Архиваторы – это просто!
На первый взгляд при слове архиваторы представляются люди, которые работают в темных сырых помещениях и постоянно что-то прячут на стеллажах. Но не пугайтесь, новую профессию вам осваивать не придется. Все в рамках ознакомления с компьютером.
Так что же такое архиваторы, зачем они нужны и как их применять? Разобраться в этом вам поможет этот раздел.
Любой файл, будь это ваша фотография, какой-то документ или музыкальная композиция, имеет размер. И очень часто бывает, что размер файла становится нашим врагом. Например, решили вы поработать дома и перенести документы с рабочего компьютера на домашний. А их (документов) оказалось так много, что они просто не помещаются на диск! Как же тогда поступить? Решение напрашивается само собой – нужно уменьшить размер файлов. Для этого нужно заархивировать или поместить их в архив. Что, в общем-то, одно и то же.
Архив – это хранилище информации. В компьютерном мире информация хранится в виде файлов, а не в виде стопок пыльных бумаг. Не всегда удобно хранить на диске множество отдельных файлов, это обычно расходует много дискового пространства и ресурсов, лучше для этого использовать специальные архивы.
Архив – это специальный файл-контейнер, в котором заключены один или несколько сжатых без потерь файлов, причем содержать они могут разную информацию: музыке, фотографии, документы, папки вместе с содержащимися в них файлами и другими папками, если они там присутствуют, большие и маленькие программы и даже… другие архивы.
В чем же особенность такого «суперфайла»? Архив позволяет уменьшить размер файлов, которые в него поместили! Проще всего это представить так: чемодан (архив) набили листками (файлами). Чемодан закрывают и сжимают с боков. Теперь он стал гораздо меньше занимать места, а до этого его бока раздувались. Но и после этой процедуры мы можем спокойно открыть чемодан и достать из него нужный нам лист.
Кроме сжатия файла архиватор должен еще сохранить и данные о нем: имя, дату изменения, права доступа к нему и прочее, для песни – исполнителя, альбом и т. д. В архив можно поместить как один файл, так и несколько, причем их тоже можно заархивировать.
Ну и конечно, кто-то должен уметь выполнять обратную операцию: извлечение файлов из архива. Эту процедуру выполняет распаковщик, который в подавляющем большинстве случаев объединен в одно целое с программой-архиватором.
Для сжатия файлов требуется некоторое время, причем длительность архивации зависит от количества файлов и их типа, используемого способа сжатия, а также от технических характеристик компьютера, на котором выполняется эта процедура.
Создание архивов предназначается для длительного хранения файлов, которые используются редко, но занимают достаточно много полезного места, однако представляют ценность для пользователя, и просто удалить их, чтобы высвободить пространство, нельзя. Но архивация файлов, с которыми работают каждый день, просто не имеет смысла…
Еще одним интересным моментом является то, что архивация файлов проходит значительно медленнее, чем обратная операция.
Архивы бывают многотомными, ну прямо как собрание сочинений В. И. Ленина. Если архив слишком большой, что не влезает на дискету или диск, то его можно поделить на несколько частей. Правда, чтобы потом его соединить, нужно собрать в кучу все его частички, прямо как в мозаике.
Рано или поздно вам придется столкнуться с самораспаковывающимися архивами. Такое может произойти, когда вы будете устанавливать какие-нибудь простенькие программки, которые не требуют настройки параметров операционной системы.
Самыми распространенными архивами пока являются WinZip и WinRAR. Это самые удобные и простые архиваторы, обладающие красивым интерфейсом, что тоже немаловажно.
Почему мы будем в этой книге изучать архиватор WinRAR? Потому что он достаточно прост в обращении, сжимает файлы сильнее, чем WinZip, создает архивы и rar и zip.
Архиватор WinRAR
RAR – распространенный формат сжатия данных. Архивы в данном формате имеют расширение .rar. Создаются они и открываются с помощью “родной” программы WinRAR. Программа распространяется бесплатно, но после 30 дней пробного испытательного периода вам придется купить лицензию.
Архивы RAR популяры в мире и стали неофициальным российским стандартом архивации данных. Другая интересная особенность RAR – то, что он позволяет обрабатывать файлы практически неограниченного размера, тогда как размер одного файла в архиве ZIP не может превышать 2 Гбайт. Обратите внимание, что старые файловые системы не поддерживают файлы размером более 4 Гбайт, поэтому при работе с такими файлами вы должны использовать файловую систему NTFS.
Внешний вид архиватора WinRAR
Как работать с архиваторами
Для начала вам нужно купить или скачать архиватор (советую на русском языке, ибо мы живем в России), после чего установить себе на ПК. Купить очень просто, так что мы не будем на этом останавливаться. Итак, у нас есть в наличии готовая программка. Осталось только установить.
Жмем по значку программки, возле которого написано WinRAR. Программа начнет устанавливаться, но прежде всего она потребует от вас сказать Да (прямо как на свадьбе), иначе ничего у нас не получится.
Жмем Установить.
Нажимаем кнопку Установить
Откроется следующее окошко, в котором вы сможете задать параметры, какие нравятся вам. Галочки под надпись Ассоциировать WinRAR с: лучше оставить. Далее вы можете поместить значок программы на Рабочий стол или в меню Пуск. Мы решили ограничиться значком программы в меню Пуск и создали программную группу WinRar.
Выбираем параметры установки
Быстро сказка сказывается, но WinRAR устанавливается еще быстрее. Вы видите окошко, в котором система вам сообщает, что WinRar успешно установлен. Если хотите, можете открывать программу прямо сейчас.
Установка программы завершена
Создание архива с помощью WinRAR
Так как всем известно, что по любопытству мы (т. е. женщины) уступаем только кошкам, поэтому открываем программку и попробуем создать архив.
Для примера создадим архив из двух папок, внутри которых находятся нужные нам файлы. Возьмем для примера созданные нами документы. Удалять мы их не хотим, но и хранить их надоело. Мы хотим убрать их на хранение. Допустим, что это папка «Моя первая папка для моих документов», расположенная у нас на рабочем столе.
Есть несколько способов создать архив.
1-й способ
а) Запускаем программку-архиватор (это в случае, если кошки все-таки любопытнее вас и вы еще не открыли программу).
б) В окошке со списком файлов находим нужный нам. Это папка «Моя папка для моих первых документов», и расположена она на Рабочем столе. Выделяем щелчком левой кнопки мышки. Строка должна «посинеть».
Кстати, вы можете выбрать не одну папку, а несколько, нажимая клавиши Shift или Ctrl.
Выбираем папку «Моя первая папка для моих документов»
в) Нажимаем на кнопку Добавить на панели архиватора. А можете воспользоваться командой Добавить файлы в архив из меню Команды.
Выбираем Добавить файлы в архив в меню Команды
г) В любом случае в результате всех манипуляций появляется следующее окошко Имя и параметры архива, где можно настраивать параметры создаваемого нами архива.
В поле Имя архива можно поставить, например, просто «Мои доки».rar. Да, и не забудьте поставить галочки около параметров Создать непрерывный архив и Добавить информацию для восстановления. Затем выбираем метод сжатия: мы выбираем RAR (обведен на рис.) и Обычный.
Бывает, что архив может получиться очень большой. А вы хотели бы поместить его на диск или отправить по почте. Эта проблема решается легко. Разбиваем архив на тома (части). Находим в этом же окошке меню Разделить на тома размером (в байтах).
Даем имя и настраиваем параметры архива
Делим архив на тома
Если вы хотите поместить архивы на диск, то для этого выбираете строчку CD700: 700mb, если на дискетку – то 3.5˝: 1 457 664, если на DVD – DVD+R: 4481 mb. При этом будет создано несколько файлов архива. Название будет, например, в нашем случае «Моя первая папка для моих документов.part1.rar», «Моя первая папка для моих документов.part2.rar» и т. д. Но так как папочки у нас тоненькие, то и частей не получится. Если хотите поэкспериментировать, нужно взять фалы посолиднее.
Окно отображает процесс создания архива
После всех операций над многострадальными папками появляется заветное окошко Создание архива. Ура, все получилось!
2-й способ
Выделяем наши папки на рабочем столе, щелкаем правой кнопкой мышки. Открывается контекстное меню.
Контекстное меню правой кнопки мыши
б) Выбираем Добавить в архив.
в) А дальше все так же, как и в первом случае, и… ура!
Распаковка с помощью WinRAR
1-й вариант
Запускаем архиватор. Находим в нем наш файл, в нашем случае это «Моя первая папка для моих документов.rar» на Рабочем столе.
Нажимаем на кнопку Извлечь. В этом случае архив разархивирует файлы в эту же папку «Моя первая папка для моих документов».
Нажимаем кнопку Извлечь
В окошке справа вы можете выбрать другую папку
Если вы хотите разархивировать эти файлы в другую папку, то выбираете папку справа в этом окошке или можете воспользоваться Команды → Извлечь в указанную папку и нажимаете ОК.
2-й вариант
Щелкаете по значку архива правой кнопкой мыши. Появляется контекстное меню. Выбираем из меню строку Извлечь файлы… Выбираете, куда извлечь.
В заключение хочется предупредить: не пытайтесь разархивировать или архивировать файл на съемном носителе типа дискеты, для начала нуж но файл перенести себе на диск.
Выбираем место для извлечения файлов
Word
Программа Microsoft Word – очень мощный текстовый редактор. Она позволяет сделать с текстом все, что угодно (и не только с текстом). Думаю, что вы уже видели толстые и умные книги по изучению этой программы. Но, по всей вероятности, подавляющее большинство из них не содержит ее полного описания. Да и полностью возможности этой программы, пожалуй, знает только тот, кто ее создавал. На самом же деле достаточно знать 20 (а то и 10) процентов его возможностей, чтобы спокойно работать.
В этой книге вы найдете только то самое необходимое, без чего невозможно работать с текстовыми документами. Остальное вы изучите сами, по мере необходимости.
Для начала, дорогие дамы, узнаем то, для чего, собственно, предназначен текстовый редактор – правила набора текста. Можете отбросить мысли о машинистке, у которой жутко гремят клавиши при нажатии на них и со звоном передвигается каретка. Компьютер тем и хорош для набора текстов, что, в отличие от пишущей машинки, при работе на нем можно сосредоточиться на наборе текста и не думать о форматировании. Текст не выйдет за пределы страницы, да и переносы выставятся автоматически. Про наступившую тишину и говорит нечего.
Окончательное же форматирование можно сделать потом, так сказать, на втором этапе. Да и ошибки при наборе не придется отслеживать: забивание лишних букв или подрезка и подтирание лезвием на компьютере неуместна (если у кого имеется опыт набора на печатной машинке, те поймут, о чем я). Word сам подскажет, какие ошибки нужно исправить.
Запускаем
Надеюсь, как запускать Word, вы уже знаете. Самый длинный путь – это через кнопку Пуск. Затем выбираете строку Все программы, по стрелочке вправо находите строку Microsoft Word и нажимаете на эту строчку.
Запускаем Word
Для более быстрого запуска программы лучше всего сделать ярлык на рабочем столе. Для этого по строке Microsoft Word щелкнем правой клавишей мышки и в появившемся списке выберем строку Отправить. По стрелочке с помощью курсора перейдем в другой всплывающий список, в котором выберем строку Рабочий стол (создать ярлык). После нажатия на эту строку на рабочем столе появится ярлык для быстрого запуска программы.
Создаем на рабочем столе ярлык для программки Word
Имеется еще один хороший способ – поместить этот ярлык на панель быстрого запуска. Панель быстрого запуска находится на панели задач. Если эта панель не отображается, то щелкните правой кнопкой мыши по пустому месту панели задач. В появившемся окне выберите команду Панель инструментов, а затем Быстрый запуск. На экране появилась панель быстрого запуска.
Теперь нужно поместить значок программы на панель быстрого запуска. Для этого в окне Мой компьютер или в окне проводника выберите значок программы, которую нужно добавить, и, не отпуская кнопки мышки, перетащите его на панель быстрого запуска, расположенную следом за кнопкой Пуск. Теперь значок программы всегда будет перед глазами.
А можно просто перетащить значок ярлычка, созданного на рабочем столе. Будет тот же эффект
Создаем папку для готовых документов
Итак, с запуском программы мы разобрались. Можно немного перевести дух.
Теперь нужно подготовиться к работе. Чтобы было куда складывать готовые документы, предлагаем создать для них свою папку. Как создавать папку, уже было описано выше, но мы немного освежим память.
Давайте создадим на Рабочем столе папку с названием «Моя первая папка для моих документов».
Создаем папку
Но вместо названия «Новая папка» введем «Моя папка для моих документов».
Вместо названия «Новая папка» введем «Моя папка для моих документов»
Если курсор не мигает (как он посмел), то щелкните левой кнопкой на названии папки один раз – и он быстренько замигает.
Интерфейс – лицо программы
А теперь наконец-то давайте откроем Word. Выбирайте любой удобный для вас способ. Итак, открыли? Что же мы видим?
Окно Документ 1
Мы видим окно документа, который так и называется Документ 1. Всегда, когда вы будете открывать программу Word (именно программку, а не текстовый документ), она будет создавать новый документ, первый из них будет Документ 1, ну а все последующие по «порядку расчитайсь», т. е. 1, 2, 3 и т. д. Если вы захотите в уже открытой программе создать новый документ, то пользуйтесь меню Файл → Создать или клавишами Ctrl и N.
Сохранение документа
Чтобы потом было понятно, что это за документик лежит в нашей папке, давайте напишем прямо на пустом поле текст, например «Мой первый документ», и сразу же сохраним документ, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств не искать, где его сохранил сам компьютер.
Для того чтобы сохранить документ, щелкаете курсором вверху вордовского окна слева меню Файл, а в открывшемся меню выбираете Сохранить как… Откроется окно Сохранение документа.
Сохраняем наш первый документ
Кстати, хотите полезный совет? В любом окне от одной кнопки к другой или от одного окошечка к другому можно перескакивать двумя способами:
1) щелкнуть левой кнопкой мышки на нужном окошке или кнопке;
2) нажимать клавишу Tab на клавиатуре. Курсор будет перескакивать от одной позиции к другой столько раз, сколько вы будете нажимать Tab. Попробуйте, вам понравится.
В открывшемся окне Сохранение документа вы видите название папки (Мои документы), в которой Word предлагает сохранить новый документ. Под названием папки мы видим список документов, уже имеющихся в той папке (если они там, конечно, есть). Но ведь вы же создали свою папку.
Вместо предлагаемой папки вы можете выбрать из выпадающего списка любую другую папку на вашем компьютере. Главное – не забудьте, куда сохранили!
Щелкаем на значке Рабочий стол и в следующем списке щелкаем два раза на нашей папке «Моя первая папка для моих документов». В окне пусто, а это все потому, что мы туда еще ничего не успели сохранить.
Чтобы в следующий раз вы смогли легко найти ваш файл, нужно дать ему понятное имя. Это делается в строке Имя файла. Компьютер попытается предложить вам свой вариант имени файла, если вы согласны, можете его оставить, а если в вашей голове уже родился шедевр, то просто щелкните левой кнопкой мышки на этой строке – в ней начнет мигать курсор. Удалите старую надпись (жестоко, но что поделаешь) и набирайте новое название.
Сохраняем наш документ в папку «Моя первая папка для моих документов»
Тип файла «Документ Word» мы не трогаем, ведь это же документ, созданный в программе Word. Когда вы в следующий раз захотите открыть этот документ, то вам достаточно будет щелкнуть курсором по названию документа, и он откроется сразу в окне Word. И не нужно будет предварительно запускать Word!
Теперь нажимаем кнопку Сохранить – и документ сохранен.
Кстати, хотите получить еще один полезный совет? Можно для открытия окошка Сохранение документа использовать клавишу F12.
Word может в автоматическом режиме периодически сохранять набираемый текст. Ну а если вы хотите сохранить только что внесенные данные в документ (а то мало ли ненароком свет отключится, а вы тут целый час сочиняли вступление к курсовой), то воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift и F12, нажимать нужно одновременно. Очень удобно это делать так: нажимать большим пальцем правой руки правую клавишу Shift, а средним пальцем – клавишу F12. Попробуйте – очень удобно и быстро получается. Впрочем, вы можете изобрести свой метод нажатия этих клавиш.
Открытие документа
Сохраненный документ можно будет открыть при помощи команд Файл → Открыть или с помощью комбинации клавиш Ctrl и O.
Окно открытия документа
Вы уже, наверное, заметили, что мы пользуемся пока только меню Файл.
Меню Файл
Здесь есть активные строки (темный шрифт) и неактивные (светлый серый шрифт) строки. Пользоваться можно только строками, которые активны (конечно, неактивными строчками вам никто не запрещает пользоваться, можете попробовать щелкнуть на такой, потом расскажете, что получилось). Рядом с некоторыми строчками указаны сочетания клавиш, которые их дублируют, и картинки-значки, которые вы сможете найти на панели инструментов (под строкой меню). Это самые популярные команды, поэтому они завоевали право выполняться тремя способами:
1) щелчок на нужной строке меню;
2) щелчок на соответствующей картинке на панели инструментов;
3) нажав специальное сочетание клавиш.
Набор текста
Печатать текст – это, наверное, самое нудное и трудоемкое занятие при работе на компьютере. Отформатировать (придать лоск), выровнять по краям, выделить заголовки, сделать переносы и т. д. вам поможет любой знаток компьютера. А вот набирать текст, во всяком случае бесплатно, желающих будет мало.
Сейчас студенты и школьники привыкли находить готовые рефераты в Интернете, чтобы не набирать. А если материал есть только в новой книге – и тут найдут выход. Отсканируют книгу, распознают программой Fine Reader и опять же набором текста заниматься не будут!
Так что придется вам свои мемуары самим набирать, чтобы не тратить всю зарплату на машинистку!
Итак, приготовились, сели в исходное положение. Начинаем набирать текст. Используем обе руки, не сачкуем. Стучать по клавишам нужно начинать хотя бы двумя пальцами разных рук. А то привыкните одним пальцем – потом попробуй переучись! Клавиатура устроена достаточно удобно. Самые популярные буквы находятся в центре, остальные – по краям. На самом деле, чтобы научиться печатать со скоростью, которая превышает скорость написания от руки, нужно не так много времени. А помогут в этом практика и помощник. Вы его еще не видели? То гд а вам нужно выпустить его на свет божий.
Помощник
В меню Справка выбираете строчку Показать помощника.
В меню Справка нажимаем строку Показать помощника
По умолчанию вот такой Скрепыш будет вашим верным помощником, но вы можете выбрать себе другого помощника, щелкнув на Скрепыше правой кнопкой мыши, а затем на пункте Выбрать помощника. А можете попробовать нажать Мотор из меню помощника, и посмотрите, что будет делать ваш друг.
Вы можете выбрать себе другого помощника
Нажимая на кнопочки Назад или Далее, вы можете выбрать самого лучшего помощника.
Выбираем самого лучшего помощника
Так, с помощником разобрались. Пусть пока немного отдохнет. А мы начнем вводить текст. Текст начнет вводится с того места, где вы расположили мигающий текстовый курсор.
Перемещаемся по тексту
Для вашего удобства есть способы быстрого перемещения по тексту.
Пользуйтесь клавишами управления курсором на клавиатуре ←, →, ↑, ↓. Если нажимать эти клавиши вместе с клавишей Ctrl, то курсор начнет скакать, как заяц, прыгая через слово.
1) Нажмете клавишу Home – курсор переместится в начало строки.
2) End – в конец строки.
3) Page up – документ перелистывается на страничку вверх.
4) Page down – на страничку вниз.
Если вы захотите что-то исправить в любом месте документа, просто щелкните левой кнопкой мыши, там сразу появится курсор.
Покрутите колесико мышки, и ваш текст будет прокручиваться вслед за действиями вашей мышки.
Просматривать текст можно также с помощью кнопочек ◄►▲▼ на бегунке справа и внизу окна.
Чтобы вернуться к месту последнего исправления, нужно просто нажать сочетание клавиш Shift и F5, предпоследнего – два раза, и так далее.
Если вы сделаете ошибку, то клавишей Backspace (←), которая находится под клавишей F12 (с помощью которой мы недавно сохраняли наш документ), стираете букву левее курсора, а клавишей Delete букву правее курсора.
В конце строки Word сам делает перенос курсора на следующую строку, вам за этим следить не нужно. Только если вы хотите начать новый абзац, тогда нажимаете клавишу Enter. Не нужно пытаться выровнять строки путем переноса строки клавишей Enter. Вы это сделаете без проблем при форматировании текста. Там же научитесь красиво выравнивать текст, расставлять переносы, выделять красную строку в начале каждого абзаца. А сейчас вы просто обозначайте начало нового абзаца клавишей Enter.
Чтобы напечатать заглавные буквы, нажимаете клавишу Shift (но первую букву первого слова предложения Word автоматически де лает большой). Если вам нужно большой абзац напечатать заглавными буквами, тогда, чтобы все время не держать клавишу Shift, нажмите клавишу Caps Lock и дальше БУДЕТЕ ПЕЧАТАТЬ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. КОГДА В ЭТОМ НЕОБХОДИМОСТЬ ОТПА ДЕТ, ПОВТОРНО НАЖМИТЕ Caps Lock и дальше печатаете, как обычно.
Параметры страницы
Открываете меню Файл, выбираете строку Параметры страницы.
Окно Параметры страницы
В этом окне можно задать нужные поля (заметьте, их не нужно рисовать от руки, как в тетрадках) и ориентацию страницы (книжная или альбомная – посмотрите на картинку в окне).
Если вы используете обычные листы формата А4 (это обычные листы, которые в пачках лежат в бухгалтерии, на которых вы пишете курсовые), лучше установить параметры для этого размера бумаги. Ну а если у вас необычный формат листа, вы можете самостоятельно выбрать ширину и высоту листа. Вы спросите – зачем? Для того, чтобы, когда вы выведете на печать свое произведение искусства, не получилось так, что на лист влезает только половина текста.
Задаем параметры для бумаги, на которой потом будем печататьemp1
Предварительный просмотр
Здесь вы увидите ваш документ в таком виде, в каком вам напечатает ваш принтер. Заодно сэкономите бумагу и время, так как в окне предварительного просмотра вы сможете увидеть все недостатки вашего документа и сразу же все исправить, не доводя дело до принтера.
Окно предварительного просмотра
Печать
При желании вы можете распечатать то, что у вас сейчас получилось (благо принтер у нас установлен и настроен), просто выбрав меню Файл → Печать.
Последние открытые файлы
Это список файлов, которые вы открывали последними. Очень удобно, когда вы не знаете, в какую папку сохранили файл, но точно помните, что с ним работали. Чтобы посмотреть список последних файлов, выберите меню Файл. Внизу вкладки, которая откроется, вы увидите список. Это и есть ваши последние файлы. Нажимаете на нужном вам файле левой кнопкой мыши, и он откроется.
Вставка символов
Если вы хотите напечатать знак, которого нет на клавиатуре (π, γ, √, ∞, €, ® и т. п.), открываете меню Вставка и выбираете Символ. Перед вами откроется окно, в котором выбираете необходимые символы и нажимаете кнопку Вставить.
Теперь потренируйтесь в наборе текста, наберите хотя бы страницу, сохраните ее и не забудьте, где сохранили! Немного передохнем и пойдем учиться красиво форматировать ваш текст.
Окно вставки символов
Форматирование текста
Итак, если вы уже выполнили самую неинтересную часть работы – напечатали текст и (что немаловажно) сохранили его, можете теперь перейти к более интересной части работы – красиво отформатировать (оформить) этот текст, добавить картинки или таблицу. Для этого давайте поподробнее познакомимся с кнопочками текстового редактора Microsoft Word.
В верхней строке (она обозначена буквой А) видим название документа, которым мы его наградили, когда сохраняли.
Ниже (обозначена буквой В) находится строка меню.
Начнем с внешнего вида текстового редактора
Под строкой меню находятся панели инструментов. В данном случае мы видим панель форматирования (на рисунке строка С) и стандартную панель (на рисунке строка D). Если вы вдруг с ужасом обнаружите, что пропала панель форматирования (или стандартная, или обе сразу), а что делать дальше вы не знаете, то расскажем вам по секрету, что вы сами можете добавлять новые и прятать ненужные панели.
Для этого наведите курсор мыши на панели инструментов и нажмите правую кнопку мыши. Откроется весь список панелей инструментов. Ставите галочку напротив нужной панели – она появится, уберете галочку – панель исчезнет. При этом панель Рисование появляется внизу окна, а остальные панели вверху или посередине окна. Если какая-то панель расположится посередине окна, вы можете взять ее курсором мыши за левый край (или начало), потащить вверх, и она «прилипнет» к остальным панелям инструментов. Если вы хотите убрать какую-то панель, то, опять же, потяните эту панельку за начало.
Мы видим галочки возле панелей Стандартная, Форматирование и Рисование. Это означает, что в нашем окне отображаются только эти три панели
Остановимся на панели форматирования.
Хочется обратить внимание на то, что форматировать можно только выделенный текст. То есть сначала вы выделяете букву, слово, предложение, абзац или весь текст, который собираетесь форматировать.
Мы научились выделять текст
Как выделить? Самый распространенный способ: ставите курсор мыши вначале текста, который вы хотите выделить, нажимаете левую кнопку мыши и тащите курсор по тексту вправо (если выделяете слово или предложение) или вправо и вниз (если выделять будете несколько абзацев). При этом левую кнопку мыши не отпускаете до тех пор, пока не выделите необходимый кусок текста. Если ошиблись, то щелкните мышкой еще раз или нажмите любую клавишу управления курсором, выделение пропадет, и вы сможете попробовать снова.
Чтобы выделить строку, поставьте мышку слева от нужной строки и щелкните левой кнопкой мыши.
Чтобы выделить слово, просто щелкните на нем два раза.
Щелкните в любом месте абзаца три раза – выделится весь абзац.
Ну вот, текст набран, выделен. Теперь можно с ним сделать все, что пожелаем (или почти все).
Для начала давайте выровняем текст абзацев. Посмотрите на кнопочки выравнивания текста, обозначенные цифрой 5. Здесь мы видим 4 кнопки. Нажмите их по очереди, и вы увидите, как будет меняться расположение выделенного текста (остальной текст будет оставаться неизменным).
Примеры выравнивания текста
Оформить абзац можно также при помощи окна Абзац в меню Формат.
Оформить абзац можно также при помощи этого окна
Не забывайте смотреть в окошко Образец: там наш абзац в окружении соседей. Соседи бледные, а он черненький.
Под отступами (цифра 8 на рисунке) имеются в виду отступы от правого и левого полей страницы. Попробуйте их изменить, и вы увидите, как ваш абзац двигается по отношению к соседним. То же самое позволяет сделать линейка. Потяните мышкой треугольнички справа и слева на линейке. Эффект тот же.
Мы выровняли текст абзацев по ширине, заголовок выровняли по центру, для первых строк сделали отступ 1,25 см
Интервал. Он позволяет уменьшить или увеличить расстояние между абзацами.
Междустрочный интервал (кнопка 6 на рисунке) изменяет расстояние между строками, делая его полуторным, двойным, тройным и т. д.
Если вы нажмете кнопки 7 на панели инструментов, то включится тот маркированный или нумерованный список, который использовался последним.
Окно выбора маркированного списка
Если захотите что-то изменить, то увидите, что маркером может быть какой угодно символ – шрифт, знак или рисунок. Чтобы выбрать нужный, войдите в меню Формат → Список.
С нумерованным списком все аналогично маркированному. Нумерацию можно начинать заново, а можно ее продолжать, то есть начать с любого числа.
Для многоуровневого списка есть небольшая особенность набора.
Изменение маркированного списка
Окно выбора многоуровневого списка
В окошке, обозначенном цифрой 3, выбираете также из выпадающего списка размер шрифта. Документы обычно печатают 12-м или 14-м размером.
Теперь перейдем к кнопкам выделения шрифта (4).
Нажмете кнопку Ж, и шрифт станет полужирным. Нажмете эту кнопку второй раз, и шрифт снова станет обычным.
Нажмете кнопку К, и шрифт выделится курсивом, отпустите – станет обычным.
Нажмете кнопку Ч —
А если вы нажмете все 3 кнопки,
В окошке под цифрой 2 вы можете выбрать из выпадающего списка любой шрифт (попробуйте поэкспериментировать), но при печати документов обычно используется Times New Roman. Чтобы варианты шрифта «выпали», нажимаете не на само название шрифта, а на маленький треугольник справа от названия шрифта. В некоторых вариантах при нажатии треугольничка программа предложит вам выбрать только название шрифта, а чтобы выбрать его вид, необходимо войти в меню Формат → Шрифт.
В окошке ниже под названием Образец вы увидите образец. Он показывает, как будет выглядеть ваш текст после того, как вы нажмете ОК. Пока вы ее не нажали, можете играть со шрифтами сколько угодно. Если передумали – нажмите Отмена или просто закройте окошко.
Заголовок мы выделили жирным шрифтом, а текст – курсивом
В этом окошке тоже можно поработать со шрифтами
В окне Шрифт есть две вкладки – Интервал и Анимация. Интервал изменяет расстояние между буквами, а возможности анимации нужно увидеть самой, так как на бумаге это не отобразить в полной мере. Так что попробуйте, посмотрите, что получится, не пожалеете.
Нажав кнопку 10 {Выделение цветом), вы можете выделить текст любым цветом (выберите, какой вам по душе).
Нажав кнопку 11 {Цвет шрифта), вы можете задать цвет шрифта. Авто означает, что текст по умолчанию будет черный.
Если вы хотите задать определенный, заранее установленный стиль тексту, то выбираете из выпадающего списка 1 {Стиль), например заголовок 1 (самый большой), заголовок 6 (самый маленький), нумерованный список и т. д.
Рассмотрим самые нужные кнопки стандартной панели (некоторые из них дублируют элементы меню Правка). Эти кнопки позволяют редактировать текст. Нажимая кнопку Вырезать 12, вы удаляете выделенный текст. Но при этом он сохраняется в буфере обмена. Буфер обмена – это такое временное хранилище, где хранится последняя скопированная вами информация. Ставите курсор мыши в то место, куда вы хотите вставить вырезанный текст, и нажимаете кнопку Вставить 14, и пожалуйста – текст появился на новом месте!
Если же вы не хотите удалять текст на старом месте и в то же время хотите добавить его в другое место, тогда нажимаете кнопку Копировать 13, а дальше действуете, как в предыдущем случае.
Кнопки 12, 13 и 14 доступны только тогда, когда текст выделен.
Если щелкнуть правой кнопкой мыши на тексте (который вы, конечно же, не забыли выделить), то выскочит контекстное меню, в котором тоже есть эти кнопки.
Кнопка Отменить 16 интересна тем, что она может отменить одно или даже несколько предыдущих ваших действий. Например, вы нечаянно нажали какую-то кнопку, и исчез кусок текста или текст принял безобразный вид. Не паникуйте раньше времени! Нажимаете кнопку Отменить, и вы можете вернуться на несколько шагов назад, вплоть до открытия документа. А пожелаете вернуться снова вперед, тогда жмете кнопку Вернуть, которая находится справа от кнопки Отменить.
Контекстное меню правой кнопки в Word
Вы одним махом можете отменить столько действий, сколько захотите
В окошке Масштаб, обозначенном циферкой 8, вы можете установить такой размер страницы, чтобы текст был нужного размера и не портил зрение при чтении. Обращаем внимание на то, что при этом вы меняете только размер изображения на экране монитора. Сам документ, выводимый на печать, никак изменяться не будет.
В самом низу окна слева находятся кнопки, задающие режимы просмотра. Обведена кнопка Режим разметки. Этот режим наиболее удобный. Он позволяет увидеть страницу в ее истинном виде, как она будет выглядеть при печати. Остальные режимы посмотрите для интереса. Они используются значительно реже.
Как набирать и оформлять текст, мы вроде разобрались.
А как быть, если нужно сделать таблицу?
Создание таблиц
Давайте создадим табличку (будете, например, расписание уроков детям писать, или распорядок дня, или…).
Чтобы не запутаться, создадим новый файл. Помните как? Открываем Word, видим Документ 1 (если программа открыта, то Файл → Открыть), сохраняем новый документ (нажимаем на значок Сохранить на панели инструментов или Файл → Сохранить), вводим название «Моя первая табличка» выбираем Рабочий стол, папку «Моя первая папка для моих документов». Все.
Нажимаем кнопку Добавить таблицу
На панели инструментов ищем значок Добавить таблицу(см. рисунок). Появится квадратик с ячейками. Проведите мышкой по ячейкам – они становятся синими. Вот сколько ячеек у вас будут синими, столько столбцов и строк будет у вас в табличке.
Мы сделали синими 3 квадратика по вертикали и 4 по горизонтали. Вот какая табличка у нас получилась.
Мы выбрали таблицу 3 x 4. Вот что получилось
Все операции, которые вы можете делать с таблицей, находятся в меню Таблица. Но это меню будет доступным, только если курсор стоит внутри таблицы.
Меню Таблица
Если вы захотите выделить строку таблицы, просто щелкните мышкой слева от этой строки, если столбец – щелкните сверху (курсор превратится в жирную стрелку).
Давайте заполним нашу табличку. Например, создадим список дней рождения (как вариант – телефонов, адресов и т. д.).
Когда мы набираем текст в ячейке, в ней действуют правила, как будто вы набираете обычный текст на странице, т. е. можно делать абзацы клавишей Enter, в ней действуют клавиши End и Home.
Двигаться по табличке можно при помощи мышки или клавиши Tab.
Ну что, заполнили? У вас закончились строчки? Не беда. Поставьте курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab. Если вы захотите добавить строку в середине таблички, выделяем строку, щелкаем правой кнопкой мыши, появляется контекстное меню.
Контекстное меню при работе с таблицей
Аналогично можно добавить столбцы, то есть выделить столбец и воспользоваться командой контекстного меню Вставить столбец.
При работе с таблицами вы должны запомнить правило: сначала ВЫДЕЛЯЕМ, затем ПРИМЕНЯЕМ контекстное меню.
Можно изменять ширину столбцов и строк с помощью линейки Word (которую можно включить в меню Вид, если она у вас не отображается). Если поставить курсор внутрь таблицы, то на линейке отобразятся отбивки (в виде серых трегольничков) каждого столбца. Если эти треугольнички подхватить мышкой и подвигать, то можно изменить ширину столбца или строки.
Мы изменили ширину столбцов и добавили строки в конце и середине таблицы
В таблице нужно исправить Семеныча на Семеновича, а то подумают, что мы неграмотные. Видите, слово «Семеныч» подчеркнуто красной волнистой линией? Это Word облегчает нам жизнь и сразу указывает на ошибки. Прямо как учитель в школе. Если щелкнуть по слову правой кнопкой мышки, то появится контекстное меню (то есть меню, которое показывает, что можно сделать со словом).
В верхней части этого меню предлагаются различные варианты возможного правильного написания слова (кстати сказать, не всегда это то слово, которое мы хотели напечатать, помнится, мне программа настойчиво предлагала заменить Вудро Вильсона на Ведро). Нам как раз не повезло. Поэтому придется исправлять слово самим вручную.
Если вы уверены в своей правоте, а Word по понятным только ему причинам настойчиво чертит красные линии, нажмите Пропустить все. А чтобы больше не возникало вопросов, нажмите Добавить в словарь.
Для того чтобы проверить ошибки во всем документе, воспользуйтесь командой Правописание из меню Сервис или, еще проще, нажмите клавишу F7.
Но что это? Волны стали зелеными! Не пугайтесь. Просто-напросто программа сообщает вам, что вы сделали грамматическую ошибку. Опять же, жмете по подчеркнутому слову правой кнопкой мыши. Если вы согласны с предложенным вариантом, жмете прямо по нему. Если нет – выбираете Пропустить предложение.
Вот что вы можете сделать со словом
Так, мы немного отошли от темы. Продолжаем работать с нашей табличкой.
Если вы захотите сделать все строки или столбцы одинаковой ширины, то опять же выделяем и с помощью команды контекстного меню (правой кнопки мышки) Выровнять высоту строк или Выровнять высоту столбцов равняем.
Мы выровняли столбцы по ширине и добавляем столбец
Если столбец лишний, давайте его удалим. Выделяем, нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем из контекстного меню Удалить столбец.
А давайте для полного счастья еще и вторую сверху строку удалим. Выделяем и с помощью команды контекстного меню Удалить строку – удаляем.
Удаляем второй столбец и вторую строку
А как там поживают наши ячейки таблицы? Давайте их тоже попробуем повыделять. Чтобы выделить ячейку, нужно щелкнуть внутри нее слева от текста, пока курсор имеет вид стрелочки
Если курсор превратился в палочку, то это значит, что вы можете в ячейке писать текст.
Если ячейки выделить, с ними можно сделать много интересного.
Например, объединить, удалить… Опять же выделяем и жмем правую кнопку мыши.
Давайте добавим вверху таблицы еще одну строку. Для этого ставим курсор слева от верхней строки и выбираем в контекстном меню Добавить строки. Теперь выделим три левых ячейки верхней строчки и при помощи команды Объединить ячейки объединяем их.
Объединяем ячейки
С таким же успехом выделяем и объединяем две ячейки справа сверху. Попробуем разбить ячейки. Используем команду Разбить ячейки из контекстного меню.
Разбиваем ячейки при помощи команды Разбить ячейки из контекстного меню
В появившемся окошке выберем число столбцов 5, число строк 2
В появившемся окошке выберем нужное число столбцов и строк. Смотрим, что у нас получилось.
Вот, что у нас получилось после разбивки ячеек
Ну, мы-то с вами понимаем, что на самом деле эти ячейки нам не нужны, поэтому мы отменим это действие с помощью команд Правка → Отменить → Ввод.
С текстом внутри ячейки вы можете делать то же, что и с обычным текстом – выровнять, отформатировать и т. д.
С помощью команды контекстного меню Автоформат вы сможете задать автоматический формат для таблицы. Мы выбрали Веб-таблицу 3.
С помощью этой команды меню вы сможете задать автоматический формат для таблицы
Вот какая красота у нас получилась.
Вот какая красивая у нас получилась табличка
Давайте распечатаем нашу табличку.
Если вы уверены, что все у вас в порядке, жмите значок принтера на панели инструментов, и ваш документ моментально отправится на печать. Если не уверены, нажмите кнопку Просмотр, если что-то не так, откорректируйте параметры страницы (меню Файл → Параметры страницы). Да, и не забудьте положить в принтер бумагу. Ну что, все получилось? Можно вас поздравить. Вы освоили азы программы Microsoft Word. Теперь перед вами открывается необъятный простор для совершенствования. Удачи!
Немного времени
Игра «О счастливчик»
Игрок: Прошу убрать два неверных варианта.
Ведущий: Итак, дорогой компьютер, уберите, пожалуйста, два неверных варианта.
Надпись на мониторах: «Программа выполнила недопустимую ошибку и будет закрыта».
Ведущий: Что ж, по просьбе компании Microsoft – реклама…
Программа Excel
Книга и лист Excel
Microsoft Excel – это очень мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. В отличие от Word, в котором мы создавали текстовые документы, Excel используется для создания электронных таблиц.
Электронные таблицы очень удобны, когда вы делаете расчеты с табличными данными. С помощью Microsoft Excel можно строить на основе таблиц диаграммы и выводить полученную информацию на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями. Ваш начальник будет доволен.
Документ, созданный в программке Excel, называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы с ячейками, в которые можно заносить числа или текст. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и даже статистических расчетов.
Давайте откроем Microsoft Excel. Для этого нажмите Пуск → Все программы → Microsoft Excel.
Интерфейс
Интерфейс (внешний вид) программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):
Внешний вид окна программы Excel
Как вы теперь смогли сами убедиться, основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа так называемого окна книги, другими словами – электронной таблицы.
Что делает программа
Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. В нижней части окна книги находится несколько кнопок (так называемые ярлычки), с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки со стрелочками, расположенные в нижнем левом углу окна.
Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы.
Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или так называемый адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся путем складывания буквы столбца и цифры строки. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.
Бывает такое, что границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого всего листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.
Строка формул
Если со строкой меню и панели инструментов все понятно – работа с этой частью Excel аналогична работе в Word, то строка формул может вызвать некоторые затруднения. Давайте разбираться.
Строка формул расположена ниже панели инструментов.
В строке формул всегда отображается содержимое ячейки, которая в данный момент активна
Содержимое активной (т. е. выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке в строке формул появляются три кнопки:
1) кнопка отмены (красный крестик);
2) кнопка ввода (зеленая галочка);
3) кнопка изменения формулы (знак функции).
Те самые три кнопки
Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.
В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.
В строке состояния показывается режим работы программы
На этом первое знакомство с Excel закончим и перейдем к более детальному изучению возможностей программы.
Создание электронных таблиц
Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.
Запустите Excel (Пуск → Все программы → Microsoft Excel). В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, которые расположены на отдельных вкладках.
При создании нового документа обычно появляются три чистых листа, корешки (ярлычки) которых видны в нижней части окна документа.
Посмотрите, верхняя левая ячейка А1 окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.
1) Поставьте курсор в ячейку А1 (она стала активной).
2) Помните нашу табличку из Word?
3) Напишем название «Дни рождения» и нажмем клавишу Enter два раза. Попадаем в ячейку А3. (Если нажмем один раз, то перескочим только на одну строчку ниже.)
4) Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter или Tab либо просто щелкайте мышкой на нужную клетку.
5) Введите текст «ФИО», нажмите Enter.
6) Введите «Фамилия», перемещаемся на ячейку вправо.
7) Введите «Имя», перемещаемся на ячейку вправо.
8) Введите «Отчество», жмем Enter.
9) Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рисунке.
Вот какая у нас получилась табличка
Но вот почему-то отчество «Семеновна» у нас видно не все. Ширину столбца легко изменить. Ставите указатель мышки на границу между ячейками с буквой D и буквой E. Появляется тоненькая пунктирная линия. Не отпуская кнопки мышки, тянете границу ячейки вправо, пока не увидите, что видно все слово «Семеновна». Отпускаете мышку.
Изменяем ширину столбца
Да, и не забудьте сохранить свое произведение искусства. Назовем его «Моя первая электронная таблица». Сохраним на Рабочий стол в папку «Моя первая папка для моих документов».
Сохраняем нашу первую электронную таблицу
Но наша табличка не очень красивая. Исправить это очень просто. В Excel, точно так же как и в Word, можно форматировать текст и работать с ячейками. Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню.
Вы заметили, что текст «День рождения» не влезает в рамки ячейки. С помощью Enter в Excel в отличие от Word невозможно переносить слова, делать абзацы. Чтобы исправить эту ситуацию, а также для того, чтобы применить различные варианты расположения текста, используем вкладку Выравнивание в меню Формат → Ячейки.
Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню
Для того чтобы текст помещался в рамках вашей ячейки, поставьте галочку возле переносить по словам
С помощью обведенных кнопочек красиво отформатируйте все ячейки таблицы. Вы уже умеете это делать.
С помощью обведенных кнопочек отформатируйте все ячейки таблицы
Однако наша табличка все еще имеет незаконченный вид. Не хватает границ таблицы. Находим нужную кнопку (она на нашем рисунке обведена) и выбираем нужный нам вариант, он на рисунке последний.
Рисуем границы таблицы
Попробуйте поэкспериментировать, в конечном итоге у вас должна получиться вот такая таблица.
Наша красивая таблица
А можем сделать еще красивее. Просто выделите всю табличку и с помощью уже знакомого нам меню Автоформат из меню Формат сделайте красоту.
Используем в меню Формат команду Автоформат
Из предложенных вариантов выберите, какой вы хотите видеть свою табличку.
Выбираем внешний вид таблички
В нашем примере мы выбрали вид «Классический 1».
Вот какая у нас получилась табличка
Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. Excel имеет для этих целей собственный модуль, возможности которого несколько шире. Модуль этот называется Мастер диаграмм. Его значок есть на панели инструментов.
Открываем Мастер диаграмм
Тот же эффект вы получите, если выберете команду Вставка → Диаграмма. Откроется все то же окно диалога Мастер диаграмм.
В открывшемся окошке вы увидите список диаграмм. Справа в окошке показаны различные варианты каждого типа стандартных диаграмм. Если вы не нашли ничего интересного в стандартных диаграммах, можете поискать во вкладке Нестандартные. Мы выбираем коническую диаграмму.
Диаграмму добавляем с помощью меню Вставка
Выбираем Коническую диаграмму
Щелкните на кнопке Далее. Откроется второе окно мастера, в котором вас попросят указать ячейки с теми данными, на основе которых следует строить диаграммы.
Переходим к нашей табличке. Мастер диаграмм не закрывайте! Щелкните в листе Excel на ячейке В5.
Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е6 или просто протяните мышкой.
В окне диалога мастера поставьте точечку рядом с Ряды в: строках.
В этом окошке нужно указать ячейки, на основе данных которых мы будем строить диаграмму
В области просмотра появится диаграмма. Жмем Далее. Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z.
Жмем кнопку Далее. Мы поместим диаграмму на имеющемся листе, чтобы была на одном листе табличка и рядышком диаграмма. Ставим точечку возле слова «имеющемся».
Мы можем увидеть, что же у нас получится
Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z
Ставим точечку возле слова «имеющемся»
На лист рядом с таблицей будет вставлена диаграмма, отражающая введенные данные в графической форме. Щелкаем по диаграмме мышкой и, не отпуская левой кнопки мышки, перемещаем туда, куда пожелаем.
Помещаем диаграмму, как вам нравится
Обработка чисел
Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных.
Здесь вы можете увидеть все возможные варианты форматов чисел
Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.
Ячейки можно использовать как калькулятор. Например, если ввести в ячейку «= 5 + 10», то будет показан результат «15».
Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формул в верхней части окна Excel.
Чтобы умножить наше «Кол-во» на «Цену» нужно выделить ячейку D4 (видите, ячейки заголовков столбцов и строчек выделились синим цветом). Прямо в ячейке ставите знак равно «=». Затем щелкаете мышкой по ячейке B4. По контуру она выделится синим цветом. Набираете на клавиатуре знак «*». Напомню, что он находится справа на клавиатуре на цифровой панели в верхнем ряду вторая кнопка справа. Обратите внимание на строку формул. В ней отображается последовательность ваших действий. Теперь щелкаете на ячейке С4 (она выделится зеленым цветом). И нажимаете Enter. Все! Получилось? Если не уверены, что все посчитано правильно, можете в любой ячейке набрать «=10*20» и Enter. Сошлось? Здорово.
Выполняем умножение
Давайте заполним табличку дальше. Можете вводить данные своих чеков. В нашем варианте введены абсолютно примерные данные. Ну что, заполнили все?
Теперь поместите указатель мышки в правый нижний угол ячейки D4 и потяните вниз до конца ваших заполненных строчек с данными. Формула скопируется.
Копируем формулу
С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблицы (см. рис.). То есть выделяете ячейку, в которой хотите видеть результат суммирования, и нажимаете значок Автосумма. Вы можете изменять область выделения, потянув мышкой за уголочек выделения. Когда вы определились с ячейками, которые нужно будет сложить, жмете Enter.
С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблице
Попробуйте щелкнуть на любой ячейке в столбце «Кол-во» или «Цена» и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке «Итого».
Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. Но, чтобы все описать, нужна отдельная книга.
Вот какая табличка у нас получилась
Операции с листами
По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Но трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и называть их более понятными именами.
Чтобы по умолчанию в книге появлялось не 3, а другое количество листов, выберите команду Сервис → Параметры, раскройте вкладку Общие и измените величину в счетчике Листов в новой книге на ту цифру, которая подходит вам. Если пока вы не знаете, какое количество вам нужно, оставьте все как есть.
В этой вкладке можно изменить количество листов в книге
Чтобы у листов были понятные вам названия, а не странные названия «Лист 1», «Лист2»:
1) щелкните правой кнопкой мыши на корешке Лист 1;
2) выберите в контекстном меню команду Переименовать;
3) введите новое имя для листа, например Клиенты.
А можно так: дважды щелкните на корешке Лист 2 и введите имя «Расходы».
То есть вы поняли, что переименовать листики можно двумя способами.
Для того чтобы скопировать лист:
4) щелкните на корешке «Расходы» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать.
В открывшемся окошке установите галочку Создавать копию, чтобы выбранный лист копировался, а не просто перемещался.
Копирование листа
В списке Перед листом щелкните на пункте (переместить в конец). Затем щелкните на кнопке ОК.
Но может случиться так, что вы захотите скопировать лист из одной книги в другую. Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу, выберите все в том же окошке в раскрывающемся списке в книгу пункт Новая книга.
Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на корешке «Расходы» и выберите команду Добавить.
Добавляем лист
На вкладке Общие открывшегося окна диалога Вставка щелкните на значке Лист. Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.
Ну, вот вкратце мы и ознакомились с Microsoft Excel. Эта программка очень емкая, рассказать обо всем не получится, но основные операции мы освоили. Теперь перед вами открывается большое поле для экспериментов.
Outlook Express
Outlook Express – это одна из самых известных почтовых программ, т. е. программ, которые используются для работы с почтой в электронном виде. Большинство продвинутых пользователей электронного бизнеса (по всей видимости, к нам это не относится) пользуются The Bat. У этой программы много функций, которых нет у Outlook Express. Вот, например, некоторые почтовые ящики спамеры (т. е. нехорошие люди, занимающиеся рассылкой писем, которые вы совсем не ждете) занесли ваш адрес в свои базы и засыпают спамом (все теми же неожиданными письмами, не исключено, что в них есть и вирусы). В The Bat можно пользоваться такой возможностью, как просмотр заголовков и первых строк писем, а потом удалять ненужные письма прямо с сервера. Это значительная экономия трафика.
Вся прелесть почтовых программ, таких как Outlook Express, в том, что они позволяют нам работать с почтой без выхода в Интернет. Она может получить и отправить вашу почту и сама отключиться от сети. И сделает это она быстрее, чем это сделаете вы (конечно, она же только этим и занимается). А если у вас имеется несколько почтовых ящиков на разных серверах, тогда – тем более.
Если у вас на компьютере есть программка The Bat, то она будет помогать вам работать с вашей почтой (электронной, конечно). Одно плохо, The Bat – программа платная, а для дам, которые только начинают познавать компьютер, ее функции абсолютно не нужны.
А вот Outlook Express установлен на ваш компьютер вместе с Windows, в своем интерфейсе не имеет ничего лишнего, поэтому на программке Outlook Express мы с вами и остановимся.
Для начала давайте запустим Outlook Express. Есть два варианта:
Вариант 1: если у вас запущен Internet Explorer, можно нажать кнопку Почта (с изображением конвертика) на панели инструментов;
Вариант 2: нажать кнопку Пуск и в открывшемся меню выбрать Электронная почта.
Мы остановимся на последнем варианте.
Вот так выглядит окно почтовой программы Outlook Express
Это окошко состоит из четырех окон, каждое из которых можно закрывать по отдельности. Границы этих окон можно изменять, потянув их мышкой за уголочек.
В окне Папки собственно находятся папки, в которых в скором времени будут гордо лежать ваши письма. В этом окне по умолчанию создаются 5 папок: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики. Для начала этого хватит. А со временем вы сможете сами создавать папки по темам, по авторам писем и т. д. Рядом с названием папки в скобках указывается число писем, которые вы еще не успели прочитать.
Папка Удаленные очень похожа на папку Корзина в Windows, т. е в нее вы будете выбрасывать ненужную почту.
Вот прямо сейчас выберите любую папку и щелкните на ней мышкой. Все, что в ней находится, отобразится в окне справа. Непрочитанные письма вы заметите сразу, для вашего удобства они выделены жирным шрифтом.
Содержимое папки Входящие. Вверху список писем, под ним в окошке вы можете увидеть (а можете и нет, в зависимости от настроек) содержимое письма
Очень удобно, когда вы сразу можете видеть содержимое письма. Но из соображений безопасности лучше не открывать все письма подряд, а то сейчас столько вирусов развелось. Однако если вы все же решились, то поставьте галочку в квадратике возле Отображать область просмотра (меню Свойства → Настройка окна).
Поставьте галочку Отображать область просмотра, если хотите сразу видеть содержимое ваших писем, и вирусов вы не боитесь
Окно контактов
Сюда вы будете заносить адреса «постоянных клиентов», т. е. подруг, знакомых, с которыми вы общаетесь постоянно, чтобы не вводить каждый раз один и тот же адрес (к тому же запоминать его не нужно будет). Чтобы занести адрес в адресную книгу, просто щелкните на заголовке пришедшего письма (в окне заголовков, с которым мы познакомимся чуть позже), нажимаете правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираете пункт Добавить отправителя в адресную книгу. И сразу же имя отправителя появится в окне контактов, а значит, и в адресной книге. Здорово?
Добавляем отправителя в адресную книгу
После этого, нажав кнопку Адреса на панели инструментов, вы можете внести все данные по адресату, которые вы знаете (дата рождения, номера телефонов, адрес офиса и т. д.).
Панель инструментов Outlook Express
Панель инструментов в программе Outlook Express очень проста (особенно после того, как вы освоили Word или, еще хуже того, Excel). Если подвести курсор к значку на панели, то всплывет подсказка (на случай, если вы что-то забыли).
Окно заголовков
В нем вы видите список писем, находящихся в данной папке. Щелкнув курсором по любой папке слева (в окне папок), справа вы увидите список всех, находящихся в папке писем. Это и есть «Окно заголовков».
Вы можете отсортировать ваши письма. Стоит только щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку любого столбца. Например, если щелкнуть на От, то все письма будут рассортированы по алфавиту, если щелкните на Получено, то письма разложатся по дате получения.
Окно предварительного просмотра
Щелкнув мышью по любому письму в окне заголовков, вы увидите содержание письма в окне предварительного просмотра. А если вы щелкните по заголовку два раза, то письмо откроется полностью в собственном окне (под окном заголовков).
Устанавливаем параметры
Все настройки Outlook Express мы не будем проверять, большинство из них по умолчанию установлено правильно. В меню Сервис на панели инструментов выбираете самый нижний пункт – Параметры. В открывшемся окне 10 вкладок. Посмотрим только одну вкладку.
На вкладке Общие поставьте галочку перед При запуске сразу открывать папку “Входящие”. Остальные пункты также не помешает отметить, если вы, конечно, хотите
Все это замечательно, но пока что эта почтовая программа понятия не имеет, какие у вас есть почтовые ящики, и, следовательно, доставить почту не может. А для доставки почты ей нужно знать адрес вашего почтового ящика и пароль. Поможем ей? Для этого добавим учетную запись электронной почты. Как это сделать?
Добавление учетной записи нового почтового ящика
Заходим в меню Сервис, жмем ссылку Учетные записи.
В меню Сервис нажимаем ссылку Учетные записи
В открывшемся окошке жмем кнопку Добавить, из появившегося меню выбираем строку Почта.
Если у вас до сих пор почтового ящика не было (в смысле электронного), то эта вкладка у вас будет пустой. Непорядок!
В открывшемся окне выбираем вкладку Почта
Система услужливо запустит Мастер подключения к Интернету, который захочет с вами познакомиться, а для начала попросит вас написать свое имя, которым вы будете подписывать свои письма.
Мастер подключения к Интернету предложит вам ввести имя
Нажимаете кнопку Далее и на открывшейся вкладке в поле Электронная почта пишете название почтового ящика, который вы будете использовать для переписки. Только без единой ошибки! Вы, конечно же, записали название (на всякий случай) в блокнот, когда регистрировались.
Вводите название почтового ящика, который вы будете использовать для обмена письмами
Нажимаете кнопку Далее и в открывшемся окне указываете сервер входящих и исходящих сообщений электронной почты. Если у вас почтовый ящик на mail.ru, то смело списывайте с этой картинки, а если вы создали ящик где-нибудь в другом месте, то вы сможете найти эти сведения на сайте вашего провайдера.
Указываете сервера электронной почты
Жмем кнопку Далее и вводим название учетной записи и пароль. Учетная запись (напоминаю, что в нашем случае на mail.ru) – это то имя, которое стоит перед знаком @ (собака). Пароль (без ошибок) вводите тот, который вы указали при регистрации (будем надеяться, что вы его еще не забыли).
Хотелось бы обратить ваше внимание на то, что поскольку при вводе пароля букв не видно, а видны только кружочки, проверьте обязательно, что раскладка клавиатуры включена английская и не включен ли Caps Lock.
Водите название учетной записи и пароль
Нажимаете кнопку Далее, и перед вами открывается окно с поздравлением.
Окно с поздравлением
Теперь нажимаете кнопку Готово – и все. Готово! Теперь вам не нужно ждать долгого открывания страниц на почтовом сервере. Просто нажмите кнопку Доставить почту и смело можете в это время заниматься другими делами. Outlook Express быстро все сделает за вас!
Получение, создание и отправка писем
Чтобы написать письмо в Outlook Express, нужно нажать кнопку Создать сообщение на панели инструментов. Откроется чистый бланк письма, который нужно будет заполнить.
Чистый бланк письма, который вы будете заполнять
Поле От заполняется автоматически – пишется адрес вашего почтового ящика. А если у вас не один почтовый ящик, тогда выбираете нужный из выпадающего списка.
В поле Кому нужно написать адрес того, кому вы хотите написать письмо. Но если он занесен в вашу адресную книгу, тогда процесс упрощается – достаточно нажать на кнопку со словом Кому и откроется адресная книга, из которой вы и выбираете нужный адрес.
Желательно написать тему письма. В таком случае тот, кому вы отправили письмо, будет примерно знать о чем письмо, что это не спам (рекламный мусор). Кстати, люди, которые занимаются рассылками, тоже хотят, чтобы их письма прочитали, поэтому в заголовках писем пишут «От Лены», «От Володи», «Ответ на Ваше письмо». Несколько лет назад была эпидемия компьютерного вируса, распространяемого с письмом, озаглавленным «Я тебя люблю» (на английском языке). Поэтому тему нужно придумать такую, чтобы получатель, сортирующий каждый день по нескольку сотен писем, не выбросил ваше письмо в корзину не читая.
Ваше письмо готово к отправке
Затем пишете в текстовом поле само письмо.
Если вы хотите отправить с письмом какой-то файл (картинку, фото, архив и т. д.), то нажмите кнопку Вложить (на ней нарисована скрепка, так что не ошибетесь). После нажатия этой кнопки открывается знакомое вам окно Windows, с помощью которого вы выбираете файл, который нужно отправить с письмом.
После этого под полем Тема появится еще одно поле Присоединить с названием и размером того самого файла, который вы выбрали. Только проверьте обязательно, что ваш вложенный файл вложился на самом деле, а то неудобно будет: в письме укажите, что прилагаете особо важный документ, а потом письмо отправите, забыв присоединить дополнение.
Так, письмо готово, нажимаете кнопку Отправить. Если вы в этот момент подключены к Интернету, то письмо моментально улетит к адресату, а если нет, тогда переместится в папку Исходящие. В таком случае после выхода в Интернет нужно будет нажать кнопку Доставить. Благодаря этой кнопке будут отправлены ваши письма, а заодно скачаны с сервера письма, пришедшие в ваш адрес.
Ответ на письмо
Если вам пришло письмо и вы хотите ответить, тогда дело обстоит еще проще. Вы нажимаете кнопку Ответить на панели инструментов. Откроется бланк письма. Но теперь будет заполнено не только поле От, но также и Кому.
В поле Тема также будет вписана тема, указанная автором пришедшего письма с приставкой Re: (что означает ответ на письмо). Можете ее оставить, а можете написать новую тему. Кроме того, текстовое поле уже содержит текст присланного письма. Это очень удобно: таким образом вы напомните тому, кто прислал письмо, ответ на какое письмо вы даете.
Вы можете вставить комментарии после каждого абзаца его письма, использовать цитаты. Ненужное просто удаляете, как обычно, сначала выделив, а потом нажав клавишу Delete.
Получение почты
Получение почты осуществляется путем нажатия на кнопку Доставить. Все письма поступят в папку Входящие. Щелкая по заголовкам писем в окне заголовков, вы можете просматривать все письма подряд или на выбор. При этом заголовки писем, которые вы еще не открывали, выделены полужирным шрифтом. Если письмо открыто более 5 секунд – это выделение исчезнет.
Ну что, милые дамы, мы дали вам самую необходимую информацию по работе с почтовой программой Outlook Express. Этого вполне хватает в большинстве случаев, по крайней мере на первое время. А дополнительные функции вы можете осваивать сами по мере необходимости.
Немного передохнем
Вам холодно и одиноко? Одно завалявшееся письмо в почте наводит на вас тоску? Абсолютно пустой список контактов в ICQ заставляет рыдать в подушку? Ничего! Специально для вас, всегда и везде – СПАМ!