Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе – вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)
Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».
Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.
Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся. Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.
Главное – ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой-либо категории.
Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.
Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.
Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.
Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся. Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения. Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.
Сканировать – это так удобно! Нет ничего проще, чем отсканировать документ, который вы решили выбросить, и сохранить его в цифровом виде. Но само это удобство порой может оказать вам медвежью услугу.
Один из клиентов сказал мне, что хочет отсканировать важные страницы книг, прежде чем избавиться от бумажных носителей, но это отняло у него намного больше времени, чем он рассчитывал. Начав это делать, мужчина осознал, что никакой радости затея ему не доставляет, поэтому решил не сканировать их, а отснять камерой смартфона. Но и это отнимало массу времени, и в итоге он решил просто выбросить книги, ничего не сохраняя. Что же касается тех страниц, которые он успел отсканировать и сфотографировать, потратив на это немало времени и труда, они так и остались ни разу не просмотренными.
Если какие-то визитки вдохновляют вас или заряжают энергией, можете смело оставить их себе.
Приведу другой пример. Владелец стоматологической клиники во время наших сеансов то и дело откладывал в сторону документы, которые хотел отсканировать, прежде чем выбросить. Общая масса неразобранных документов едва начала уменьшаться, а число кандидатов на сканирование росло на глазах. Распиханные по бумажным пакетам, они стояли в его кабинете месяц, два, три… С такими темпами нечего было и надеяться по-настоящему навести в них порядок. Спустя год я снова побывала в его кабинете и была потрясена, обнаружив, что гора бумажных пакетов с документами, которые он отложил для сканирования, никуда не делась. Осознав, что не воспользовался ни одной из этих бумаг за целый год, мужчина начал заново перебирать их, оставляя только те, которые были абсолютно необходимы, и избавляясь от остальных.
Разумеется, некоторые важные бумаги необходимо отсканировать, но прежде чем начать, спросите себя, действительно ли вам нужно сохранить все те документы, что вы откладываете в сторону. Важно учитывать не только то время, которое потребуется на сканирование этих материалов, но и то, которое придется потратить на сортировку и раскладывание по папкам электронных данных. И хорошо еще, если у вас есть помощник, который сделает эту работу за вас. Но если вы собираетесь заниматься ею самостоятельно, она поглотит огромное количество вашего времени. Если вы все равно хотите отсканировать документы, позаботьтесь о том, чтобы выделить для этой работы специальные отрезки времени в своем «уборочном расписании». Если же вы просто скажете себе, что займетесь этим, когда представится возможность, этого никогда не случится.
Вам случалось разглядывать какую-нибудь визитку и ломать голову над отпечатанным на ней именем, понимая, что лицо ее обладателя стерлось из вашей памяти? Когда наводишь порядок, это случается на удивление часто. Я всегда призываю своих клиентов воспользоваться этой возможностью и выбросить ненужные визитки, но многие чувствуют себя из-за этого виноватыми. Некоторые мои клиенты-японцы колеблются потому, что верят, что каждая визитка несет в себе частичку души своего хозяина. Но если эти бумажные прямоугольники настолько драгоценны, имело бы больший смысл обойтись с ними уважительно: вместо того чтобы сунуть в ящик стола и забыть навсегда, поблагодарить эти карточки за проделанную работу и распрощаться с ними способом, который защитит имеющуюся на них личную информацию.
Разбирая визитки, соберите их вместе и просматривайте по одной. Один владелец бизнеса, которого я консультировала, накопил четыре тысячи визиток. Вскоре после того как мы начали уроки, он обнаружил, что ни одна из них ему не нужна, потому что почти со всеми их владельцами он был связан через соцсети. Кроме того, у него были электронные адреса всех людей, с которыми он общался через Интернет. Он выбросил почти все свои визитки, отсканировав несколько таких, которые нужно было сохранить, а потом отобрав еще с десяток картонок, которые услаждали его взор просто потому, что принадлежали людям, вызывавшим в нем восхищение.
Вы тоже можете сказать «прощай» визиткам людей, с которыми уже связывались по электронной почте или в соцсетях. Если у вас нет времени, чтобы ввести нужную информацию в адресную книгу, сохраните их электронные адреса в компьютере или телефоне, отсканировав или сфотографировав визитки. Стоит воспользоваться и преимуществами новых технологий для хранения, например, приложений, которые могут использовать камеру вашего телефона как сканер для переноса данных с визитки в список ваших контактов.
Что касается меня, недавно, проводя ревизию своих визиток, я оставила только одну – визитку своего отца. Я сохранила ее потому, что он проработал в одной компании больше тридцати лет. Каждый раз, глядя на этот листок картона, я живо вспоминаю, как все эти годы отец благодаря своей работе обеспечивал нашу семью. Я ни за что не смогла бы расстаться с ней, поэтому отвела ей место на своем рабочем столе.
Если какие-то визитки вдохновляют вас или заряжают энергией, можете смело оставить их себе.
Разделите комоно на подкатегории
«Да этому конца-края не видно! Мне хочется все бросить!»
«Я в такой растерянности…»
«Кажется, я начинаю сходить с ума!»
Отчаянные письма подобного содержания почти всегда клиенты шлют мне, приступив к разбору комоно. Ведь, в конце концов, в этой самой категории наибольшее число подкатегорий. Канцелярские принадлежности, комоно для хобби, принадлежности для дома, кухонные комоно, продукты, принадлежности для ванной комнаты… От одного перечисления голова кругом идет! Но не спешите паниковать. Число подкатегорий комоно в офисе намного меньше, чем дома, и если вы уже преуспели с разбором документов и бумаг, то справитесь и с этим.
Если возьметесь за упорядочивание