация представляется в виде фотокопий;
e) требования к мобильности и рабочей области документации.
8.2.3.1.2 Ориентация (расположение)
Должна быть определена ориентация конкретной страницы документа как книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная). При необходимости для языков, допускающих варианты ориентации текста, следует ее указать (например, сверху вниз, справа налево, на развороте или обороте по отношению к крышке переплета).
8.2.3.1.3 Одно- или двусторонняя печать
Следует указать, будет ли документация печататься в одно- или двустороннем формате.
Примечание — Двусторонний формат следует применять при печатном способе выпуска исходного материала, так как при этом расходуется меньше бумаги. Двусторонний формат можно использовать при выпуске фотокопий исходного материала. Односторонний формат может быть выбран из-за соображений практичности документации.
8.2.3.1.4 Разрешающая способность типографского или лазерного способа печати
Должна быть определена минимально допустимая разрешающая способность печати (количество точек в 1 дюйме/1 мм).
Примечание — Минимально рекомендуемой является разрешающая способность 300 точек/дюйм.
8.2.3.1.5 Ширина внутреннего поля
Должно быть определено расстояние от полосы набора до корешка переплета.
8.2.3.1.6. Ширина внешних полей
Должны быть определены расстояния от полосы набора до внешних краев страницы.
8.2.3.1.7 Цвета красок
Должны быть определены цвета красок, используемых при печати.
Примечание — Если в плане документирования или в договоре указано несколько цветов, любой документатор, не компетентный в области многоцветной печати, должен заранее (до предъявления гранок заказчику) обратиться за консультацией к соответствующим специалистам.
8.2.3.1.8 Цвет, масса и качество бумаги
Должны быть определены цвет, масса и качество (номер) бумаги, используемой для документации.
Примечание — Если требуется конкретный номер бумаги, это должно быть указано.
8.2.3.1.9 Разделители
Если в документации применяются разделители, должны быть указаны их цвет, масса и качество. В спецификации стиля должна быть определена информация, печатаемая на разделителях, а также их формат, ориентация и используемый шрифт.
8.2.3.1.10 Метод воспроизведения (тиражирования) и качество
Должен быть указан метод тиражирования документации (печатный, фотокопировальный и т. д.), а также соответствующие ему показатели качества.
8.2.3.1.11 Переплет
Должен быть указан метод переплетения документации.
8.2.3.2 Схемы нумерации
8.2.3.2.1 Нумерация страниц
Должна быть определена схема нумерации страниц.
Примечания
1 Каждая страница должна иметь индивидуальный номер. Номера страниц должны быть проставлены в порядке их брошюрования.
2 При брошюровке документа с заменяемыми страницами схема нумерации должна учитывать номер текущей главы (раздела) с номером страницы в данной главе (разделе), например «1–1», «1–2» и т. д. (тем самым обеспечивается вставка страниц в документ без перенумерации всех последующих страниц).
3 В случае брошюровки документа без замены страниц используют порядковую нумерацию, например «1», «2» и т. д. Иногда для нумерации страниц содержания используют другую схему («i», «ii» и т. д.). Следует избегать схожих методов нумерации страниц вспомогательного (указателя и т. д.) и вводного материалов, так как это может привести к неоднозначности в случае изъятия или вставки страниц.
8.2.3.2.2 Нумерация таблиц и рисунков
Должны быть определены схемы нумерации рисунков и таблиц (при необходимости их нумерации).
Примечание — Рисунки и таблицы в документе (частях документа) должны иметь индивидуальную нумерацию. Рисунки и таблицы должны нумероваться в порядке их расположения в документе (частях документа). Может быть использована единая, последовательная нумерация рисунков и таблиц.
8.2.3.3 Использование сносок или концевых примечаний
Должны быть указаны возможности применения сносок или концевых примечаний.
Примечание — В документации пользователя программного средства данные элементы обычно не используют; в спецификации стиля следует запретить их применение.
8.2.3.4 Правила пагинации и плотности документа
Должны быть определены правила пагинации (постраничного разбиения, например, чтобы заголовки не проставлялись в конце страницы) и плотности документа (например, регулирование количества чистых страниц, начальных и концевых висячих строк).
8.2.3.5 Вводные и вспомогательные материалы
Должны быть определены виды вводных и вспомогательных материалов, включая (при необходимости) требования к содержанию и оформлению:
a) титульного листа;
b) информации о гарантиях, авторских правах, компенсациях и торговой марке;
c) содержания;
d) списка рисунков и таблиц;
e) приложений;
f) словаря (глоссария);
g) перечней обозначений и сокращений;
п) указателя.
Должен быть определен порядок расположения данных элементов в документе.
Примечание — Следует установить требования к содержанию и оформлению вводных и вспомогательных материалов только необходимых видов.
8.2.3.6 Текст основной части документа
8.2.3.6.1 Гарнитуры и кегли шрифтов
Должны быть определены гарнитуры и кегли шрифтов, используемых в основной части документа.
8.2.3.6.2 Число колонок
Должно быть указано число колонок, используемых при оформлении страниц документа.
Примечание — Наиболее часто в документации пользователя программного средства используют одноколонное оформление страниц, но может быть также использовано двухколонное оформление.
8.2.3.6.3 Отступы по горизонтали и пробелы по вертикали
Для текста основной части издания должны быть определены отступы (втяжки) слева или справа от края набора основного для издания формата, когда часть строк полосы набирают на более узкий формат со сдвигом влево (правосторонняя втяжка), вправо (левосторонняя), с обеих сторон (двусторонняя), а также пробелы по вертикали (например, межстрочные, межабзацевые).
Примечания
1 Для языков романской группы в тексте основной части документа следует избегать строк длиной более 65 и менее 30 символов.
2 Для подсчета соответствующей длины строки изначально выбирают строку длиной 5 см и считают количество символов (включая пробелы), содержащихся в десяти строках обычного текста (без разбивки на абзацы) данной длины. Полученное число делят на 50 для определения среднего числа символов на 1 см. Затем принимают решение о необходимом количестве символов в строке (которое должно быть между 30 и 65) и делят его на ранее определенное среднее число символов на 1 см для получения необходимой длины строки в сантиметрах.
8.2.3.6.4 Выравнивание
Должны быть определены параметры выравнивания текста основной части на выбранном языке (например, левостороннее или по ширине).
8.2.3.7 Заголовки
8.2.3.7.1 Количество уровней и наименования заголовков
Должно быть определено количество уровней заголовков, а для каждого уровня задано его обозначение или нумерация.
Примечание — Следует избегать использования более трех уровней заголовков. Трех уровней обычно достаточно.
8.2.3.7.2 Стиль текста заголовков
Должен быть определен стиль текста заголовков для используемых в документации языков (например, «Стиль основных предложений», «Все буквы заглавные»).
8.2.3.7.3 Гарнитуры, кегли шрифтов и отступы для заголовков каждого уровня
Должны быть определены гарнитуры и кегли шрифтов, отступы по горизонтали и интервалы по вертикали для каждого уровня заголовков.
8.2.3.7.4 Графические элементы, используемые в заголовках
Должны быть определены графические элементы (например, подчеркивание, раскраска, пиктограммы), применяемые на каждом уровне заголовков.
8.2.3.8 Верхние и нижние колонтитулы
8.2.3.8.1 Содержание колонтитулов
Должно быть определено содержание заполнения верхних и нижних колонтитулов.
Примечание — Например, таковыми могут быть номера страниц, проставляемые на полях.
8.2.3.8.2 Гарнитуры, кегли шрифтов и расположение колонтитулов
Должны быть определены гарнитуры и кегли шрифтов, а также горизонтальное и вертикальное расположение верхних и нижних колонтитулов. При двусторонней печати отдельно должно быть определено содержание и оформление верхних и нижних колонтитулов левых и правых страниц.
Примечание — Например, расположение номеров страниц на страницах каждого типа.
8.2.3.8.3 Используемые графические элементы
Должны быть определены графические элементы (например, подчеркивание, раскраска, пиктограммы), применяемые для колонтитула каждого типа.
8.2.3.9 Надписи
8.2.3.9.1 Содержимое
Должно быть определено содержимое надписей.
8.2.3.9.2 Гарнитуры, кегли шрифтов и расположение
Должны быть определены гарнитуры и кегли шрифтов, а также расположение надписей в документе.
8.2.3.10 Таблицы
8.2.3.10.1 Правила оформления
Должны быть определены правила оформления таблиц, например головки таблиц следует повторять при переходе на другую страницу.
8.2.3.10.2 Гарнитуры и минимальные кегли шрифтов
Должны быть определены гарнитуры и минимальные кегли шрифтов, используемых в таблицах.
8.2.3.11 Отчеты (сообщения)
8.2.3.11.1. Общие положения
Отчеты (сообщения) являются результатами работы прикладных программных средств, выдаваемые в печатном или экранном виде. Образцы отчетов обычно включают в документацию пользователя программного средства.
8.2.3.11.2 Содержание
Могут быть установлены правила оформления и содержания отчетов.
Примечание — Отчеты лучше понимаются, когда на каждом их поле распечатки экранов отражены реальные данные. В отчетах также должны быть использованы функциональные данные.
8.2.3.11.3 Гарнитуры и минимальные кегли шрифтов
Должны быть определены гарнитуры и минимальные кегли шрифтов, используемые в отчетах.
8.2.3.11.4 Использование горизонтальной компоновки и страниц-раскладок
Должны быть определены правила по использованию горизонтальной компоновки (то есть альбомных форматов) для очень широких или длинных отчетов. Должны быть также установлены правила использования в отчетах страниц-раскладок и страниц-разверток.
8.2.3.12 Распечатки экранов
8.2.3.12.1 Содержание
Должны быть установлены общие правила содержания распечаток экранов.
Примечание — Распечатки экранов лучше понимаются, когда на каждой из них отражены реальные данные. В распечатках также должны быть использованы функциональные данные.
8.2.3.12.2 Оформление (компоновка)
Должны быть установлены общие правила оформления (компоновки) распечаток экранов.
8.2.3.12.3 Оформление частичных распечаток экранов
Должны быть установлены (при необходимости) правила оформления частичных (неполных) распечаток экранов.
8.2.3.13 Рисунки
8.2.3.13.1 Минимальная толщина линий, гарнитуры и кегли шрифтов
Должны быть установлены, используемые в рисунках гарнитуры и кегли шрифтов, а также минимальная толщина линий.
8.2.3.13.2 Расположение
Должны быть установлены правила расположения (ориентации) рисунков.
8.2.3.14 Уведомления и предостережения
8.2.3.14.1 Стиль текста
Должен быть определен стиль текста уведомлений и предостережений для используемых в документации языков (например, «Стиль основных предложений», «Все буквы заглавные»).
8.2.3.14.2 Гарнитуры, кегли шрифтов и отступы
Должны быть определены гарнитуры и кегли шрифтов, отступы по горизонтали и интервалы по вертикали для уведомлений и предостережений.
8.2.3.14.3 Графические элементы, используемые в заголовках
Должны быть определены графические элементы (например, подчеркивание, раскраска, пиктограммы), используемые в уведомлениях и предостережениях.
8.2.4 Электронная документация
8.2.4.1 Типы справочной информации
В спецификации стиля документации могут быть указаны один или несколько из следующих типов справочной информации:
a) контекстная справка (context help) — информация о текущем поле, в котором находится курсор или высвечена программа, включая ее необходимое или целевое (предметное) содержание, ее назначение и потенциальное влияние на работу программного средства;
b) расширенная справка (extended help) — информация о текущем экране или окне, включая ее назначение и требуемый режим использования;
c) справка о клавишах (keys help) — информация о применении клавиатуры, функциональном назначении клавиш и их перенаименовании (обозначении);
d) справка о справках (help to help) — информация об использовании справочной системы в целом;
e) справка о сообщении (message help) — информация о том, что пользователь должен или может сделать в ответ на конкретные системные сообщения, например сообщения об ошибках;
f) терминологическая справка (reference phrase help) — определения конкретных элементов, связей с конкретной тематикой и расшифровка обозначений и сокращений;
g) понятийная справка (intelligent help) — справочная информация, выдаваемая системой для предупреждения пользователя об ошибках. Может быть структурирована, чтобы первоначально пользователь получал краткое справочное сообщение, а при повторении той же ошибки — более подробное сообщение, и наоборот, пользователь может получить развернутое сообщение при первой ошибке и краткое — при ее повторении.
8.2.4.2 Типы диалоговой (оперативной) документации
В спецификации стиля электронной документации могут быть указаны один или несколько из следующих типов диалоговой документации:
a) руководства или рекомендации пользователя (user guide or reference) — описывают процедуры по применению продукта;
b) командные справки (command reference) — определяют синтаксис, результаты и целевое назначение каждой команды (только для команд управления системой);
c) рекомендации по сообщению (message reference) — определяют, что пользователь должен или может сделать в ответ на конкретные системные сообщения, например сообщения об ошибках;
d) административная информация (administration information) — информация о конфигурации и защите системы, а при необходимости — о ее инсталляции, предназначенная для администратора системы.
8.2.4.3 Оформление
8.2.4.3.1 Общее положение
Оформление (компоновка) информации в системах справочной и диалоговой (оперативной) документации во многом может определяться возможностями инструментальных средств, используемых при их создании.
8.2.4.3.2 Сопутствующие материалы
Должны быть установлены правила размещения материалов, связанных с электронной документацией, и их местоположение.
8.2.4.3.3 Подсветка и использование цвета
Должны быть установлены правила использования в электронной документации подсветок выделяемых элементов и использование цветового оформления.
Примечания
1 Использование подсветок и цветов для выделения элементов документации должно быть минимизировано, особенно в случае возможной путаницы между выделенным текстом и гипертекстовыми связями.
2 Цвета следует использовать осторожно, особенно при отсутствии уверенности в том, что тот же цвет не используется для уведомления о более важной информации. Это особенно важно при наличии у пользователей возможностей выбора различного цветового оформления экранов.
3 Для четкого выделения элементов и во избежание возникновения при этом проблем по возможности следует основные цвета (красный, зеленый и синий) использовать на фоне белого или черного.
4 Различные яркие цвета не следует использовать последовательно, так как это может привести к возникновению на экране трехмерных эффектов.
5 Обычно некоторые цвета имеют определенные смысловые значения (например, красный — «стой» или «опасно», зеленый — «продолжить» или «безопасно») и могут быть выбраны соответственно этому значению. Данный тип цветосочетания следует использовать осторожно, если пользователи могут выбирать различные цветовые оформления экранов.
6 Колористика экранов дисплеев является сложным вопросом и часто связана с недостаточной проект ной проработкой. Документаторам в этом случае следует обращаться за помощью к соответствующим специалистам.
8.2.4.3.4 Оформление диалоговой документации и справочного текста
Должны быть установлены правила оформления соответствующих текстов.
8.2.4.3.5 Заголовки
Должны быть установлены правила оформления соответствующих заголовков.
8.2.4.3.6 Текст основной части
Для текста основной части электронной документации должны быть определены следующие элементы:
a) выравнивание (для соответствующих языков);
b) отступы и интервалы.
Примечание — Для языков романской группы следует избегать строк длиной более 65 и менее 30 символов. Интервал между строками следует устанавливать не менее двух пикселей или 15 % от высоты символа, независимо от его величины. Это не распространяется на знаки ударения или выносные элементы строчных символов;
c) минимальная высота символа.
Примечание — Для языков романской группы высота символов должна быть не менее 16 и не более 45 угловых минут. Предпочтительной высотой символа являются 20–22 угловые минуты. Угловые минуты используются в качестве показателя высоты символа на видеодисплее; данный показатель отражает охват символа глазом. Он зависит не только от фактической высоты символа на экране, но также от нормального расстояния до экрана. В таблице 1 показано отношение между высотой символа в угловых минутах и миллиметрах на расстоянии в 1 м. Например, на более коротком расстоянии высота пропорционально уменьшается по сравнению с заданной в таблице. В таблице для сравнения также показано соответствующее число отображаемых точек для гарнитуры «Times Roman».
Таблица 1 — Угол обзора и число точек
| Угол обзора, угловые минуты | Высота, мм | Приблизительное число точек |
|---|---|---|
| 10 | 2,9 | 12 |
| 15 | 4,4 | 18 |
| 20 | 5,8 | 24 |
| 25 | 7,3 | 30 |
| 30 | 8,8 | 36 |
| 35 | 10,2 | 42 |
| 40 | 11,6 | 48 |
| 45 | 13,1 | 54 |
| 50 | 14,6 | 60 17 |
8.2.4.3.7 Навигация
Должны быть установлены правила навигации по электронной документации.
Примечания
1 Уровни связей информации в документации должны контролироваться, обеспечивая пользователю возможности возврата в исходный пункт, содержание или указатель без блуждания в документе.
2 Должны быть выработаны и применены правила структурирования документа. Например, количество связей в каждой информационной цепочке должно быть ограничено числом X. Значение X должно быть таким, чтобы пользователи имели соответствующие возможности для возврата к содержанию или перехода к другим структурным элементам документа. Уровни заголовков также могут быть взаимоувязаны с уровнями сложности документа (например, «В заголовках первого уровня представляется только общая информация»).
3 Проблемно ориентированная и общая информация должны быть выделены в отдельные разделы с входящими связями между ними, тем самым позволяя пользователю изучить конкретную задачу без непреднамеренного поиска в общих материалах, что может дезориентировать и отвлекать его.
4 Следует использовать графические материалы. Общая схема, отражающая основные разделы документа с гипертекстовыми связями между ними, дает пользователю ясное визуальное представление о структуре документа.
5 В начале документа должен быть раздел с рекомендациями пользователю, содержащий информацию по применению диалоговой документации. Данный раздел следует использовать для пояснения структуры документа и правил по его применению.
8.2.4.3.8 Использование клавиатуры
Должны быть определены правила использования специальных клавиш в диалоговой документации.
Примечания
1 Пользователь должен иметь возможность вызова справки, используя конкретную клавишу или комбинацию клавиш, в любой точке программы. Пользователь также должен иметь возможность вызова диалоговой документации с использованием единственной клавиши или комбинации клавиш.
2 В плане документирования должны быть определены условные наименования и функции всех специальных функциональных клавиш, используемых в системе диалоговой или справочной документации.
3 Применение специальной функциональной клавиши в документации должно быть соотнесено с использованием функциональных клавиш в самом программном приложении.