Таким образом, у вас перед глазами всегда будет полная и подробная картина вашей занятости как в отдельно взятый момент, так и в долгосрочной перспективе. Вы не будете терять, забывать или пропускать какие-то задачи. Вы сможете довольно точно определять, в каких направлениях вы проседаете, а где сможете сдать проект раньше срока.
Рекомендую поближе познакомиться с этим фреймворком, его теорией и методами практического применения, да и вообще разобраться в том, что такое Agile. Но если ваша цель – просто организовать свое время и не утонуть в огромном количестве задач, при этом имея возможность в любой момент отчитаться перед руководством или коллегами, то описанного выше метода вам должно хватить для работы.
Дедлайны
Когда приближается дедлайн, а вы чувствуете, что уже не успеваете сделать все задачи, помните одно важное правило: война войной, а обед по расписанию. Работая из дома, вы находитесь в состоянии многосторонней договоренности, в которую вовлечен не только ваш работодатель, но и все живущие с вами люди. И тут важно соблюдать не только те обещания, которые вы дали на работе, но и те договоренности, которые у вас есть с домашними.
Если у вас происходит что-то действительно важное, то вы, наверное, сможете договориться с домашними и выйти за рамки рабочего времени и здравого смысла. Но если у вас экстренные ситуации на работе происходят едва ли не каждый день, то, скорее всего, вы в чем-то заблуждаетесь и не можете отделить работу от личной жизни и отдыха.
Четко определенные рабочие часы должны быть четкими в обе стороны: вы не развлекаетесь во время работы и не работаете во время отдыха.
Мультизадачность
Пожалуй, мультизадачность можно назвать одним из самых распространенных мифов последних десятилетий. Даже сейчас многие люди при планировании думают о том, что будут делать какие-то задачи параллельно. С уверенностью можно сказать, что существенная часть срывов сроков возникает именно из-за того, что кто-то кому-то предложил делать что-то параллельно, а тот согласился. И так все в производственной цепочке.
Такой подход не только вредит работе, но и вызывает стресс у тех, кто его применяет. И такой стресс как инфекция распространяется на всех окружающих, вызывая напряжение и конфликты.
Если кто-то хвастается, что он мультизадачный, то тут верно одно из двух: или этот человек умеет выстраивать задачи в стройную последовательность и быстро делать их одну за другой, или он заблуждается о себе самом.
Так что если вы не считаете себя мультизадачным, то этого как минимум не нужно стыдиться и стесняться, завидуя крутости ваших мультизадачных друзей и коллег. Просто вы честны с собой и заметили, что гораздо эффективнее заниматься одной задачей за раз, а они – еще нет.
И это наталкивает нас на несколько очень важных выводов.
1. Вы не можете параллельно делать несколько проектов или работать на нескольких работах так, чтобы все эти проекты в какой-то степени не страдали.
2. Вы не можете параллельно общаться с родственниками и детьми и заниматься своей работой.
3. Вы не можете параллельно смотреть телевизор, слушать лекции и заниматься своей работой.
Да, вы можете, зная все это, делать какие-то вещи параллельно. Например, я очень часто делаю уборку по дому во время созвонов, на которых не нужно сидеть за компьютером и вовлекаться. Но я отдаю себе отчет, что, как только требуется мое активное участие, мне приходится остановиться и начать говорить. И также понимаю, что с веником в руках я не смогу быстро записать важную мысль. В данной ситуации я руководствуюсь принципом достаточности.
Если моего внимания, моей вовлеченности и моих возможностей достаточно для выполнения рабочей задачи при том, что я мету пол у себя в квартире, – то почему бы и не подмести пол.
Но это очень тонкий момент, за ним нужно внимательно следить. Так что будьте осторожны каждый раз, когда собираетесь делать что-то параллельно, и, по возможности, избегайте этого.
Коммуникация
Во взаимодействии с коллегами самым сложным испытанием может стать невозможность просто подойти и сказать то, что ты хочешь, тому, кому хочешь. При этом телефон не решает проблему, а скорее создает новые, потому что, когда вы не видите, чем ваш коллега в данный момент занят, простой звонок может вызвать много неприятностей и у него, и у вас. Благо, принципы, которыми вы можете руководствоваться при удаленной работе, простые и общечеловеческие.
Взаимодействие с другими членами команды
Прозрачность и предсказуемость – самые важные составляющие командной работы. Чем вы понятнее для окружающих, тем лучше для здорового коллективного рабочего процесса. Никто не любит «черные ящики». Будь вы руководитель, подчиненный, партнер, коллега – вам очень нужно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь сейчас и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.
Выше я уже говорил про Trello. Если в вашей компании не внедрены методы управления задачами, то предложите менеджменту или попробуйте внедрить хотя бы его. Если никто не планирует отслеживать задачи через программу, то поставьте Trello для себя и следите за своими задачами самостоятельно.
Показывайте, что вы онлайн/офлайн. Всегда пишите что-то в чат, когда приступили к работе. Старайтесь писать, если пошли на перерыв. Пишите, если закончили работать. Сообщение, оставленное вами в чате, может уберечь вас от неудобных звонков в неурочный час и сохранить всем нервы.
Фиксируйте вашу деятельность и всегда будьте готовы сказать, чем вы заняты сейчас и чем планируете заниматься. Если вы ведете задачи в какой-то программе, делитесь ими с коллегами. Если вы ведете карточки на обычной физической доске – можете выслать их фото, но лучше напечатать их содержимое текстом. Старайтесь не злоупотреблять снимками экрана или задач, потому что по поиску их не получится потом найти.
Соблюдайте традиции и ритуалы команды. Если у вас принято созваниваться каждое утро и планировать день – приходите на этот звонок вовремя. Если каждую пятницу у вас планерка – всегда присутствуйте на этой планерке. Помните: у вас удаленная работа. Причин пропускать регулярный и заранее запланированный созвон очень мало, и практически все они связаны с критическим состоянием здоровья. Точность – вежливость королей. А в случае взаимодействия с коллегами она будет показывать, насколько вы уважаете их время и старание.
Готовьте регулярные отчеты во время работы, а не после нее. Для этого вам просто нужно педантично записывать все, что вы делаете. Если по каждой задаче у вас будут записаны комментарии, вся переписка будет лежать в аккуратных ветках в почте, а в системе взаимодействия с клиентами (CRM) будут занесены все контакты – эта задача решится практически сама собой.
Если можете никого не дергать – не дергайте. Сделайте сами и обновите статус в задаче, если она есть. Лучше сначала самостоятельно попытаться решить вопрос и только потом обращаться к коллеге. Помните, что каждый раз, когда вы пытаетесь достучаться до кого-то из коллег в рабочее время, вы рискуете отвлечь их от решения собственных задач. Опять же, в офисе вы могли посмотреть, кто чем занят, подойти и спросить. Но если такого варианта нет, гораздо лучшей тактикой будет считать, что человек занят и не может отвлечься от срочных задач, чем создавать излишнее напряжение, постоянно донимая коллег. Если вы педантично ведете задачи в системе контроля задач, то комментарий с вопросом к самой задаче, скорее всего, попадет к вашему коллеге в виде уведомления, и он сможет обработать его в штатном режиме.
Коммуникация с коллегами должна оказывать минимальное влияние на людей, живущих с вами. Если вы нерегулярно и громко созваниваетесь по поводу и без – любви у домочадцев к вам не прибавится. А значит, они реже будут идти вам навстречу и поощрять вашу работу. Попробуйте систематизировать этот процесс, распланировав созвоны и предупредив родных о том, что вы будете разговаривать. Возможно, громко. Возможно, долго. В любом случае, если можете не созваниваться – не созванивайтесь.
Если ваша работа предполагает постоянные звонки и вы можете работать только из дома, то вам нужно крепко задуматься о том, как это сказывается на домашних. Скорее всего, им не очень сладко приходится. Так что, если вы планируете работать в технической поддержке или продажах, связанных с постоянными звонками, то подумайте, готовы ли к этому те, кто живет с вами. Если же вы вынужденно оказались на домашней работе и вам просто необходимо часто и подолгу говорить по телефону, то изо всех сил старайтесь, чтобы это не мешало домашним. Они, скорее всего, страдают и терпят. Любите их и будьте благодарны.
Никогда не пользуйтесь громкой связью. Слышать вашего собеседника из хрипящего динамика телефона – сомнительное удовольствие.
Если вам приходит много рабочей почты, то устраивайте дни имейлов, когда вы только отвечаете на почту и не занимаетесь больше ничем. Даже звонками.
Правила хорошего тона
Звонить коллегам без предупреждения можно только в случае угрозы жизни!
Представьте, что вы работаете в опенспейсе. И вы решаете какую-то задачу (пишете текст, составляете таблицу, программируете интерфейс).
И тут к вам подходит один коллега с вопросом. А потом другой. А потом еще. А потом обед. Все. Что вы там делали? Чем занимались?
Когда работа перемещается домой, эта проблема становится еще более жесткой. Человек может сидеть в абсолютной тишине, стараясь не ерзать на стуле, не вставая за водой, потому что у него спит ребенок. И, если ребенок проснется, он будет вынужден либо укачивать его сам, либо терпеть его плач, пока этим занят партнер (если он дома, конечно). А вы позвонили, и его телефон, предусмотрительно поставленный на виброрежим, упал со стола или задел чашку.