Рекомендуемые темы:
• Нейтральные вопросы, относящиеся к сфере вашей деятельности.
• Новости культуры, спорта, ресторанные новости.
• Путешествия и туризм.
• Достопримечательности города и страны (в беседе с иногородними или иностранными партнерами).
• Последние достижения науки и техники.
• Интересные книги, фильмы, спектакли, концерты, выставки.
• Музыка.
• Погода и т. п.
Организация угощения во время деловых встреч
Виды угощения и сервировка стола
Во время большинства деловых встреч, проходящих в офисной обстановке, чаще всего подаются только напитки, но если речь идет о переговорах, особенно длительных, то предложение угощения во время перерыва считается хорошим тоном и это обязательно будет оценено партнерами. Необходимо заранее составить меню, проконтролировать своевременное выделение средств на организацию угощения, решить организационные вопросы с кейтеринговой компанией, предусмотреть все детали сервиса.
Из угощения предлагаются разнообразные канапе, оригинальные закуски и десерты, которые подаются в миниатюрной посуде, пирожки с различными начинками, сдобные булочки, кексы, сладкое и соленое печенье, пирожные, шоколадные конфеты и другие кондитерские изделия, некоторые сухофрукты, в т. ч. фруктовые чипсы и др. Угощения подаются на небольших тарелках. Для экономии места разные виды угощения могут быть поданы в двух-трехярусной посуде современного дизайна. Шоколадные конфеты принято ставить на стол в коробках, снимая крышку, а плиточный шоколад подавать в виде небольших по весу плиток в бумажной упаковке и в фольге.
Необходимо избегать хрустящих, рассыпчатых, пачкающих и жирных продуктов, которые трудно съесть аккуратно, а также продуктов, посыпанных сахарной пудрой или порошком какао, и выпечки, содержащей кунжут и мак. Нежелательно подавать продукты, которые могут вызвать аллергическую реакцию, к примеру, кондитерские изделия с медом или орехами, морепродукты в составе канапе или закусок и др.
В деловой обстановке принято предлагать кофе американо и два сорта чая (черный и зеленый).
Когда речь идет не об угощении во время перерыва в переговорах, а об индивидуальной подаче горячих напитков во время других деловых встреч, участникам может быть предложен на выбор чай или кофе в сопровождении сахара и, возможно, сливок. Никакое угощение не подается – только напитки. Также чай или кофе может быть предложен посетителю в ситуации ожидания по вине принимающей стороны, чтобы сделать ожидание более комфортным.
Посуда должна быть белого цвета, без рисунка, лаконичной формы. Желательно иметь два идентичных сервиза – кофейный и чайный, но чаще напитки подают в чашках, подходящих как для кофе, так и для чая, объемом около 170 мл. Приборы – только металл. У присутствующих на встрече не должно возникать никаких сомнений в чистоте посуды и приборов.
Сахар подается в небольших сахарницах (желательно подавать кусковой сахар). Его берут из сахарницы с помощью щипцов для сахара, а при их отсутствии – рукой. Выкладывать по два кусочка сахара порционно на каждое блюдце считается, как минимум, негигиеничным. Пакетики с сахаром допускаются, но не рекомендуются. Кристаллический сахар на шпажке в офисной обстановке подавать также не рекомендуется. Если дополнительно предлагаются сливки, они ставятся в сливочниках или могут быть поданы сухие сливки в индивидуальных упаковках (жидкие сливки в индивидуальных упаковках подавать не рекомендуется). Постарайтесь подобрать сливочник такой формы, чтобы капли не падали с носика после использования. Сахарницы, щипцы для сахара, держатели с бумажными салфетками и, возможно, сливочники рекомендуется разместить на столе на маленьких подносах так, чтобы при необходимости каждый из присутствующих мог легко до них дотянуться.
Напиток наливают, заполняя чашку на 2/3 объема, чтобы жидкость не разлилась при подаче или употреблении. Обычная прямоугольная или круглая бумажная салфетка под чашку не кладется. Чашка может выставляться на блюдце ручкой вправо или влево. Современная европейская практика показывает, что возможны оба варианта. Ложка может лежать на блюдце за чашкой углублением вниз параллельно краю стола, ручкой вправо или ручка ложки может находиться на пятичасовой отметке, если представить блюдце как циферблат часов.
При индивидуальной подаче напитков первая чашка – руководителю группы гостей, затем руководителю принимающей стороны, далее всем гостям по статусу (это можно понять по их рассадке за столом переговоров) и, наконец, представителям принимающей стороны – также по статусу. Чашки с чаем или кофе (как и все напитки) ставятся с правой стороны. Если на рабочем столе перед сидящим человеком находятся деловые бумаги, чашку ставят справа на свободное место.
Правила поведения за столом
Если чашка стоит ручкой вправо и вы хотите положить сахар в напиток, поверните чашку так, чтобы ручка оказалась слева. Далее аккуратно положите в чашку сахар и, придерживая чашку за ручку левой рукой, правой размешайте сахар, взяв ложку с блюдца. Это должно быть сделано так, чтобы никто не слышал звуков соприкосновения ложки с дном чашки. Первое правило – ложку не оставляют в чашке. Размешав содержимое, положите ложку в исходное положение на блюдце углублением вниз, ручкой вправо или к себе. При этом не торопитесь быстро убирать ложку на блюдце, чтобы капелька жидкости успела упасть в чашку. Не принято встряхивать ложку или стучать ею о край чашки. Далее чашку снова поворачивают ручкой вправо и пьют из нее, подняв с блюдца, оставленного на столе. Второе правило – чашку рекомендуется держать за ручку тремя пальцами, не продевая пальцы в ушко.
Во время перерыва в переговорах, подходя к столу с угощением, не следует брать много еды на свою тарелку – всегда есть возможность повторно подойти к столу.
Подарки и поздравления в деловом общении
Во всем деловом мире оказание корпоративных знаков внимания давно стало неотъемлемой частью делового общения. С помощью удачно выбранного и правильно врученного подарка можно выразить внимание и уважение к партнерам, наладить и укрепить профессиональные связи. Важно соблюдать определенные правила, регулирующие эту приятную, но непростую часть деловой жизни.
Говоря о подарках и сувенирах для деловых партнеров, следует различать эти понятия. В отличие от подарка, цель сувенира (souvenir в переводе с франц. – память) – напомнить о какой-либо встрече или событии, и это обычно нечто менее значимое, чем подарок.
Главное современное требование к деловым подаркам – они должны быть корректными по стоимости и максимально персонифицированными. Вопрос обмена подарками следует заранее оговаривать, чтобы подарок не был неожиданностью и не поставил другую сторону в неловкое положение. В некоторых компаниях категорически запрещено делать подарки деловым партнерам и принимать подарки от них.
Желательно, чтобы в компании существовала политика корпоративных подарков и были определены ее внутренние и (или) внешние адресаты. Важно иметь четкие ответы на вопросы:
• К каким праздникам и значимым событиям дарятся корпоративные подарки?
• Существует ли деление корпоративных подарков по статусу адресатов? Если да, то каковы критерии этой иерархии?
• Есть ли общие требования к корпоративным подаркам?
• Какое подразделение отвечает за эту работу и как оно взаимодействует с другими подразделениями при подготовке и проведении подарочной кампании?
Обращайте внимание на сроки размещения заказов на изготовление подарков (особенно новогодних) и заранее досконально продумывайте логистику.
Правила выбора, вручения и приема подарков
Одним из главных критериев при выборе подарка деловым партнерам является его цена, поскольку слишком дорогой подарок может быть истолкован как взятка. Особенно деликатно нужно подойти к выбору подарков при общении с иностранцами, т. к. во многих компаниях существуют строгие корпоративные правила, определяющие допустимую стоимость принимаемых подарков. Ведь если вы преподнесете подарок, а человек не сможет его принять, то неизбежно возникнет неловкая для обеих сторон ситуация. В европейских странах и США любой полученный официально подарок стоимостью более определенной законом и корпоративными стандартами суммы должен быть оформлен соответствующим образом.
Важно учитывать национальные особенности делового общения, к примеру, в европейской и американской деловой практике обмен подарками сведен к минимуму или отсутствует, а при общении с представителями арабских стран или ряда стран Азиатско-Тихоокеанского региона это почти всегда обязательная процедура.
Российское законодательство определяет верхний предел стоимости делового подарка в случае, когда получателем является не конкретное лицо, а компания-партнер (при этом компания-даритель должна составить акт о передаче подарка с указанием его стоимости. Преподнесение подарка по стоимости, превышающей указанную сумму, считается незаконным и влечет за собой негативные правовые последствия для обеих сторон), а также устанавливает ограничения, связанные с приемом подарков для лиц, замещающих государственные, муниципальные должности и пр. Государственным служащим запрещается получать в связи с исполнением ими должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц (подарки, денежное вознаграждение, ссуды, услуги материального характера, плату за развлечения, отдых, за пользование транспортом и иные вознаграждения) за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Подарки, полученные государственными служащими в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями признаются федеральной собственностью, собственностью субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления и передаются государственными служащими по акту в государственный орган или орган местного самоуправления, в котором они замещают должности государственной или муниципальной службы, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
В то же время жизнь любого делового сообщества многогранна и протекает на различных уровнях, поэтому говорить о жестких ценовых пределах на подарки не приходится. И все же, собираясь вручить подарок клиенту или партнеру, заранее узнайте об ограничениях, существующих в конкретной компании по этому вопросу.
Некоторые компании предпочитают не дарить партнерам материальные подарки, а делать благотворительные взносы от их имени, но в нашей стране эта практика широко не распространена.
Процедура вручения подарков в деловой сфере строго не регламентируется. В большинстве случаев во время первой встречи подарки преподносят хозяева, в знак расположенности к гостям и надежды на дальнейшее сотрудничество, но нередко первая встреча проходит без вручения подарка. При проведении переговоров возможен вариант, когда гости дарят подарок в начале визита, а хозяева – при расставании. Принят также обмен подарками при завершении переговоров или деловой встречи. При обмене подарками важно, чтобы они были равноценными и аналогичными по типу. Если в компаниях есть протокольные службы, за этим соответствием должны следить сотрудники этих отделов. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным, особенно если ваши партнеры с Востока. Это делается в интересах укрепления дружественных связей. Позднее, когда партнерские отношения окрепнут, обмен подарками становится необязательным. Любая из сторон может «остановиться», и это будет показателем того, что отношения между сторонами прочны и стабильны.
Подарки деловым партнерам можно разделить на несколько категорий:
• Подарки, которые вручают деловым партнерам и клиентам
• VIP-подарки для руководителей высшего звена
• Подарки компании
На подарки, предназначенные конкретному лицу, не рекомендуется наносить логотип компании-дарителя, чтобы человек пользовался этим предметом в свое удовольствие, не испытывая неловкости, что рекламирует чужую компанию. Но практика показывает, что брендирование корпоративных подарков очень распространено. Желательно, чтобы изображения были не слишком заметны. На подарки, адресованные компании, в отличие от персональных подарков, может быть нанесена дарственная надпись (гравировка на самом подарке, прикрепление специальной таблички к подарку, памятный адрес). Надпись на подарке, на табличке или в адресе указывает, когда, кем и по какому случаю преподнесен данный подарок.
Важно отслеживать, чтобы подарки не повторялись, поэтому имеет смысл вести учет: что, кому и когда подарено и были ли ответные подарки и какие. Для этого необходимо сформировать адресную базу всех партнеров, с которыми поддерживаются постоянные отношения, и заносить туда информацию. Такой порядок также позволит контролировать затраты и использовать эти данные при формировании бюджета на подарочные программы в будущем.
Разумеется, подарки партнерам, клиентам, руководителям, компаниям, а также коллегам будут сильно отличаться друг от друга. В этом списке несколько возможных вариантов для разных категорий адресатов:
• Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, в знак благодарности за участие в каком-либо совместном мероприятии, при поздравлении с праздником, юбилеем, в качестве извинения и других особых случаях. Не рекомендуется дарить комнатные растения в качестве делового подарка. Выбирая букет для российских и европейских партнеров, придерживайтесь правила: если в букете до 12 цветов, желательно нечетное число цветов, кроме 13. Если букет более объемный, число цветов значения не имеет. Обычно за основу делового букета берется классический букет в декоративном стиле (составленный букет, а не просто срезанные цветы). Для такого букета, учитывая его предназначение, важны колористическое решение (цветовая гамма), выбор формы и размера, подбор цветов и соблюдение правил упаковки. В любом случае гигантомания неактуальна: стебли цветов должны быть короткими, а сам букет – не слишком большим, желательно полусферической формы. Показателем мастерства флориста служит плотность букета – чем свободнее стоят цветы, тем выше мастерство флориста. Считается, что женщинам допустимо преподнести букет, в составе которого есть цветы в бутонах, а мужчинам принято дарить цветы в полном роспуске, но это нюансы, на которые редко обращают внимание. Цветы дарят без упаковки – бумагу, прозрачную пленку и т. п. необходимо снять, но если конструкция букета требует поддержки, то используют натуральные волокна (прессованный лен, рисовую бумагу и т. п.), и в этом случае они не считаются упаковкой, или для поддержки букета используют некрупные листья какого-нибудь экзотического растения. Важно, чтобы букет держал форму, не мялся. Цветы в упаковке вручают только при встрече на вокзале или в аэропорту и если цветы доставляет курьер (в этом случае к букету должна быть приложена визитная карточка дарителя, вложенная в конверт, – анонимные букеты посылать не принято). Чтобы не ошибиться в выборе букета для конкретного адресата, посоветуйтесь с профессиональным флористом.
• Книги (подарочный вариант), в т. ч. художественные и фотоальбомы, любые энциклопедии, словари, справочники в соответствии с интересами адресата или универсальные. Разумеется, речь должна идти о солидном издании. Партнеры оценят и интеллектуальный уровень дарителя и желание порадовать их и преподнести изысканный подарок. Помните, что такие подарки нельзя подписывать – только автор книги может сделать на ней дарственную надпись. В последние годы появилась практика создания корпоративных библиотек и такой подарок будет желанным для всех сотрудников компании.
• Календари (сезонный подарок, который вручают к новогодним праздникам).
• Канцелярские принадлежности высокого качества (к этой категории относятся, как пишут в своих рекламных проспектах брендовые компании, «оригинальные изделия, способные сделать каждый день особенным и торжественным»: записные книжки, органайзеры, ручки, настольные приборы, бювары, прессы для бумаг и т. п.).
• Картины (в т. ч. авторские), скульптуры из различных материалов, репродукции, достойные изделия художественных промыслов, стильные фотографии и рамки для фотографий.
• Посуда (в т. ч. кофейные и чайные пары, наборы посуды для напитков и отдельные бокалы), вазы для цветов, наборы чайных и кофейных ложек и пр.
• Универсальные подарочные сертификаты, предполагающие возможность выбора получателем специфической услуги в соответствии со своим желанием (когда предложение разнообразно: посещение музея, ресторана, мастер-класса или СПА-салона, покупка в книжном или музыкальном магазине, экскурсия и т.д).
• Билеты в театр, на спортивное мероприятие (заранее уточните интересы человека).
• Шоколадные изделия высокого качества.
Сравнительно недавно CD с записями классической музыки или, если вкусы адресата известны, любимого им солиста или композитора, были хорошим подарком. Но в наше цифровое время компакт-диски, как и другие музыкальные физические носители, переживают эпоху заката. Впрочем, для коллекционеров и любителей музыки с хорошим звучанием диски по-прежнему представляют интерес. Ведь диск – это не только музыка. Это и тактильные ощущения, и текст, и оформление, и, конечно, память о человеке, который вручил подарок. Но к универсальным подаркам они уже не относятся.
Обратите внимание, что гастрономические подарки – отдельная и дискуссионная тема. Слишком много разных нюансов важно учесть, прежде чем сделать такой выбор. Будьте осторожны с вручением гастрономических подарков, связанных с местом проведения делового официального мероприятия, в частности, местных деликатесов, т. к. требования безопасности не всегда позволяют преподносить важным персонам такие подарки. Хотя С.В. Лавров и Джон Керри несколько лет назад обменивались картофелем и томатами.
Помните, что преподнесение одного и того же вида подарка не рекомендуется, но книги, цветы и шоколад составляют исключение – их можно дарить повторно.
В рамках делового общения не принято дарить:
• Предметы с религиозной символикой (в т. ч. иконы, т. к. они являются предметом культа и по этой причине не могут быть подарком в светском понимании).
• Предметы, связанные с плохими приметами: часы, носовые платки, ножи (но в разных культурах могут быть свои особенности), ножницы, зеркала.
• Подарки с корпоративной символикой явно рекламного характера.
• Подарки «с юмором», т. к. они могут быть неоднозначно истолкованы и поставить получателя подарка в неловкое положение.
• Экзотические подарки (к примеру, коробка с живыми бабочками).
Всем нравится получать подарки, но чтобы подарок действительно порадовал, к его выбору следует подходить с большой ответственностью. Мне рассказывали случай, когда московская делегация одного из крупных государственных учреждений отправилась с визитом в Китай и повезла в подарок китайской стороне очень красивое, выполненное на заказ известным художником-керамистом, изображение герба Москвы, на котором, как известно, изображен Георгий Победоносец, убивающий копьем змея, как две капли воды похожего на дракона – священное животное Китая. Можете себе представить реакцию китайской стороны на такой подарок?
• Пепельницы, зажигалки и другие курительные принадлежности.
• Предметы личного характера (в т. ч. парфюмерия, косметика, галстуки и т. п.).
• Алкогольные напитки (возможны исключения).
• Деньги.
Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает у человека первое впечатление о подарке. Чаще всего используют коробки, пакеты, красивую оберточную бумагу (всегда учитывайте цвет и рисунок бумаги). Элегантно будет смотреться подарок, завернутый в бумагу с логотипом фирмы-дарителя, особенно если и лента, которой он завязан, будет подобрана в тон. Или наоборот – оберточная бумага нейтральная, а лента с логотипом. При этом важно, чтобы человек мог без лишних усилий достать подарок.
В неформальной обстановке, получив подарок лично, рекомендуется сразу раскрыть упаковку: во‐первых, даритель ожидает увидеть вашу реакцию, во‐вторых, вы сразу поймете, можете ли вы принять этот подарок. В официальной обстановке врученные в упаковке подарки обычно не раскрывают.
При вручении подарка статус дарителя должен соответствовать статусу адресата, к примеру, если подарок адресован директору компании, его вручает директор компании-партнера или его первый заместитель.
Подарок не вручают молча или со словами: «Это вам». При вручении подарка произносятся соответствующие слова, подарок вручается с легким поклоном, двумя руками (исключение составляют мелкие предметы, которые неудобно держать двумя руками). Большой по размеру подарок, к примеру картина, может быть принесен к месту вручения ассистентом, но дарящий вручает его из своих рук, а адресат принимает подарок и сразу передает своему помощнику (в этом случае подарок освобождают от упаковочных материалов). Или подарок может лежать на отдельном столе, чтобы даритель мог подвести партнера к столу, показать подарок и сказать несколько слов.
В современной деловой практике нередко обмен протокольными подарками проходит заочно – когда во время официальных мероприятий главы делегаций не дарят друг другу подарки публично, но такой способ обмена подарками с одной стороны, упрощает эту процедуру, а с другой – почти нивелирует ее смысл. В то же время, к примеру, когда планируется вручить подарки всем членам делегации гостей, весьма удачным является решение не вручать подарки за столом переговоров, а оставить их в номерах гостиницы, чтобы освободить людей от необходимости носить с собой упаковку с подарком.
Подарок принимается со словами благодарности тоже двумя руками. Особенно важно помнить об этом правиле, общаясь с китайцами или японцами. А мусульманам подарок вручают только правой рукой. Принимать от них подарок или что-то другое следует также правой рукой.
Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой благодарностью. Принимая подарок, не говорите: «Не стоило так стараться», «Зачем вы так потратились?» или «А у меня это уже есть» и т. п.
Если подарок передан третьим лицом или прислан по почте, обязательно отправьте благодарственное письмо в течение 24 часов после его получения или позвоните дарителю. Повторно поблагодарить в течение суток с помощью письма, SMS-сообщения или сообщения в мессенджере также рекомендуется и в случае, если партнер вручил вам подарок лично.
Отказ от подарка
Отказ от делового подарка – очень ответственный поступок, который, безусловно, должен быть мотивирован. В случае, если подарок вручается лично, следует прежде всего поблагодарить дарящего и только потом объяснить свой отказ, например: «Я очень сожалею, но тем не менее не могу принять ваш подарок по причине его слишком большой стоимости (в соответствии с запретами, которые приняты в нашей компании)».
Если вам преподнесли неприличный подарок, вам не за что благодарить человека и ответ может прозвучать более жестко, к примеру: «Честно говоря, я не знаю, чем вы руководствовались, решив подарить мне это. Думаю, что не нужно объяснять, почему я не могу принять ваш подарок».
В ситуации, когда вам не удалось вернуть подарок лично, отправьте его по почте или с курьером в течение 24 часов, приложив сопроводительное письмо, копию которого обязательно сохраните. Отказывая в письменной форме, важно составить текст письма как можно более корректно, т. к. у вас не будет возможности как при личном общении смягчить свой отказ с помощью интонации и мимики. Вот как можно составить подобное письмо, чтобы не обидеть человека: «Уважаемый..! Получил(а) присланную Вами великолепную вазу, но, к сожалению, по правилам, существующим в нашей компании, не могу ее принять. Полагаю, вы понимаете, что я вынужден(а) отослать ее обратно, поскольку у меня просто нет выбора. Тем не менее благодарю Вас за проявленное внимание и надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
В случае, если согласно местным обычаям отказ от подарка будет равносилен неуважению, следует принять его и незамедлительно передать подарок в компанию для решения вопроса о его целевом использовании.
Поздравить с праздником деловых партнеров можно как по телефону (в этом случае позвонить следует за день до праздника, при этом важно, чтобы собеседники были равны по статусу), так и письменно, с помощью письма-поздравления или открытки. Письменное поздравление более предпочтительно. Письмо-поздравление направляется в торжественных случаях, связанных с важными событиями в жизни компании-партнера или конкретного человека, а открытки принято посылать к традиционным праздникам. Такое простое действие, как направление открытки деловым партнерам, может оказать положительное влияние на ваши отношения – это особый знак уважения: вы дарите адресатам не только свои слова, но и свое настроение, свой труд и свое время. К тому же, в отличие от устного поздравления, у них останется вещественное доказательство вашего внимания, и если это будут, к примеру, англичане, они непременно разместят вашу рождественскую открытку на специальном стенде в офисе. Существует и третий вариант поздравления – с помощью визитной карточки, в левом нижнем углу которой следует написать буквы французского алфавита, обозначающие поздравления, – p.f. (pour féliciter). В этом случае карточку принято вложить в конверт, с указанием того, кому она адресована. Но, согласитесь, что такой вариант поздравления слишком холоден и вряд ли будет способствовать созданию праздничного настроения у ваших адресатов.
Поздравительные открытки
Подарить открытку к празднику можно и персоналу компании, и деловым партнерам, и клиентам. Элегантная, оригинальная по содержанию (не только обычные пожелания, но и те, исполнение которых для адресата особенно желательно) открытка запомнится надолго, и эффект от такого поздравления может быть значительно большим, чем от дорогого или формального подарка.
Можно купить готовую открытку или изготовить ее на заказ. Преимущества первого варианта – огромный выбор, невысокая стоимость, возможность быстрого приобретения и пр., но главный минус в том, что ваш адресат может получить пару таких же открыток от кого-то еще, и тогда ваше поздравление будет безликим.
Изготовление индивидуальных открыток требует большего времени и стоит дороже, но ведь речь в данном случае идет не только о цене заказа. Промежуточный вариант – обращение в крупную компанию по продаже открыток с целью подбора готовых открыток, но выпущенных небольшими тиражами и не поступающих в широкую продажу. В соответствии с вашим заказом на такой открытке могут быть напечатаны атрибуты корпоративной символики, необходимый текст, а также будут подобраны соответствующие конверты.
Помните, что не принято дарить открытку без конверта.
Выбирая, к примеру, новогоднюю открытку для коллег или деловых партнеров, необходимо исключить изображения Деда Мороза, Снегурочки, животных и птиц. Откажитесь также от изображений бокалов и бутылок с шампанским, православных образов, лубочных штампов, сказочных персонажей. Наиболее элегантно смотрятся открытки с изображением красивого пейзажа.
Важна оригинальность открытки – в этом случае ваше поздравление действительно запомнят (например, необычная бумага, элементы ручной работы, ароматизированная открытка, шоколадная открытка, металлическая или деревянная открытка, открытка-спираль или открытка-трансформер).
Любое поздравление состоит из приветствия, поздравления и пожелания. Обращаться к российским партнерам принято по имени и отчеству или по имени, например, «Уважаемый Иван Иванович/Иван!» Если открытка адресована всему коллективу, то используют обращения «Уважаемые сотрудники компании N!», «Уважаемые господа!» (а не «дамы и господа» как в английском языке), «Уважаемые (дорогие) коллеги!». При обращении к иностранному партнеру используют клише «Уважаемый господин N!» или «Дорогой Джон!» в зависимости от близости отношений между партнерами.
Если речь идет о новогодних поздравлениях, традиционно Рождество и Новый год объединяются в один праздник, поэтому в поздравлении принято упоминать оба эти события. Католиков и протестантов сначала поздравляют с Рождеством, а затем с Новым годом, православных (с учетом специфики православного календаря) – наоборот. Если вы направляете поздравление в мультинациональную компанию или вам известно, что адресаты придерживаются другой веры или атеисты, поздравления с Рождеством будут неуместны, поэтому следует ограничиться поздравлением со светским праздником – Новым годом. Также следует поступить в неясной ситуации. Текст открытки должен включать только одно упоминание слова «поздравляю» («поздравляем»).
Кроме универсальных пожеланий (исполнения желаний, здоровья и благополучия, счастья, удачи) коллегам принято желать новых свершений на благо компании, профессионального развития, партнерам – успешного и стабильного бизнеса, профессиональных достижений.
Подписываются открытки от имени конкретного лица. Под коллективным поздравлением следует подписываться «Коллектив компании N».
Желательно выбрать открытку без напечатанного текста, а написать индивидуальное поздравление. На открытках с типографским текстом к имеющимся пожеланиям следует добавить несколько рукописных строк – как минимум приветствие и заключительную фразу или приписку «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне Ваш». Подпись также всегда ставится от руки.
Для иностранных партнеров поздравления пишутся на языке страны, в которую отправляется открытка (что предпочтительнее) или на английском языке. Важно обратить внимание на качество перевода с учетом национальных особенностей и оборотов речи.
Поздравительные открытки отправляются заранее, чтобы ваше поздравление пришло к адресату вовремя. С развитием технологий использование электронных средств связи для поздравлений стало нормой, но почтовые отправления – по-прежнему знак особого внимания и уважения.