Офис на ПК. Печать документов
1. Выбор офисного пакета
В мире Windows стандартным офисным пакетом является MS Office. Согласен, пакет очень хороший, но это далеко не единственный пакет, который можно использовать в Windows для подготовки документов.
Почему MS Office получил такое распространение на наших просторах? Вспомним ситуацию, которая была 10 лет назад. Вы купили новый компьютер со сразу уже установленной пиратской копией Windows. Потом в любом компьютерном магазине или на рынке покупали диск с пиратскими программами, в том числе и с пиратской версией MS Office. Особой популярностью пользовались так называемые «реаниматоры» — загрузочные диски, содержащие все необходимое программное обеспечение — Windows (как правило, Windows 98), MS Office, шрифты, некоторые диагностические утилиты и еще несколько программ — по выбору «автора» такого диска.
Сейчас ситуация несколько изменилась. Использование нелицензионного программного обеспечения — вне закона. Нет, если хотите — то пиратскую версию MS Office и сейчас можно скачать в Интернете, ее использование в случае чего (особенно, если вы скачиваете ее не для личного использования, а для установки на предприятии) чревато для вашего кошелька и ваших нервных клеток.
То что офисный пакет нужен — понятно сразу. В Windows 7 встроенный редактор WordPad до сих пор не умеет работать с таблицами (если была бы возможность создания таблиц в WordPad, то некоторым пользователям его возможностей вполне бы хватило), а электронной таблицы (аналога Excel) вообще нет.
Из сложившейся ситуации есть два выхода: или покупка лицензионного MS Office 2007 (на момент написания книги — это текущая версия, хотя скоро появится MS Office 2009) или установка альтернативного бесплатного офисного пакета. В первом случае придется немного потратиться. Во втором — только скачать OpenOffice.Org 3.1 — это лучший альтернативный офисный пакет, который можно использовать в качестве замены MS Office.
В состав пакета OpenOffice.org входят следующие программы:
□ OpenOffice.org Writer (OOo Writer, Word Processor) — текстовый процессор, аналог Word;
□ OOo Calc — электронная таблица, аналог Excel;
□ OOo Impress — программа для создания презентаций, аналог PowerPoint;
□ OOo Draw — векторный редактор. Пока эта программа до CorelDRAW не дотягивает, но это все же лучше, чем вообще ничего;
□ OOo Math — программа для создания математических формул.
Интерфейс программ OpenOffice.Org очень похож на классическую версию MS Office 2003 (если честно, интерфейс пользователя MS Office 2007 мне не очень нравится). Все программы из OpenOffice.Org поддерживают работу с документами, созданными в MS Office (поддерживается даже формат документов MS Word 2007 — расширение docx).
Если ваша цель — сэкономить деньги, тогда ничего вам не мешает бесплатно скачать OpenOffice.Org с www.openoffice.org. Если этот офисный пакет вам не понравится или чем-то не подойдет, тогда вы всегда успеете купить MS Office.
2. Установка Windows-версии OpenOffice.org
Скачать OpenOffice можно с сайта разработчиков: www.openoffice.org. Сейчас мы рассмотрим особенности установки Windows-версии OpenOffice (есть еще и версия для Linux, но, сами понимаете, она нам не интересна).
Запустите установочный файл. Он запросит, куда распаковать временные файлы. Это не каталог для установки OpenOffice, а каталог для временных файлов! Временные файлы можно удалить после установки, чтобы они не занимали место.
Затем программа установки запросит имя пользователя — введите такое, какое вам будет угодно, и после этого программа предложит выбрать тип установки. Обязательно выберите Выборочная (рис. П5.1), иначе вы не сможете изменить каталог, в который устанавливается OpenOffice. По умолчанию OpenOffice устанавливается в папку C: \Program Files\.
В открывшемся окне вы сможете выбрать каталог для установки файлов OpenOffice, нажав кнопку Изменить.
В дальнейшем процесс установки OpenOffice ничем не отличается от установки любой обычной программы. При первом запуске OpenOffice попросит вас указать информацию о себе, а потом вы увидите меню (рис. П5.2), позволяющее запустить основные приложения OpenOffice — текстовый редактор, электронную таблицу и т. д.
Можете запустить текстовый процессор, чтобы убедиться, что он очень напоминает Microsoft Word (рис. П5.3).
Поскольку офисному пакету в книге выделяется только приложение, а не целая глава, мы рассмотрим здесь только текстовый процессор OpenOffice.org Writer. Но если офисный пакет OpenOffice.Org вам понравился, рекомендую купить следующие книги:
http://www.bhv.ru/books/book.php?id=7861
http://www.bhv.ru/books/book.php?id=186453
http://www.bhv.ru/books/book.php?id=180013
3. Текстовый процессор OOo Writer
3.1. Работа с текстом
OpenOffice.org Writer (он же Word Processor — так назывался текстовый процессор во второй версии OpenOffice) ничем не сложнее MS Word — даже комбинации клавиш те же (табл. П5.1).
В современных документах очень часто встречаются рисунки и таблицы. Практически ни один современный документ не обходится без какой-нибудь иллюстрации: диаграммы, фотографии и т. п. Далее мы поговорим о работе с рисунками и таблицами.
3.2. Работа с рисунками
OOo Writer, как и MS Word, позволяет вставлять в свои документы различные рисунки. Вставить рисунок можно тремя способами:
□ скопировать рисунок в буфер обмена (это можно сделать в любой программе просмотра изображений) и вставить рисунок в документ, выполнив команды Правка | Вставить или нажав клавиатурную комбинацию
□ выполнить последовательность команд Вставка | Изображение | Из файла. Откроется диалоговое окно выбора файла, в котором можно будет указать нужный вам рисунок. Если вы не помните, как назвали файл рисунка, включите режим Предварительный просмотр, тогда в правой части окна вы будете видеть уменьшенное изображение каждого рисунка (рис. П5.4);
□ выполнить команды Вставка | Изображение | Сканировать. В этом меню будут команды сканирования, выбора источника сканирования (сканера), а также команда вызова окна управления сканером. В общем, у вас под рукой окажется все необходимое для успешного сканирования и вставки изображения в документ.
После того как рисунок будет вставлен в документ, вы увидите панель Изображение (рис. П5.5), которая будет появляться всякий раз, когда вы сделаете рисунок активным (щелкните по нему левой кнопкой мыши). Если вы случайно закрыли панель, и она перестала появляться при активизации рисунка, открыть ее снова позволяет последовательность команд Вид | Панели инструментов | Изображение.
Рассмотрим элементы панели Изображение (см. рис. П5.5) слева направо.
□ Самая первая кнопка — это кнопка быстрой вставки рисунка из файла (она так и называется: Из файла). Если панель Изображение активна, то вам не обязательно выбирать команду Вставка | Изображение | Из файла, а достаточно нажать первую кнопку на панели Изображение.
□ После кнопки Из файла следует кнопка выбора фильтра изображения. Доступны одиннадцать фильтров.
• Инвертировать — позволяет инвертировать цвета: черный станет белым, а белый — черным. Фильтр работает и для цветных изображений;
• Сгладить — сглаживает цвета, появляется эффект легкого размытия;
• Настроить резкость — позволяет увеличить резкость изображения. Лучше использовать с фотографиями, а не со скриншотами (снимками экрана). Снимки экрана уже обладают достаточной резкостью, поэтому применять к ним этот фильтр нецелесообразно;
• Удалить шум — удаляет цифровой «шум»;
• Соляризация — когда нужен данный фильтр, я даже не знаю;
• Старение — создает эффект старения, эффективен для фотодокументов;
• Плакат — удобен для подготовки изображения для печати в виде плаката (фильтр просто «урезает» лишние цвета — ведь печать полноцветного плаката — услуга довольно дорогая);
• Поп-арт — на мой взгляд, приводит к очень безобразному эффекту;
• Набросок углем — создает из вашего изображения имитацию наброска углем (смотрится довольно красиво);
• Рельеф, Мозаика — не думаю, что вам часто понадобятся эти фильтры.
□ За кнопкой выбора фильтра находится список режимов отображения графического объекта. Названия режимов говорят сами за себя, поэтому в особых комментариях не нуждаются.
• По умолчанию — рисунок отображается как есть;
• Оттенки серого — классическое полутоновое изображение, как на черно-белом телевизоре;
• Черно-белый — все темные цвета становятся черными, а все светлые преобразуются в белый, т. е. вы получаете картинку, состоящую из двух цветов: черного и белого;
• Водяные знаки — интересный режим, попробуйте, — возможно, вам понравится.
□ После списка выбора режима отображения картинки следует кнопка вызова панели Цвет (рис. П5.6). Эта панель позволяет настроить цветовую гамму, яркость, контрастность, а также содержание красной, зеленой и синей составляющих рисунка.
□ Далее следует кнопка Прозрачность — она позволяет задать прозрачность рисунка. Имейте в виду, что при прозрачности 100 % рисунок вообще не отображается.
□ Следующие две кнопки панели Изображение — это команды отражения рисунка по горизонтали и вертикали.
□ Последняя кнопка — это свойства фрейма, не думаю, что вам она часто будет необходима.
Если щелкнуть на рисунке правой кнопкой мыши, то вы увидите меню, позволяющее задать размещение (рис. П5.7), привязку и выравнивание рисунка, а также обтекание его текстом (рис. П5.8). Эти команды позволят оптимально расположить рисунок в вашем документе.
3.3. Работа с таблицами
Для работы с таблицами предназначено меню Таблица, содержащее все необходимые команды: добавление и удаление строк и столбцов таблицы, объединение, разъединение ячеек и т. д.
Начнем с самого начала — создадим небольшую таблицу. Для этого выполните последовательность команд Таблица | Вставить | Таблица или просто нажмите клавиши
Как только появится таблица, вы увидите панель инструментов Таблица (рис. П5.10). Эта панель будет появляться каждый раз, когда вы активизируете таблицу.
Сначала рассмотрим наиболее важные команды меню Таблица.
□ Меню Таблица | Вставить содержит команды Таблица, Строки и Столбцы.
Первая команда, как было показано ранее, создает таблицу. Вторая и третья добавляют, соответственно, строки и столбцы. Эти команды намного удобнее аналогичных из MS Word, поскольку позволяют добавить не одну строку (столбец), а несколько — столько, сколько вам будет нужно (рис. П5.11).
□ Меню Таблица | Удалить содержит команды для удаления таблицы, строк и столбцов. Данные команды обратны командам меню Таблица | Вставить.
□ В меню Таблица | Выделить вы найдете команды выделения таблицы, строк, столбцов, ячеек. На мой взгляд, это совершенно бесполезные команды, удобные лишь при отсутствии мыши, поскольку выделять элементы таблицы с помощью мыши намного проще.
□ Команда Таблица | Объединить ячейки позволяет объединить несколько ячеек в одну. Для этого выберите две или более ячейки (понятно, что они должны быть расположены подряд в одной строке или в одном столбце) и выполните эту команду. Результат объединения показан на рис. П5.12.
Аналогично можно разбить одну ячейку на несколько. Установите курсор в нужную вам ячейку и выберите команду Таблица | Разбить ячейки. В открывшемся окне установите количество новых ячеек (рис. П5.13).
□ Команда Таблица | Защита ячейки позволяет защитить данные ячейки от модификации — прочитать их можно, а вот изменить — нет. В нижнем правом углу окна OOo Writer будет указано, что данная ячейка доступна только для чтения. Если вы хотите снять защиту, тогда щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите команду Ячейка | Снять защиту.
□ Если вам нужно красиво оформить таблицу, то выполните команду Таблица | Автоформат. Окно Автоформат позволяет выбрать один из 17 различных форматов таблицы (рис. П5.14).
□ Команда Таблица | Преобразовать позволяет преобразовать текст в таблицу и таблицу в текст.
□ Команда Таблица | Сортировать задает различные параметры сортировки ячеек таблицы.
□ Изменить параметры таблицы можно с помощью команды Таблица | Свойства таблицы.
Окно свойств таблицы (рис. П5.15) состоит из пяти вкладок.
• Таблица — позволяет задать общие параметры таблицы (название, выравнивание, отступы до и после таблицы);
• На странице — содержит очень важные параметры, определяющие расположение на нескольких страницах больших таблиц (которые не помещаются на одной странице);
• Столбцы — позволяет задать ширину столбцов;
• Обрамление — изменяет параметры обрамления таблицы (тип, цвет и ширину линий, а также отступы содержимого, тени и другие параметры);
• Фон — позволяет задать фон таблицы. Вы можете выбрать какой-то цвет или графический объект в качестве фона таблицы (для этого параметр Тип нужно установить в положение Графический объект).
Что же касается панели инструментов Таблица, то отмечу, что она просто предоставляет быстрый доступ к командам меню Таблица. Если вы знаете, какие команды есть в данном меню, то можете самостоятельно в этом убедиться.
3.4. Печать документов
Чтобы не было неприятных сюрпризов, непосредственно перед печатью документа выполните команду Файл | Предварительный просмотр (или нажмите кнопку предварительного просмотра на стандартной панели инструментов — она находится возле кнопки печати).
Как только вы убедитесь, что с документом все в порядке, тогда можно нажать комбинацию клавиш или выполнить команду Файл | Печать. Откроется окно печати, которое напоминает соответствующее окно в MS Office (рис. П5.16). Установить параметры печати можно с помощью окна настройки принтера, вызываемого командой меню Файл | Настройка принтера (рис. П5.17). Выберите ваш принтер и нажмите кнопку Свойства. Затем нажмите кнопку Дополнительно. После этого вы можете установить размер бумаги (рис. П5.18). Понимаю, что в большинстве случаев вам придется работать именно с форматом MS Office, поэтому рекомендую сразу установить формат MS Office как формат по умолчанию. Для этого выполните команду меню Сервис | Параметры. В открывшемся окне Параметры перейдите в раздел Загрузка/сохранение | Общие, где вы сможете выбрать формат сохранения документов (рис. П5.19). Поддержка макросов в OOo Writer очень посредственная, но она есть. Однако по умолчанию макросы MS Office вообще отключены. Для включения возможности выполнения макросов выполните команду меню Сервис | Параметры. Перейдите в раздел Безопасность и нажмите кнопку Безопасн. макросов. В открывшемся окне выберите уровень безопасности Средний или Низкий (рис. П5.20). UAC (User Account Control) — контроль учетных записей пользователей в MS Windows. Впервые UAC появился в Windows Vista. Компонент UAC запрашивает подтверждение действий, требующих прав администратора, из соображений безопасности. Вирус или другая вредоносная программа, которой необходимы права администратора, не сможет их получить, поскольку UAC приостановит выполнение программы до вашего разрешения. Если вы знаете, что это за программа, вы можете продолжить ее выполнение или завершить ее. Недостатков у UAC — два. Первый заключается в том, что UAC раздражает своей назойливостью, особенно если производится много административных действий. Второй заключается в том, что окно UAC не выводит достаточно информации о том, что собирается сделать программа. UAC отключается элементарно — в панели управления, для этого даже не нужно редактировать реестр. Для отключения UAC выполните следующие действия: 1. Откройте панель управления. 2. Выберите Мелкие значки (или Крупные значки — как кому больше нравится) и зайдите в раздел Учетные записи пользователей. 3. Выберите команду Изменение параметров контроля учетных записей. 4. Переместите ползунок вниз, выбрав Никогда не уведомлять (рис. П6.1). 5. Нажмите кнопку ОК. 6. Согласитесь с предупреждением об отключении UAC и нажмите Да. 7. Перезагрузите компьютер. Из соображений безопасности лучше не отключать UAC — только если вы установили сверхбезопасный брандмауэр. Но можно сделать работу с UAC немного удобнее. Когда срабатывает UAC, весь рабочий стол затемняется и блокируется — вы не можете больше обратиться ни к одной программе, пока не разрешите или не запретите выполнение программы. Данную функцию можно отключить. Перейдите в следующий раздел реестра: HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System Найдите параметр PromptOnSecureDesktop и присвойте ему значение 0. Закройте редактор реестра и перезагрузите компьютер. В Windows 7 есть одна особенность. Если вы отключили UAC, гаджеты и боковая панель будут работать некорректно. Чтобы все было в порядке и гаджеты работали, как и раньше, вам нужно изменить всего один параметр реестра. Перейдите в следующий раздел реестра: HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Sidebar\Setting Измените значение параметра AllowElevatedProcess в 1. Чтобы изменения вступили в силу, нужно перезагрузить компьютер. 3G 124, 147, 150 ADSL 121, 125, 130 ADSL-модем 130 Asus 26 Compaq 26 Cookies 172 DirectX 13 DSL 125 DVD-студия Windows 296 E EDGE 123, 147, 150 Fujitsu-Siemens 26 Gericom 26 Google Images 212 Google News 214 GPRS 123, 147, 148, 149 GSM 147 HTTP 156 IBM 26 ICQ 200 IMAP 174 Internet Explorer 157 Ipconfig 142 IPSec 245 ISO-образ 14, 299 Junction points 85, 94 Nick 222 NMT 146 NTFS, точки разветвления 85 OpenOffice Writer 374 Outlook Express 181 Paint 105 Peer-to-peer 214 Ping 141 POP 174 Roverbook 26 Skype 191 SMTP 174 Toshiba 26 Total Commander 83, 102 Tracert 142 UAC 10, 52 UMTS 150 URL 156 Windows 7, выпуски 16, 28 Windows Live Mail 181 Windows Media 263 Windows Media Center 274 WordPad 106 Активация Windows 7 39 Архивация и восстановление 115 Бесплатный почтовый ящик 176 Библиотека (виртуальная папка) 12 Библиотеки 95 Блокнот 108 Брандмауэр Windows 239 Браузер 71, 156 Браузер Интернета 157, 171 Видео 271, 275 Виртуальная папка (библиотека) 12 Вирус 226 по электронной почте 227 сетевой 228 троянский 228 Восстановление образа системы 118 Гаджет 65 Гибернация 47 Гиперссылка 163 Главное меню 43, 48 Диск восстановления системы 118 Жесткая ссылка 94 Завершение работы 47 Записки 108 Запись: CD 282 DVD 283 дисков 291 музыки 271 Запуск от имени администратора 52 Заставка 58 Звук 58 Изображения 274 Интернет 121 голосовое общение 191 диагностика соединения 138 звонок на обычный телефон 198 мгновенный обмен текстовыми сообщениями 200 скорость соединения 144 Интернет-подключение: 3G 151 DSL 125, 129, 130 GPRS 123, 151 беспроводное 126 выделенная линия 126 модемное 121 спутниковое 127 Калькулятор 109 Клавиатурные комбинации 64 Код активации 39 Кодировка веб-страницы 166 Командная строка 110 Корзина 90 Корневой каталог 73 Логический диск 77 Меню завершения работы 46 Меню Пуск 43, 48 Метка диска 80 Модем 121 Модератор 202 Музыка 263, 275 Настройка нового подключения или сети 130 Настройка параметров автозапуска 71 Настройка плана электропитания 58 Нетбук 22 Ник 222 Ножницы 110 Панель задач 10, 62 Папка 83 Персонализация 54, 61 Поиск в Google 206 Поиск данных 97 Поисковая машина 205 Полное имя файла 75 Пользовательский каталог 80 Почтовый клиент 175 Проводник 77 Программа, запрет доступа в Интернет 247 Программы по умолчанию 67 Рабочий стол 53 слайд-шоу 12 Разрешение экрана 53 Расширение файла 75 Регион DVD-Video 289 Свойства обозревателя 171 Сеть пиринговая 214 Символические ссылки 94 Системные требования 20 Скрытые папки 83 Служебные программы Windows 113 Сохранение веб-страницы 169 Стандартные программы Windows 104 Стирание дисков 296 ТВ-записи 281 Теневая копия 99 Тип файла 71 Удаленный доступ 111 Установка Windows 7 23, 26 Файл 73 версии 99 восстановление 90 имя 75 копирование 87 маска 76 открытие 93 переименование 89 перемещение, перетаскивание 89 свойства 91 создание 85 удаление 89 удаление без Корзины 91 шифрование 100 Файловая система 73 Федеративный поиск 15 Флейм 224 Флешка 97 Фон рабочего стола 55 Формат: Blue-ray DVD 284 DVD+R/+RW 288 DVD-Audio 287 DVD-R 287 DVD-RAM 288 DVD-ROM 284, 286 DVD-Video 284, 287 DWD-RW 288 Форум 201 Фотографии 253 Цвет окна 57 Центр управления сетями и общим доступом 130 Чат 201 Электронная почта 174 Язык 71 Ярлык файла 94 © Колисниченко Д. Н., 20093.5. Формат документов по умолчанию
3.6. Включение/выключение макросов MS Office
Приложение 6UAC в Windows 7
1. Основной способ отключения UAC
2. Делаем UAC не таким строгим
3. Решение проблемы с гаджетами и UAC в Windows 7
Предметный указатель