[7].
Все это тонко, на первый взгляд почти незаметно, но, как говорил Гюстав Флобер, истина в деталях.
При переписке по электронной почте не принято просить адресата подтвердить получение письма. Для подтверждения получения и уведомления о его прочтении целесообразно воспользоваться стандартными функциями используемого почтового клиента.
Если вы воспользуетесь функцией автоответа, чтобы сообщить адресату о том, что в определенное время вас не будет на рабочем месте или в офисе, и к тому же проинформируете, к кому можно обратиться со срочным вопросом, адресат непременно это оценит.
Обязательно заполняйте поле «Тема», максимально кратко и четко формулируя ее. Если оставить это поле пустым или с надписью «No subject», письмо может быть не прочитано.
Очень важная рекомендация: прежде чем отправить письмо, убедитесь, что поле «Кому» заполнено правильно. Страшно вспоминать, сколько непоправимых ошибок было сделано, когда люди торопились нажать клавишу «Отправить».
Помните, что все электронные письма, созданные сотрудником на оборудовании, принадлежащем работодателю, считаются собственностью последнего со всеми вытекающими из этого последствиями.
Фрилансеры и представители творческих профессий иногда в адресах рабочей электронной почты используют уменьшительные формы имен, аргументируя свой выбор желанием «быть ближе к адресату». Но есть и другие способы сократить дистанцию, не подвергая сомнению свой профессионализм. Я знаю случай, когда важное письмо журналиста с адресом «zhenek96» даже не было прочитано.
Сегодня почти никто не пишет от руки. Грущу по этому поводу.
Научные исследования показывают, что когда человек пишет рукой, это самым лучшим образом влияет на мозг, стимулируя определенные зоны. А печать текста на клавиатуре такого эффекта не дает.
К слову о «каллиграфии»: Montblanc выпускает не только ручки, часы, предметы багажа и другие аксессуары, но даже специальные парфюмированные цветные чернила для особых надписей. Поэтому, если когда-нибудь вы напишете важному для вас адресату краткое рукописное письмо (например, с благодарностью), да еще на почтовой бумаге высокого качества и такими чернилами, это будет оценено по достоинству и надолго запомнится, выделив вас из десятков, а возможно, и сотен других деловых партнеров.
Во времена электронных средств коммуникации письма, написанные от руки, приобретают волшебную силу.
♦ Отвечайте на деловые письма, полученные по электронной почте, в течение трех часов. При возможности отвечайте сразу. Максимальный срок ответа – сутки.
♦ Вы можете отвечать не на все письма, которые получаете, но если решили ответить – сделайте это вовремя.
♦ Пишите грамотно.
♦ Никогда не пишите прописными буквами.
♦ Проявляйте индивидуальный подход при выборе стиля переписки и оформления письма.
♦ Внимательно отнеситесь к формулировкам, аргументам, приводимым статистическим данным и пр.
♦ Помните о важности и силе начала и финала письма. Используйте уместные в рамках делового общения с конкретным адресатом фразы.
♦ В каждом письме ставьте корректную подпись и всегда указывайте контактную информацию.
♦ Прикрепляйте к письму предыдущее письмо или блок переписки, чтобы адресат не тратил время на поиск письма при необходимости вспомнить о его содержании.
♦ Не прикрепляйте к письму объемные файлы – указывайте только ссылку.
♦ Прежде чем отправить письмо, убедитесь в отсутствии ошибок в тексте и правильности заполнения полей «Тема» и «Кому».
• После прочтения этой главы на первое полученное вами письмо ответьте сразу или в течение трех часов.
• В течение трех недель сформируйте привычку отвечать на деловые письма сразу после получения (при необходимости отправляйте краткий промежуточный ответ) или до конца рабочего дня.
• Проверьте свои знания русского (и, возможно, иностранного) языка любым доступным для вас способом. Примите меры при обнаружении проблем.
• Прочитайте двадцать ранее написанных вами писем и проанализируйте их с учетом рекомендаций этой главы. Сделайте выводы.
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
• Давно ли вы писали от руки? Если да, напишите на бумаге несколько строк и насладитесь процессом. 🙂
10. Благодарность
• Проанализируйте свои ответы и сделайте выводы.
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
• Периодически возвращайтесь к этим записям.
Выражение «Благодарность – признак благородства души» приписывают Эзопу, жившему в VI веке до нашей эры. Прошло более двух с половиной тысяч лет, а эта фраза по-прежнему точна и глубока. Не все имеют благородное происхождение, но каждый человек способен проявить благородство души.
Если деловые партнеры, клиенты, коллеги и другие ваши знакомые оказали вам услугу, пригласили на деловое или светское мероприятие, преподнесли подарок или сделали для вас еще что-то хорошее, непременно поблагодарите их – искренне и как можно быстрее.
Правило срока ответа на электронное письмо действует и в ситуации благодарности: сутки, а оптимально – в течение трех часов.
Не затягивайте с благодарностью! Ежедневный информационный поток так велик, что важно успеть поблагодарить, пока «осчастлививший» вас человек помнит об этом, и ваша быстрая благодарность наверняка доставит ему удовольствие.
Но не забывайте о здравом смысле. Если по приглашению делового партнера вы провели вечер за ужином в ресторане, не спешите демонстрировать ему знание этикетных тонкостей, отправляя ночью повторную благодарность.
Форма благодарности может быть любой: звонок, электронное письмо, сообщение в мессенджере (в том числе голосовое, если это уместно в рамках вашего общения с адресатом), SMS/MMS-сообщение, письмо, написанное от руки, но, разумеется, «высший пилотаж» – это очная благодарность.
Частая ошибка: человек отправляет благодарность, не учитывая, что не у всех деловых партнеров может быть его имя в списке контактов. Поэтому всегда подписывайтесь (за исключением случаев, когда вы на 100% уверены, что вас узнают).
Еще одна рекомендация: дважды кратко благодарите своих знакомых – в финале встречи и в течение 3–24 часов после ее завершения. Обратите внимание на слово «кратко». Некоторые люди так растягивают свою благодарность, что она становится «наказанием». Но не ограничивайтесь только сухим «спасибо за встречу». Каждый раз ищите основания, чтобы добавить к словам «благодарю» или «спасибо» указание на причину вашей признательности, используя фразу-дополнение «за то, что…», учитывая индивидуальность партнера.
Например, в письме интервьюеру после собеседования важно поблагодарить человека за уделенное вам время и повторно прозрачно упомянуть о вашем интересе к работе. В случае отказа не «сжигайте мосты» – поблагодарите за то, что человек с вами встретился и рассмотрел вашу кандидатуру. Позднее по «мосту» может прийти неожиданная приятная новость.
Старайтесь проявить индивидуальность в благодарственных письмах или произносимых словах – адресат это заметит и оценит.
Когда благодарят вас, не позволяйте себе отвечать «Не за что», «Не стоит благодарности», «Без проблем», «Пустяки» и т. п. Таким ответом вы обесцениваете как свои действия, так и значимость повода, по которому вы сделали для человека что-то хорошее. Лучшая фраза в такой ситуации «Рад(а) помочь!».
♦ Благодарить за оказанную услугу, приглашение, подарок, знак внимания и прочие «приятности» принято в течение суток, но желательно в этот же день, не откладывая благодарность на завтра.
♦ Форма благодарности может быть разной. Лучший вариант – очная благодарность.
♦ Благодарность должна быть краткой, но не ограничивайтесь только словом «спасибо».
♦ Не переусердствуйте с благодарностью – двух раз достаточно.
♦ Не поблагодарить за оказанную услугу или любой знак внимания – абсолютный моветон.
♦ Отвечая на благодарность, не говорите «Не за что» или похожие слова.
• Напишите десять вариантов слов благодарности «с расширением» – «за то, что…», которые вы можете использовать в устном и письменном общении. Выберите лучшие. Выучите их наизусть. В дальнейшем расширяйте список таких слов.
• В течение трех недель сформируйте привычку каждый раз благодарить людей за оказанную вам услугу или любой знак внимания.
• Отправьте одну благодарность сейчас (всегда найдется кому).
• Похвалите себя за оперативность. 🙂
11. Одежда
• Проанализируйте свои ответы и сделайте выводы.
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
• Периодически возвращайтесь к этим записям.
Как не вспомнить древнегреческого философа Гераклита: «Все течет, все меняется». А в наше время все «течет и меняется» гораздо быстрее, чем раньше.
Одежда, пожалуй, самая дискуссионная тема. Адепты классического делового стиля и элегантности (к которым отношусь и я) будут придерживаться своей точки зрения. Сторонники других стилей будут верны своим убеждениям.
Противостояние – тупиковая ветвь в развитии цивилизации, поэтому лучше быть гибким и уметь формировать свой образ в соответствии с вашим статусом в компании, местом проведения деловой встречи, временем и ситуацией.
Последняя позиция очень важна при встрече с деловыми партнерами и клиентами. Например, демонстрация очевидного внешнего превосходства может оказать вам плохую услугу: задев самолюбие человека, вы сделаете дальнейшее общение некомфортным или даже невозможным. Это не означает, что я рекомендую вам быть «серой мышкой», – никогда! Но важно четко понимать, с кем вы встречаетесь и какова цель этой встречи.