Информация необходимая при проектировании.
В карточке клиента, в комментариях указывается что необходимо сделать. В нашу компанию, как правило обращаются со следующим задачами:
– Разработать проектную документацию на систему АПС, СОУЭ, АУПТ (уже смонтированную или только планируют монтаж);
– Произвести модернизацию участка системы АПС, СОУЭ, АУПТ, СКС, СОТ, СКУД и любой другой слаботочной сети;
– Произвести монтаж с поставкой оборудования для слаботочных систем;
– Произвести монтаж без поставки оборудования. Бывает к нам обращаются крупные компании, которые ищут подрядчика для производство только монтажных работ.
– Поставить объект на обслуживание (системы АПС, АУПТ).
После того, как вы ознакомились с информацией указанной в карточке клиента, вам нужно зайти на Яндекс диск и найти номер папки (он соответствует номеру, указанному в карточке клиента).
Так происходит поиск нужной папки. Если открыть папку № 79 мы сможем в ней увидеть следующие папки (количество папок и наименование добавляются в зависимости от необходимости, ниже указаны основные виды):
– Бухгалтерия. В данную папку бухгалтер загружает договора, счета на оплату по данному объекту, так же там находятся реквизиты организации заказчика.
– Переписка. В данной папке отображаются письма, направленные заказчику, каждое письмо имеет свой номер, который указан в названии письма, если открыть письмо в левом верхнем углу будет отображен номер с датой отправки. Иногда вам нужно будет отправлять письма, в этом нет ничего сложного, меняется текст, дата и номер письма, письмо сохраняется в pdf формате и отправляется на указанный адрес.
– Фото видео с объекта. В данной папке находится фото и видео материал, который отснял менеджер при обследовании объекта, иногда эта информация помогает при проектировании, например, для определения качества ремонта или разработке инженерного решения.
– Коммерческое предложение. Это ваша папка, именно с ней вы будите работать. В папку коммерческое предложение загружаются все исходные файлы, которые необходимы для редактирования
КП и конечный вариант коммерческого предложения, который направлен заказчику. От того как вы выполните свою работу будет зависеть работа других сотрудников и прибыль, полученная компанией.
– Закрывающие документы. В данную папку загружаются все документы, которые вы разрабатываете для закрытия выполненных работ.
Часто бывает такое, что приходиться вносить правки в коммерческие предложения или в проектную документацию, в таком случае, вы вносите правки и сохраняете документ на Яндекс диске, в ваших папках в любое время дня и ночи должна находиться актуальная информация о направленных клиенту коммерческих предложениях, разработанных проектах и закрывающих документах.
В папку черновики, вы загружаете всю НЕ АКТУЛЬНУЮ информацию, что бы она не мешала другим сотрудникам и не вводила их в заблуждение.
Поэтажные планы/схемы/планы эвакуации/чертежи находятся в папке коммерческое предложение. Их загружает менеджер после обследования объекта. На них отображена вся необходимая информация (места размещения и количество СКУД, клапанов ОЗК/ДУ, размещение электрощита, щит вентиляции – при наличии).
При разработке проектной (исполнительной) документации, все исходные файлы (dwg, word, excel, pdf итд) загружаются на Яндекс диск. В папке «4 Проектный отдел» вы должны создать новую папку и назвать точно так же как она называется в карточке клиента в системе bitrix. В эту папку вы загружаете готовый проект в формате pdf со всеми исходными файлами. Что бы любой сотрудник компании в любое время мог найти ваш проект.
Папка проектный отдел.
В корне диска, так же есть файлы с поставщиками и подрядчиками. Если вам нужно что-то купить, вам нужны поставщики, там все интуитивно понятно. Если вам нужно что-то сделать, значит вам нужны исполнители, там тоже все интуитивно понятно.
3. Коммерческое предложение (КП)
Как я говорил ранее, в нашу компанию обращаются с различными задачами, для каждой задачи разрабатывается коммерческое предложение. Можно сказать, что КП состоит из блоков и для каждой задачи состав блоков разный. В этой главе мы подробно разберем состав коммерческого предложения для каждого вида клиента. Начнем с самого простого:
1. Клиент обратился в нашу компанию с просьбой разработать проектную документацию на автоматическую пожарную сигнализацию или разработать исполнительную документацию на уже смонтированную систему. К этому же типу, можно отнести клиента, который хочет обслуживать систему АПС или АУПТ. Для таких клиентов, коммерческое предложение разрабатывается в одну строчку.
Коммерческое предложение для такого клиента будет состоять из титульного листа, в левом верхнем углу которого указывается номер исходящего (он же номер клиента, берется из CRM, он же номер папки) и дата разработки КП. Ниже указывается название коммерческого предложения (на обслуживание автоматической пожарной сигнализации) – эта информация берется из комментариев в карточки клиента, там указывается с какой задачей к нам обратился клиент. Далее указывается назначение объекта (данная информация берется из карточки клиента, графа «назначение объекта»), ниже указывается адрес объекта. Обратите внимание, что вся информация указываемая в коммерческом предложении выполнена шрифтом GOST Common (курсив), все выполнено аккуратно, ровно, параллельно и перпендикулярно. Ниже указывается стандартная информация, которая не меняется: это адрес нашего офиса, ИНН нашей компании, лицензия МЧС, e-mail, телефон, сайт. Информация о руководителе проекта берется из карточки клиента, графа «ответственный», на данный момент – это Чапего Дмитрий Александрович, но в дальнейшем при росте компании будут появляться новые сотрудники. После составления коммерческого предложения, нужно проверить общее количество листов и указать их количество на титульном листе в колонке «листов». В строке «Разработал» указываете себя, в строке ГИП указываете Просвирова Н.О. На следующей странице представлен образец титульного листа коммерческого предложения. Титульный лист обязателен для всех коммерческих предложений, для любого типа клиента. У каждого коммерческого предложения есть титульный лист.
Вторым блоком идет само предложение, в котором отображается наименование услуги, цена за единицу, количество, ед. измерения и общая стоимость. Например Обслуживание АПС, 6500р в месяц, количество месяцев – 12, общая стоимость за год 70тр. Ниже идет гиперссылка на примеры наших работ и подпись ген. директора с печатью.
Вот ссылка, которую. мы чаще всего вставляем в качестве примера выполненных работ по монтажу систем АПС: https://www.youtube.com/watch?v=UvSvfgD-UaY&t=75s
Что бы вставить ссылку, нужно: выделить часть текста (на который будут нажимать и переходить по ссылке), нажать на него правой кнопкой мыши, на выпавшем списке нажать «гиперссылка», в графе «адрес» вставить ссылку и нажать «ок».
Если клиент обратился с задачей «разработка проектной (исполнительной) документации», в наименовании нужно указать данную услугу, количество – 1 ед, стоимость берется из карточки клиента.
Следующим блоком идут лицензии нашей компании, они прикрепляются ко всем коммерческим предложениям, выставленным от компании «Подряд» касающихся систем пожарной безопасности, по очередности идут последним блоком. Лицензия не прикладывается, если речь идет о поставке оборудования или производстве работ по другим направлениям слаботочных систем, например: системы контроля и управления доступом, системы видеонаблюдения, системы диспетчеризации, системы охранной сигнализации, структурированные кабельные сети (интернет) – данные работы не требуют обязательного лицензирования по законодательству нашей страны.
2. Второй тип клиента, это крупная компания, которая занимается строительством,разработала проектную документацию и просит нас произвести расчет стоимости монтажа системы с поставкой (или без) материалов и оборудования. Тут два варианта: бывает нам скидывают форму, которую надо заполнить, в ней уже все заполнено кроме стоимости. Либо скидывают смету или проектную документацию, и мы разрабатываем полноценное коммерческое предложение с титульным листом.
Виды форм для заполнения предложения всегда разный, но суть одна и та же. Ниже представлен один из примеров таких форм, отправленный нам Застройщиком. Нужно было проставить стоимость работ и материалов. Как мы видим для этого есть все исходные данные, а именно наименование оборудования и его количество.
Что бы заполнить колонку «стоимость оборудования», нужно скопировать его название и вставить в поисковую строку Яндекса, обратите внимание что в колонке «тип» указано точное название оборудование, если вы введете в поисковую строку «пульт контроля и управления» поисковик отобразит вам много лишней информации, указывайте точное название «С2000-М» это название самого прибора, только так вы сможете найти то что вам нужно. При выборе цены, пишите среднерыночную, так как клиенты всегда проверяют цены на оборудование таким же путем, как и вы. Клиенты очень недовольны, когда обнаруживают завышенные цены на оборудование и чувствуют себя обманутыми.
Советую для поиска цены на оборудование использовать яндекс маркет, а если не находите в нем то что вам нужно (бывают экзотические позиции, например какие-нибудь насосы итд) уже тогда можно использовать поисковую строку яндекса.
При заполнении таких позиций как дюбеля, саморезы, обратите внимание что их продают упаковками (по 200,300,600 шт итд), кабель для пожарных систем FRLS/LSZH/FRHR продают обычно бухтами по 200 м, кабель для структурированный кабельных систем продают обычно по 315м UTP 4x2x0,5, гофрированые ПВХ/ПНД трубы продают бухтами по 100м. В принципе на яндекс маркете можно найти данные позиции за 1 ед или за погонный метр но тогда их стоимость будет гораздо дороже. При поиске позиций так же обращайте внимание на наименование которое вы ищите и сопоставляйте с тем, которое вы нашли, бывает яндекс предлагает кабель меньшего сечения, или оборудование более простой комплектации, например блок питания слабее чем нужен или аккумуляторная батарея слабее и так может быть с любой позицией. Будьте внимательнее. Таким образом заполняется колонка стоимость оборудования. Если вы не можете найти какую-либо позицию, по причине того что ее не находит яндекс, выделите эту позицию желтым цветом и пропустите ее, когда направите данный документ на проверку руководителю производственно-технического отдела (Просвирову Н.О.) обратите его внимание на то, что не смогли найти данную позицию. Вместе вы попробуете еще раз произвести поиск, если у вас не получится, то вам установят новый алгоритм.