Фил вытащил свой блокнот.
– Вы не против, если я это запишу?
Хелен засмеялась.
– Не означает ли это, что теперь я должна выставить вам счет за эту встречу?
– Без комментариев, – ответил Фил напряженно.
Рекомендации
– После того как вы научили меня кое-чему этим утром, – продолжил Фил, – чему я могу научить вас? Какие у вас есть ко мне вопросы?
Хелен подалась вперед, исполненная энтузиазма.
– Вы сделали все возможное, чтобы убедить меня в том, что многозадачность – это миф. Я в это поверила. Но как мне от нее избавиться? Ведь все остальные люди вокруг меня продолжают сходить с ума и никак не желают притормозить.
– В этом я могу вам помочь, – ответил Фил. – Для начала давайте выпишем все, что вы считаете для себя возможным сделать в этой сфере. Можем ли мы воспользоваться этой доской на стене?
– Пожалуйста, – кивнула Хелен, делая изящный жест рукой.
Фил подошел к доске.
– Начните вы, Хелен. Давайте посмотрим, что вы уже усвоили. Какие шаги вы в силах предпринять, чтобы перестать переключаться между задачами.
Хелен начала вслух вспоминать то, что они обсуждали во время предыдущей встречи, а Фил записывал каждый из называемых пунктов на доске. Когда она закончила, написано было следующее.
– Осознать, что многозадачность – это ложь.
– Понять разницу между фоновой задачностью и переключением между задачами.
– Выяснить истинное распределение своего времени неделя за неделей.
– Разработать новый и реалистичный бюджет использования своего времени неделя за неделей.
– Распланировать регулярные встречи с вашими ключевыми сотрудниками.
– Задать ожидания и создать персональные «часы работы», чтобы люди могли четко знать, когда вы будете для них доступны.
– Отличное начало, – сказал Фил.
– Я даже вижу, как осуществление этих вещей изменит многое, – добавила Хелен. – Но как я могу прекратить переключение между задачами?
– Вот еще несколько соображений, которые пригодились моим клиентам, – Фил дописал на доске несколько новых пунктов.
– Противиться активным переключениям.
– Сводить к минимуму все пассивные переключения.
– Уделять все внимание разговору с сотрудниками.
– Планировать больше полезных дел на время разъездов между встречами.
– Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой.
Фил повернулся к Хелен.
– Есть вопросы по этим рекомендациям?
– Не могли бы вы напомнить, что такое активные и пассивные переключения? – спросила Хелен.
А теперь, извините, я себя перебью.
– Активные переключения вы решаете сделать сами. Помните, вчера мы обсуждали типичный час вашего рабочего дня? Каждый раз, когда инициатором переключения выступали именно вы, это было активное переключение, – объяснил Фил. – Каждый раз, просматривая свое расписание, напоминайте себе воздерживаться от переключения с одной задачи на другую.
– Правильно, – сказала Хелен. – Прежде всего мне необходимо контролировать саму себя. Нужно избавиться от потребности в постоянных переключениях.
– Вы все верно поняли, – кивнул Фил. – Теперь о пассивных переключениях, происходящих с вами без вашего непосредственного согласия. Вы вполне можете свести их к минимуму, например, отключив в своем компьютере оповещение о приходе нового электронного письма.
– А как насчет мгновенных сообщений или СМС? Мои дети ведь пользуются этими вещами постоянно, – простонала Хелен.
Фил засмеялся.
– Если вы не будете пользоваться программой мгновенных сообщений, ваши пассивные прерывания сойдут на нет. По моему глубокому убеждению, мгновенные сообщения – это обычно крайне малоэффективный инструмент бизнеса. Конечно, из этого правила есть исключения, но я не думаю, что ваш бизнес подходит хотя бы под одно из них.
– Здорово, – улыбнулась Хелен. – Нужно провести в нашей компании обсуждение этой темы. Готова поклясться, что половина моих менеджеров общается при помощи мгновенных сообщений с утра до вечера.
– И наверняка больше половины этих менеджеров приносит бизнесу очень мало пользы, – подхватил Фил. – Суммируйте простую потерю рабочего времени со стоимостью переключения при каждом прерывании, и вы легко поймете, почему ваши сотрудники в среднем впустую тратят около 28 процентов своего рабочего дня.
Ежедневно СМИ 6,5 часов влияют на детей в возрасте от 8 до 18 лет.
Ежедневно СМИ 8,5 часов влияют на тех же детей в результате медийной многозадачности.
– И чем бы вы предложили заменить мгновенные сообщения? – спросила Хелен.
– Отличный вопрос, – сказал Фил. – Вижу, вас это действительно интересует. Мгновенные сообщения очень часто провоцируют пассивное переключение, отвлекающее ваше внимание. Поэтому мои клиенты обнаружили, что в большинстве ситуаций их лучше заменить активными переключениями, такими как голосовая или электронная почта.
Между тем, – продолжил Фил, – если вам крайне необходимо пользоваться мгновенными сообщениями, проследите, чтобы в вашей компании установили программу с функцией «Не беспокоить», которая не допускала бы пассивных переключений.
62,4 процента опрошенных служащих считают допустимым прерывать работу, чтобы ответить на личный вопрос друга.
Хелен сделала для себя пометку.
– Я займусь этим немедленно.
Фил дал ей закончить, а потом сказал:
– Могу я добавить небольшое предостережение к действиям, призванным сократить количество переключений между задачами в вашей компании?
– Например?
– Учтите, что мы с вами долго обсуждали и подробно рассматривали болезнь переключения между задачами, – Фил слегка подался вперед в своем кресле. – Вы думаете, ваши менеджеры сразу же поймут опасность пассивных переключений?
Хелен удивленно дернула головой назад.
– О, понимаю. Они же все еще думают, что переключение между задачами (многозадачность) – это хорошо, не так ли?
– Именно, – сказал Фил. – Пока они четко не уяснят, что многозадачность, владением которой они так долго гордились, на самом деле приносит им и компании только вред, то будут противиться любым переменам, уводящим их от нее. Помните, Салли поначалу восприняла эту идею в штыки? – Фил откинулся назад и на минутку соединил ладони в раздумье. – По сути, это не их вина. Их ведь так долго учили, что многозадачность – это здорово. Вот они и привыкли гордиться своей способностью к ней.
Гонку выигрывает медленный и спокойный.
– Могу подтвердить, что я действительно гордилась, – вставила Хелен.
– Правильно, – кивнул Фил. – А теперь задумайтесь над тем, как изменилась ваша точка зрения за последние два дня. Чего вам стоило осознать, что многозадачность хуже лжи?
Хелен задумчиво подняла глаза к потолку.
– Думаю, это был долгий процесс, через который вы меня провели. Мне необходимо было самой увидеть эту истину, шаг за шагом.
– Вы все поняли правильно, – сказал Фил. – Запомните, что, помогая людям понять простую истину, вы помогаете изменить их поведение гораздо быстрее, чем если бы просто старались заставить их его изменить.
Фил улыбнулся.
– Что, если бы я пришел к вам вчера и сказал, что вам необходимо проводить больше времени со своей семьей? Или просто сказал, что вам необходимо уделять подчиненным больше внимания, когда вы с ними разговариваете?
Хелен громко рассмеялась.
– Я бы наверняка сказала вам, куда идти и как туда добраться!
Фил кивнул.
– В таком случае разве вы можете ожидать чего-то другого от своих менеджеров?
Системы
Хелен подперла рукой подбородок. После долгой паузы она наконец сказала:
– Вы можете мне в этом помочь? Будет лучше, если с ними поговорите вы, а не я.
– Что вы имеете в виду? – спросил Фил.
– Думаю, мне хотелось бы знать, нет ли способа, которым вы могли бы обучить нашу группу, – сказала Хелен.
– Буду рад вам помочь. – Фил потянулся за своим портфелем. – Сейчас, только достану свой ежедневник.
– Правильно. – Хелен указала на доску. – Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой. – Она обвела взглядом комнату, словно что-то искала. – Что, если у меня есть расписание, но я не использую его так хорошо, как должна бы?
Фил усмехнулся.
– В таком случае вы наверняка похожи на большинство людей, с которыми мне обычно приходится встречаться. У большинства людей имеются под рукой превосходные инструменты. Они тратят кучу денег на всевозможные планировщики задач, в том числе электронные, специальные телефоны и последние новинки в сфере технологий. Только мало кто из них действительно знает, как правильно всеми этими предметами пользоваться, а из тех, кто знает, найдется еще меньше тех, кто пользуется ими в необходимом объеме.
Технологии предоставляют именно те инструменты, которые должны бы сделать нас более продуктивными, но мы не очень хорошо их используем, обучаем пользователей их применять или обучаем менеджеров руководить теми, кто их использует.
Фил раскрыл свой ежедневник и вытащил ручку.
– Прежде чем мы запланируем групповое учебное занятие с вашими менеджерами, могу я кое-что порекомендовать?
– Конечно. Пожалуйста.
– На самом деле есть два основных шага, которые должны избавить вашу компанию от зависимости переключения между задачами. Один из них уже пришел вам на ум: мы можем просветить ваших сотрудников по поводу болезней многозадачности. Другой же состоит в том, что мы можем некоторым образом улучшить работу всей компании в целом. Другими словами, вам предстоит внести несколько серьезных изменений в систему работы вашего коммерческого предприятия.