Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 утверждает «Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В соответствии с этим «Порядком…» плательщики налога на добавленную стоимость при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг), облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость, составляют счета-фактуры и ведут журналы учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам (Приложения 1, 2, 3 к «Порядку…»).
Отгрузка товара, а также выполнение работ или оказание услуги оформляются составлением счета-фактуры и регистрируются в книге продаж.
Согласно п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж:
1) при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения, в т. ч. не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения);
2) в иных случаях, определенных в установленном порядке.
Есть исключения при операциях по реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг). Также счет-фактура не составляется банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения).
Счет-фактура составляется организацией (предприятием) – продавцом (подрядчиком) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) на имя организации (предприятия) – покупателя (потребителя, заказчика) в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) представляется продавцом (подрядчиком) покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость.
Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у продавца (подрядчика) для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров (работ, услуг).
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером продавца (подрядчика). При необходимости счет-фактура может быть подписан иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации. В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.
Выдаваемые счета-фактуры хранятся в журналах учета счетов-фактур в течение полных 5 лет с даты их выдачи. Счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в установленном порядке.
Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование, адрес, ИНН и КПП налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации для товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация;
14) номер таможенной декларации.
Продавцы (подрядчики) ведут журнал учета выдаваемых покупателям счетов-фактур и книгу продаж. Книга продаж предназначена для регистрации счетов-фактур, составляемых продавцом (подрядчиком), в целях определения суммы налога на добавленную стоимость по реализованным товарам (работам, услугам). Отражение счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке по мере реализации товаров (работ, услуг) или получения предоплаты (аванса) в тот отчетный период, в котором в целях налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг), но не позднее установленного «Порядком…» 5-дневного срока.Если денежные средства получены в виде предоплаты (аванса) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), то они оформляются продавцом (подрядчиком) составлением счетов-фактур и соответствующими записями в книге продаж. Покупатели, перечисляющие указанные денежные средства, записи по этим средствам в книге покупок не производят.
Если товары (выполнение работ, оказание услуг) отгружены под полученную предоплату (аванс), в книге продаж делается запись, которая уменьшает сумму ранее начисленного налога на добавленную стоимость по этой предоплате (авансу) с соответствующим изменением итоговой суммы налога за отчетный период, в котором произведена отгрузка. Потом в соответствии с «Порядком…» отражаются операции по фактической отгрузке товаров (выполнению работ, оказанию услуг) под полученную предоплату (аванс).
Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги осуществляется руководителем организации (предприятия) или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи (постановление Правительства от 02.12.2000 г. № 914).
Пример
ООО «Вектор» заключило с покупателем договор на поставку товаров всего на сумму 354 000 руб. (в т. ч. НДС 18 % в сумме 54 000 руб.). 18 января 2008 г. на расчетный счет ООО «Вектор» от покупателя поступила предоплата в размере 100 %. Отгрузка товаров осуществлена 2 февраля 2008 г. Покупная стоимость товаров равна 273 000 руб. Налоговым периодом по НДС является месяц.
Полученный в январе аванс от покупателя под предстоящую поставку товаров отражен в бухгалтерском учете следующими проводками:
Дебет счета 51 «Расчетные счета»,
Кредит счета 62-3 «Расчеты по авансам полученным» – 354 000 руб. – получена сумма предоплаты;
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторам и кредиторами» субсчет «НДС по полученным авансам»,
Кредит счета 68-2 «Расчеты по НДС» – 54 000 руб. – начислен НДС с суммы предоплаты (354 000 руб. × 18 % / 118 %).
Бухгалтером ООО «Вектор» 18 января 2008 г. выписан счет-фактура на сумму предоплаты в одном экземпляре и зарегистрирован в книге продаж.
По данным этих документов заполняется налоговая декларация и предоставляется в налоговый орган не позднее 20 февраля 2008 г. В декларации за январь 2008 г. в разд. 2.1. «Расчет общей суммы налога» налог, исчисленный с аванса, в сумме 54 000 руб. (354 000 руб. × 18 % / 118 %) отражается по строке 280 п. 5.1 в графе 6.
Уплата сумм налога по операциям, признаваемым объектом налогообложения, производится по итогам каждого налогового периода не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Следовательно, не позднее 20 февраля 2008 г. ООО «Вектор» должно уплатить исчисленную сумму налога в бюджет.
После отгрузки товаров в бухгалтерском учете отражается выручка от продажи и начисляется НДС с реализации. Бухгалтерские проводки февраля 2008 г.:
Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», Кредит счета 90-1 «Выручка» – 354 000 руб. – признана выручка от реализации товара;
Дебет счета 62-3 «Расчеты по авансам полученным», Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 354 000 руб. – зачтен аванс, ранее полученный в счет оплаты за товар;
Дебет счета 90-2 «Себестоимость продаж», Кредит счета 41 «Товары» – 273 000 руб. – списана фактическая себестоимость проданного товара;
Дебет счета 90-3 «Налог на добавленную стоимость», Кредит счета 68-2 «Расчеты по НДС» – 54 000 руб. – начислен НДС с выручки от реализации товара – (354 000 руб. // 118 % × 18 %);
Дебет счета 68-2 «Расчеты по НДС»,
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «НДС по полученным авансам» – 54 000 руб. – принят к вычету НДС, исчисленный с суммы предоплаты.
2 февраля 2008 г. бухгалтером ООО «Вектор» составляется счет-фактура в двух экземплярах на сумму реализации. Первый экземпляр передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж. Как уже отмечалось выше, при отгрузке товаров в книге продаж делается запись, уменьшающая сумму ранее начисленного налога на добавленную стоимость по этой предоплате за отчетный период, в котором произведена отгрузка.
Декларация за февраль 2008 г. составляется следующим образом. В разд. 2.1. «Расчет общей суммы налога» НДС, исчисленный с реализации, отражается по строке 20 в графе 6 в сумме 54 000 руб. (300 000 руб. × 18 %). А сумма налога, исчисленная и уплаченная с аванса, – по строке 340 в графе 4 (налоговые вычеты).Частота предоставления деклараций и, соответственно, уплаты налога зависит от налогового периода по НДС, который налогоплательщики определяют в соответствии с правилами ст. 163 НК РФ, согласно которой налоговый период (в т. ч. для налогоплательщиков, исполняющих обязанност