Деловые переписка и презентация
Однажды мы услышали интересную мысль.
– Деловая переписка – это «бесплатная версия» художественного текста, – сказал остроумный парень, участник одного из тренингов, – функционал все тот же, только половиной опций ты не имеешь права пользоваться: сравнения нельзя, метафоры нельзя, прямую речь – тоже нельзя. Приходится выкручиваться с тем, что есть.
Мы долго смеялись – очень уж метафорично было сформулировано. Объясняли, что сравнения – как раз можно и нужно; как же мы в деловой переписке без сравнения цифр, дат и фактов? И соглашались, что в целом тот молодой человек абсолютно прав.
В чем цель деловой переписки?
Максимально кратко донести информацию. Причем донести так, чтобы получатель вас правильно понял и (в идеале!) убедился в вашей правоте.
Деловое письмо не должно быть интересным. Но те люди, что стремятся к понятности и краткости изложения, с удивлением обнаруживают: их тексты становятся заметно интереснее. Что, будем честными, всегда на руку автору.
О простоте и понятности изложения мы и поговорим в «деловых» главах. Но даже если вы никогда не писали деловые письма и не планируете начинать, не пролистывайте их: принципы, которые будем обсуждать в разделе «Деловая переписка», отлично работают в любых текстах.
Глава 4Логика изложения
Русский письменныйБлок Светланы Иконниковой
Начнем с пресс-релиза. Не буду публиковать его целиком – достаточно первых четырех абзацев.
Выставка «Авангард» задумана как признание любви к гениям Русского Авангарда коллектива Культурно-просветительского фонда «Игрек».
В городе N 20 сентября состоится важная премьера выставки «Авангард», поддержанная грантовым фондом, Министерством культуры N-ской области и многими партнерами проекта.
В первую очередь проект адресован молодежи, которая почти не знает легендарной эпохи, прославившей искусство Русского Авангарда на весь мир.
Чтобы удивить жителей города N, золотые фонды ведущих музеев России распахнули свои сокровища! Дизайнеры отобрали эскизы и смогли создать утраченные в годы репрессий и гонений 70 реконструкций уникальных костюмов истинных гениев Авангарда.
И далее в том же духе.
Я изменила название фондов и организаций, закамуфлировала название города литерой N. Но, поверьте, это реальный пресс-релиз. Он пришел на настоящую электронную почту с настоящего электронного адреса.
Что с ним не так?
Если отбросить недоумение по поводу распахнутых сокровищ, сделать вид, что это опечатка и на самом деле авторы в курсе: распахиваются не сокровища, а сокровищницы, то… у текста всего лишь проблема с логикой.
Да, в пресс-релизе отсутствует то, что должно быть в любом тексте, – логика. Создается ощущение, что его писали по принципу салата: не важно, в каком порядке резать ингредиенты, все равно потом все перемешается.
Но текст – не салат. И последовательность в подаче фактов-ингредиентов очень важна.
Как ее выбрать? В деловых письмах чаще всего используются две схемы: «пирамида» и «рыбий скелет».
Наверняка вы сразу вспомнили либо пирамиду потребностей Маслоу, либо пирамиду одного из египетских фараонов. Оставим фараонов и обратим внимание на Маслоу. Помните, что эта пирамида потребностей разделена на 5 секторов? Мы «читаем» ее снизу и соглашаемся с тем, что самые базовые потребности человека – физиологические (пища, вода, жилье и т. д.).
Так вот, пирамида, по которой мы будем писать тексты, тоже состоит из секторов. Только количество этих секторов определяете вы сами. Их может быть два, три, четыре – не важно. Различие в том, что пирамиду потребностей Маслоу мы «читаем» снизу, а пирамиду текста – сверху, с самой ее острой части.
И выглядит она таким образом:
Что такое событие? То, ради чего мы пишем письмо. Если бы этого события (или этого вопроса, этой проблемы) не было, мы бы вообще не стали ничего писать. Но оно возникло – а значит, у нас есть повод сесть за клавиатуру и отправить именно это письмо именно этому человеку.
После того как обозначили событие, мы даем к нему самое важное пояснение (аргумент).
Затем – чуть менее важное.
После – еще менее важное.
И так до тех пор, пока мы не скажем сами себе: «Довольно»!
Почему этот принцип отлично работает? Будем честными: мы вовсе не уверены, что наш адресат прочитает все письмо. Более того, мы не уверены, что ему вообще хочется читать наше письмо и разбираться в хитросплетениях нашей логики.
(Ой, мы никогда не думали о том, что адресат может не хотеть читать наше письмо? Но вот сейчас подумали!)
Да, он может не хотеть.
Поэтому мы готовим для адресата информацию так, чтобы ее можно было максимально быстро и максимально комфортно «проглотить». Потому что мы – поставщики, адресат – потребитель. И это наша задача – сделать так, чтобы потребителю было удобно пользоваться нашим «продуктом».
Именно по такой схеме, как правило, пишут тексты для новостных порталов. Например[1]:
Тюменские автоинспекторы доставили в больницу автомобилиста, которому стало плохо за рулем.
Тюменец разместил в социальной сети пост с благодарностью тюменским автоинспекторам. Мужчина рассказал, что у него резко подскочило давление. Он включил аварийную сигнализацию и поехал медленнее. Но когда увидел сигнальные маячки патрульного автомобиля, прибавил скорость, чтобы быстрее доехать до полицейских и попросить их о помощи.
Инспекторы полка ДПС ГИБДД старшие лейтенанты полиции Иван Марцинкевич, Наиль Юсупов и стажер Антон Бучельников приняли решение отвезти автомобилиста в больницу на его же машине, но в сопровождении патрульного автомобиля.
«По словам врачей, мне очень повезло, – написал в своем аккаунте тюменец Иван Устименко, – еще немного времени, и все было бы намного хуже. Хочу выразить огромную благодарность за помощь сотрудникам ДПС».
Обратите внимание: закончить чтение этого текста можно на любом этапе. Но на каком бы этапе вы ни остановились, все равно будете обладать правильной информацией. Просто у тех, кто прочитает заголовок, ее будет меньше, а у тех, кто дочитает текст, – больше. Но ни в первом, ни во втором случае искажение восприятия не возникнет.
– Нет, подождите, – говорят на этом этапе участники тренинга. – То есть что? Письма чиновникам нужно писать так: сначала вопрос, с которым я обращаюсь, а потом пояснение? Так? Разве так можно?
И я понимаю этот вопрос. Из поколения в поколение передавалась негласная норма: сначала вывали на чиновника ворох разнонаправленной информации, а в конце письма задай ему вопрос.
Информацию снабди запутанными тропами оборотов «в связи с тем, что…», «вследствие чего…», «довожу до вашего сведения факт того, что…». Так положено. Так принято. Чиновники сами на таком языке пишут.
…Я уже начала рассказывать эту историю в третьей главе. Доскажу здесь – подробнее.
Итак, мы сидели в Zoom: 50 мам, которые воспитывают детей с инвалидностью. Я вела у них тренинг «Как писать письма чиновникам».
Мы дошли ровно до этого момента – принципа пирамиды. Прозвучал именно этот вопрос: «Так что, письмо чиновнику сразу с запроса начинать?» И не успела я ответить, как одна из мам воскликнула:
– Да!
И начала рассказывать. Ее сыну нужна была особая инвалидная коляска – не такая, какую предоставляют бесплатно. Она точно знала: коляска ее ребенку поможет. И точно знала: денег у нее на нужную коляску нет.
Мама писала письма чиновникам. Обычные, стандартные письма. От чиновников приходили отписки. Обычные стандартные отписки: ваше письмо рассмотрено, ваше письмо передано в соответствующий департамент, ваше письмо… да ничего. Коляски как не было, так и нет.
И однажды эта мама написала другое письмо.
В первом же абзаце она четко сформулировала, что именно хочет от чиновника. Это было одно предложение длиной в две строки.
После первого абзаца она оставила пустую строку.
Во втором абзаце она написала первую причину, почему ее сыну нужна именно эта коляска.
Во втором абзаце – вторую причину.
В третьем абзаце она написала, почему до сих пор у нее этой коляски нет.
А в четвертом абзаце выразила полную уверенность, что чиновник подпишет распоряжение, которое позволит ее сыну получить коляску бесплатно. Потому что – и далее шел пятый абзац – существуют вот такие и такие нормы, которые дают чиновнику возможность это подписать.
– И что? – мы, не сговариваясь, подались вперед.
– Представляете, он все подписал. И нам купили коляску. – Мама светилась радостью.
Чтобы понять, почему это произошло, давайте посмотрим на письмо глазами чиновника.
Поздний вечер. Чиновник, устав от круговерти дел, садится разгребать почту. Пробегает глазами по одному письму. Не вникая в суть, отправляет письмо в один из департаментов – пусть там разберутся.
Берет другое письмо, снова бежит глазами по нагромождению фраз. Снова понимает, что с лёту тут не разберешься, надо вникать, анализировать, продумывать решение… и снова отправляет в профильный департамент – пусть у подчиненных голова поболит.
Берет третье письмо… И в первой же строке письма видит, что именно от него требуется: детская инвалидная коляска модели «икс». Во второй строке видит – почему это от него требуется. А к финалу письма ему и придумывать ничего не надо: перед ним готовая программа решения проблемы. И он уже не отправляет это письмо по инстанции.
Чувствуете разницу? Первые два письма он отправил, потому что ему не хотелось разбираться и докапываться до сути. А в нашем, третьем письме суть – вот она. До нее не надо копать, она видна сразу. И чиновник читает: ему легко понять, о чем идет речь. Он погружается в тему. И уже не может просто отделаться резолюцией «в департамент соцзащиты». Это письмо его уже зацепило.
Как бы вы ни относились к чиновникам, они люди. И их психика работает ровно по тем же законам, что и психика не чиновников.
Он хорош в том случае, когда вам сложно выделить более важные и менее важные аргументы. Когда кажется: да тут всё важно!
Что ж, отлично! Выделите главную мысль – ту, ради которой вы пишете письмо. А затем нанизывайте на нее аргументы – как кости нанизываются на рыбью хорду.
Так поступил молодой менеджер Артем: его отдел занимался работой с поставщиками. И однажды Артему «прилетела» задача – IT-специалисты его предприятия разработали систему, в которой должны отражаться поставки комплектующих. А поставщики, соответственно, обязаны работать именно в этой системе.
Артем понимал: он должен сделать так, чтобы поставщики сами захотели перейти на новую систему или как минимум восприняли бы этот переход без негатива.
Он начал письмо с главного. Причем – с главного для поставщиков.
«Уважаемый Иван Иванович, – начал Артем (имя и отчество, разумеется, менялись от поставщика к поставщику), – с 1 января 2022 года изменяется система электронного учета поставок.
Это сделает процесс поставки прозрачным. В работе с поставщиками мы избавимся от лишних согласований и сократим время на обработку информации на 40 %. Передача и согласование заказов, заявок и графиков поставки будет производиться через цифровой канал и не потребует от вас электронной подписи.
Каким образом будет происходить переход?»
Далее Артем по пунктам расписал, как специалисты его компании помогут специалистам компании-поставщика подключиться к системе и обучить сотрудников работе в ней.
И лишь в конце позволил себе абсолютно правдивую «страшилку»: «После 1 января 2022 года иного способа обмена информацией по заказам, кроме как в электронной системе, не будет».
Все поставщики, с которыми работал Артем, ответили ему что-то вроде: «Ок, хорошо, согласовывайте время, когда ваши ребята обучат наших ребят».
А вот поставщики, с которыми работали другие менеджеры (и писали им письма в другой форме), зачастую артачились и требовали оставить принцип работы «как было».
Почему Артем выиграл? Потому что он преподносил информацию так, как это важно было поставщику. Он показывал: «Да, мы понимаем, что наша новая система может создать для вас сложности, но обещаем, что сведем их к минимуму. А когда переходный период будет преодолен, и вы, и мы получим от новой системы сплошные плюсы».
…Однажды я вела тренинг в организации настолько серьезной, что, допусти она вольности в своих сообщениях, экономике России не поздоровилось бы. Но даже такая серьезная организация должна писать пресс-релизы.
Она и писала – прикрепляя почти к каждому обороту «хвост» в виде названия федерального закона. В результате текст пресс-релиза выглядел примерно так:
В соответствии с приказом Банка России от 17.09.2021 №ОД-1939 в компании Игрек назначена временная администрация Банка России, которая будет действовать до момента назначения конкурсного управляющего – в соответствии со статьями 127 и 189.68 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» либо ликвидатора – в соответствии со статьей 23.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности». Полномочия исполнительных органов кредитной организации в соответствии с федеральными законами приостановлены.
В компании работали умные люди. Они понимали: журналисты в таком пресс-релизе заблудятся, как в глухом лесу. Я привела всего лишь один абзац, а таких абзацев, как правило, было семь – десять.
Но и не указывать названия законов сотрудники этой серьезной организации не могли.
Что делать?
Решение сотрудники компании нашли быстро. Оно именовалось – сноски.
Любую «утяжеляющую» информацию из текста можно убрать в сноски. И тогда, с одной стороны, она в тексте сохранится, с другой – не будет мешать пониманию.
Именно так, кстати, поступают представители пресс-службы Банка России. И именно их текст я взяла в качестве примера – и сделала ему «утяжеление» (то есть все, что было в сносках, добавила в текст). На самом деле фрагмент пресс-релиза выглядит так:
В компании Игрек назначена временная администрация Банка России3, которая будет действовать до момента назначения конкурсного управляющего4 либо ликвидатора5. Полномочия исполнительных органов кредитной организации в соответствии с федеральными законами приостановлены.
3 В соответствии с приказом Банка России от 17.09.2021 №ОД-1939.
4 В соответствии со статьями 127 и 189.68 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)».
5 В соответствии со статьей 23.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности».
Заметили, как изменился текст? Он стал понятен с первого же прочтения. А информация в сносках? Это удивительно, но и она стала намного понятнее.
Кстати, у пресс-службы Банка России можно поучиться еще одному весьма полезному приему. Если вам приходится перечислять однородную информацию, сделайте это перечисление не в строку, а в виде списка.
Например, так:
В новом департаменте сконцентрируется функционал, связанный с выполнением следующих основных задач:
● анализ рисков кредитных организаций, в том числе методами стресс-тестирования;
● регулирование банковской деятельности, в том числе на основе анализа существующих и потенциальных рисков;
● публикация аналитических материалов по банковскому сектору;
● методологическое и информационное сопровождение банковского надзора.
Это тоже цитата из пресс-релиза Банка России. Просто представьте, как та же самая информация выглядела бы, будь она записана в строчку!
Сноски и раздел «Справка» – гениальное изобретение для авторов пресс-релизов. Мой учитель Нина Зверева рассказывала: много лет назад она познакомилась с тем, как подают информацию для журналистов в пресс-службе администрации Нижнего Новгорода.
Она была поражена тем, как удобно устроены эти информационные сообщения.
– Допустим, шла речь о сходе грунта с горы: Нижний – холмистый город, и такие явления случались нередко, – объясняла Нина Витальевна. – В коротком пресс-релизе была информация, которая буквально побуждала журналистов к действию: «Сход грунта привел к остановке движения, повредил автомобиль и автобус, пострадавших нет. В работах по укреплению грунта участвуют 20 единиц техники, это первый случай в истории Нижнего, когда работает сразу столько экскаваторов, тракторов и спецмашин. Работа по укреплению грунта будет завершена сегодня к 16:00».
Все журналисты понимали: именно сейчас у них есть шанс сделать сюжет про ликвидацию аварии. Чуть замешкаются – снимать будет уже нечего, все устранят.
Но на этом пресс-релиз не заканчивался.
Дальше другим шрифтом и с пометкой «Справка» шла информация, которая могла бы помочь журналистам при подготовке сюжета или статьи: как часто в Нижнем Новгороде сходит грунт; когда был зафиксирован самый разрушительный сход; что делают, чтобы избежать таких сходов; по какой технологии «латают» гору; сколько денег будет потрачено на восстановление горы, дороги и поврежденного автобуса…
Для чего пресс-служба делала всю эту работу? Для того, чтобы журналисты потратили минимум сил на подготовку сюжета и при этом ничего бы не перепутали.
Удобно ли это было журналистам? Да.
Удобно ли это было пресс-службе? Тоже да. Пусть сотрудники тратили чуть больше времени на подготовку пресс-релиза, но зато они не тратили время на опровержение неподтвержденных фактов, которые могли бы появиться в журналистских статьях и сюжетах.
Когда Нина Зверева увидела эти пресс-релизы, она спросила руководителя пресс-службы:
– Как вам пришла в голову такая гениальная идея?
– Я подсмотрел ее во время стажировки в Европе, – ответил он. – Поразился тому, насколько просто и удобно там подают информацию ее получателям.
Конечно, сегодня этот руководитель пресс-службы занимает гораздо более высокий пост. Талантливые и работоспособные люди почти никогда не остаются на своих «стартовых позициях».
Главная ошибка – писать экспромтом. → Помните о подготовке.
Экспромт – довольно неоднозначное явление. Иногда в публичных выступлениях он спасает. Но эти моменты случаются, когда в одной точке сходятся сразу несколько факторов: глубокое погружение автора экспромта в тему, эмоциональный подъем автора экспромта и лояльное отношение аудитории к автору экспромта.
В такой момент наступает то самое «родство душ», о котором вспоминают со слезами умиления и пересказывают внукам. В остальных случаях экспромт проигрывает мастерству подготовки.
С экспромтом в письменных текстах все обстоит примерно так же. Можно поймать за хвост птицу вдохновения. Но если вам требуется за день написать 30 писем… сами понимаете, на столько писем птиц не напасешься.
Написать его план. Вы можете взять за основу принцип пирамиды, и тогда ваш план будет выглядеть так:
1. Главная мысль (главный вопрос) – в одном предложении.
2. Самый важный аргумент.
3. Аргумент 2-го порядка важности.
4. Аргумент 3-го порядка важности.
5. Вывод (он вполне может повторить ваш вопрос).
Если брать за основу принцип «рыбий скелет», то план чуть скорректируется:
1. Главная мысль (главный вопрос).
2. Аргумент 1.
3. Аргумент 2.
4. Аргумент 3.
5. Вывод (он может повторить ваш вопрос).
Уже на моменте составления плана вы можете отметить, какие данные вынесете в сноски, какие дадите списком. А потом, взглянув на план, вы поймете: письмо фактически написано! Осталось только переложить его на бумагу.
Задание
Представьте, что на вашем предприятии (или в вашей организации) произошло важное событие. Настолько важное, что оно затрагивает не только сотрудников вашей компании, но и весь город, где вы живете.
Напишите об этом событии, используя принцип пирамиды.
Ну и как это сделать?
– Это просто анекдот! Я внутри анекдота, ты понимаешь?! – Надя, вчерашняя выпускница вуза, а сегодня – сотрудница пресс-службы завода «Старт» (название изменено), схватилась за голову.
Завод «Старт» был старше Надиного дедушки. Он выпускал «мелкие металлические штучки» – так Надя называла про себя широчайший ассортимент продукции «Старта», когда у нее под рукой не было шпаргалки.
Но Надя понимала: металлические штучки важны для промышленных предприятий и «Старт» – завод серьезный.
И вдруг. Ко Дню города генеральный директор «Старта» распорядился покрасить забор. Обычный бетонный забор, опоясывающий завод по периметру. Забор был сер и ободран.
– А будет веселенький! – сказал генеральный. – Покрасим в яркие цвета. Пусть про это напишут в газетах.
Вот тут Надя и схватилась за голову.
– Я должна написать пресс-релиз, что завод «Старт» покрасил забор. И написать так, чтобы все про это рассказали и никто не смеялся, – девушка застонала.
Но делать нечего: требование генерального – закон.
Надя долго думала, с чего начать пресс-релиз. Смотрела в окно. За окном было хмуро – осень.
– Придумала! – взвизгнула она.
«В городе N появится новый арт-объект, повышающий настроение. Им станет один из самых длинных заборов города, принадлежащий заводу “Старт”. – Ее пальцы бегали по клавиатуре. – Сотрудники завода подобрали цвета, которые считаются самыми оптимистичными».
Дальше Надя написала, что оптимистичными цвета считают не только сотрудники предприятия, но и психологи, – и дала ссылку на исследование (гуглить Надя умела!). Дальше – сколько солнечных дней в году выпадает на долю жителей города N (тоже погуглила – совсем немного). Ну и дальше – когда и куда можно будет прийти и посмотреть на яркий забор в серой промзоне.
Журналисты пришли. Сняли процесс покраски забора, поговорили с малярами, с дизайнерами, а некоторые и с генеральным. Новость получилась такой милой и уютной, что Надя сама умилялась, рассматривая разноцветье бетонного ограждения.
Русский устныйБлок Нины Зверевой
Продолжу мысль Светланы и поделюсь лайфхаком, который я всегда применяла в своих письмах. Есть и еще один крайне важный момент деловой переписки – обращение.
Зачастую в первых строчках письма нужно напомнить человеку, кто вы для него и кто он для вас. Однажды, когда я организовывала фестиваль «Живое слово», мы встретились с человеком: он обещал выделить деньги на проведение фестиваля. Причем мы с ним так хорошо поговорили, что я была уверена: деньги уже у нас. Но прошла неделя, другая – денег на счету не было.
И тогда я написала ему письмо. «Уважаемый Иван Иванович, – начиналось оно. – Пишет вам Нина Зверева – мы встречались с вами 2 недели назад и обсудили возможность вашей спонсорской помощи фестивалю “Живое слово”. Еще раз хочу выразить вам свою благодарность и поинтересоваться, когда мы можем ожидать прихода денег на наш счет».
Я подозревала, что Иван Иванович мог попросту забыть о нашем разговоре. Но первая фраза восстановила в его голове весь ход событий.
Нужно ли обращение начинать непременно с «уважаемый»? Вовсе нет. Все зависит от ваших отношений с адресатом. Иногда я писала «глубокоуважаемый». А иногда начинала письмо с фразы «Обращаюсь к вам, очаровательная Ольга Михайловна!», «Добрый вечер, дорогой Петр Петрович!», «Приветствую вас, Анна Сергеевна!».
А порой мне приходилось перепроверять себя в Google – особенно когда речь шла об обращении к церковным чинам. «Ваше преосвященство» или «Ваше святейшество» – как правильно? Все зависит от чина. К епископу принято обращаться «Ваше преосвященство», к патриарху – «Ваше святейшество», а как к митрополиту? Узнайте сами в интернете!
И – не пожалейте времени – перепроверьте имя, отчество и фамилию адресата. Вы можете сделать опечатку в любом другом слове, но не в ФИО того, кому пишете письмо. Кстати, упоминая в письме человека, нужно сначала указывать его имя-отчество и лишь потом – фамилию. Не «я согласовал этот вопрос с Ивановым Петром Сергеевичем», а «я согласовал этот вопрос с Петром Сергеевичем Ивановым».
Эквивалент деловой переписки в устной коммуникации – так называемый elevator pitch (речь в лифте): ситуация, когда у вас есть всего 1 минута, чтобы обратиться к начальнику. Урок elevator pitch чрезвычайно востребован и в онлайн-школе, и на индивидуальных занятиях. Это логично: не всегда можно дождаться совещания, чтобы решить вопрос (да и дождавшись его, можно так и не успеть высказать все, что нужно). А подойти к боссу в коридоре и попросить его уделить вам минуту времени всегда можно.
Почему elevator pitch? Это упражнение пришло к нам из Гарварда. И изначально условия в нем были такие: представьте, что вы заходите в лифт и оказываетесь в одной кабинке со своим самым главным боссом. Вы точно знаете: вам ехать вместе 45 секунд. И точно знаете: за это время в кабинку больше никто не войдет. У вас есть крайне важный вопрос к боссу. Изложите его за 45 секунд так, чтобы на выходе из лифта босс сказал:
– Так. Пройдемте-ка ко мне в кабинет – я должен обсудить это с вами подробнее!
То есть нужно подобрать такие слова, которые сразу включат внимание человека.
Детально об этом я писала в своей книге «Магия общения», здесь же расскажу кратко.
Для того чтобы с первых слов включить человека в слушание, нужно сказать о том, что ему важно. И вы прекрасно знаете, что важно для босса: ошибка в решении, которая может стать фатальной для компании. Или же – идея, которая принесет компании большие деньги. Или – реальная опасность, которая угрожает компании.
Но при этом важно соблюсти два условия.
Первое – вы должны быть уверены, что проблема решается именно на уровне вашего босса, не ниже. Проще говоря, не просите президента компании закупить канцтовары для офиса.
Второе – возьмите босса в союзники. То есть не упоминайте его неверные шаги или ошибки, даже если они были.
На курсе «Гений общения» в нашей онлайн-школе училась яркая умная девушка – Елена Волохова. Она председатель общероссийской общественной организации инвалидов «Опора». У нее нет правой руки и правой ноги. И она точно знает: проблемы протезирования у инвалидов в России далеко не решены.
Однажды ей предложили записать минутное видеообращение к президенту Путину.
Первый вариант ее обращения был таким:
– Уважаемый Владимир Владимирович, ваши решения, к сожалению, не выполняются.
Президент Путин действительно подписал указ о том, что человек с инвалидностью имеет право получить протез иностранного производства, если нет российского аналога.
Но я сказала Елене:
– Этот вариант звучит остро, но неудачно. Когда человека в чем-то обвиняют, его естественная реакция – раздражение и нежелание слушать просителя.
Я предложила другой вариант: взять президента в партнеры. Поблагодарить его за указ, сказать, что в «Опоре» очень радовались, когда он был принят. И сообщить, где именно застряло его выполнение. Вот тогда Путин захочет вмешаться и исправить ситуацию.
Елена записала второй вариант. Реакция была быстрой и позитивной.
Однажды мы говорили с Владимиром Верхошинским о магии общения и о тех приемах, которые он, руководитель Альфа-Банка, применяет в работе со своими учредителями: Петром Авеном и Михаилом Фридманом.
И он признался: ему стало гораздо легче выстраивать с ними диалог, когда он перешел на другой стиль изложения.
– Теперь я сразу обозначаю главную мысль – ради чего я начал этот разговор, – сказал Владимир, – коротко и емко – в одном-двух предложениях. И только после этого рассказываю то, что предшествовало выводу. Потому что все мои попытки сначала посвятить собеседника в курс дела, а потом обозначить главную мысль разбивались в прах: люди просто не понимали, зачем им это надо слушать.
Осознав это, Владимир Верхошинский стал учить и своих подчиненных такому стилю общения.
– Уже по первым фразам я понимаю: моего уровня задача, с которой пришел человек, или нет. И всегда могу перенаправить его к тому, кто действительно сможет ему помочь или обсудить идею, – пояснил он.
Первая фраза – это ключ к слушателю или читателю. Над ней нужно долго думать, ее нужно оттачивать – только тогда «ключ» подойдет к «замку». Первая фраза должна быть простой, понятной, короткой – и бить прямо в цель. При этом ваш собеседник не должен быть мишенью.