Вспомните Джеффа Безоса, создателя компании Amazon. В четверг, 27 июля 2017 года, стало известно, что Джефф Безос обошел Билла Гейтса и стал самым богатым человеком в мире. Успех продлился недолго, поскольку к концу дня фондовый рынок отыграл в пользу Билла Гейтса, который снова стал самым богатым человеком на планете.
«Решать каждую мелочь» – выкиньте этот этап на обочину.
Выберите любую из компаний. Гейтс и Безос с самого начала сосредоточили энергию на этапе планирования. Но даже сегодня они делают немного. Можете не сомневаться, когда ведутся переговоры о крупном партнерстве, Билл Гейтс участвует в сделке. А когда Amazon выпускает очередной меняющий игру продукт, не только команда дизайнеров тестирует прототипы, но и сам Безос проводит небольшой пробный запуск. Фаза «делать» никогда не исчезнет для предпринимателя полностью, она просто будет занимать наименьшее количество времени.
«Решать каждую мелочь» – выкиньте этот этап на обочину. Нет необходимости принимать решения. Вы просто перейдете от принятия незначительных решений к принятию только самых важных, по мере того как люди, которым вы делегируете полномочия, станут комфортнее себя чувствовать в принятии самостоятельных решений. А поскольку ваш бизнес будет развиваться и меняться, вам придется выделить некоторое время на делегирование. Вы будете делегировать, пока не наймете сотрудника, делегирующего обязанности, основная задача которого – постоянно давать команде возможность принимать решения на месте и защищать вас, пока вы занимаетесь планированием.
Напомню, что переход от «делания» к «планированию» – это не смена фаз, а дроссель. Как катушка индуктивности, которая накапливает заряд и разграничивает участки, защищая от перенапряжения.
Цель состоит в том, чтобы вы проводили большую часть рабочего времени, контролируя рабочий процесс и проектируя будущее своей компании. Если хотите, чтобы ваш бизнес работал как часы, как это сделали Гейтс и Безос, вы должны сосредоточить большую часть усилий на том, чтобы стать «архитектором».
Если вы хотите улучшить тело, бизнес или что-либо еще, необходимо знать, чего вы хотите достичь и где находитесь сейчас. Поставить цель сбросить сто килограммов – не лучшая идея, если весите всего пятьдесят. Ясность приходит, когда вы знаете свою идеальную цель и то, с чего следует начать. Именно это мы и собираемся сделать для вашего бизнеса на данном этапе.
Рис. 1
Есть четыре способа, с помощью которых люди, работающие над бизнесом, служат ему. Каждый человек в организации либо выполняет работу, либо решает за других вопросы, либо делегирует задачи другим, либо планирует работу. Как упоминалось ранее, в общем виде я называю это 4Д.
4Д присутствуют и в вашем бизнесе, и в любой другой организации на этой планете. Правило верно для компаний, состоящих из одного человека, ста тысяч или любых других чисел между указанными. Оно также верно для каждого человека в вашей компании. От стажера до члена управления, от приятных людей среди руководства до милашек-простачков, работающих в непосредственном контакте с клиентами, – все работают в 4Д.
Каждый человек в вашей организации выполняет свою собственную комбинацию 4Д, хотя вы, возможно, еще (пока) не вводите это правило сознательно. Некоторые люди могут постоянно выполнять работу. Другие – решать, что должны делать остальные, при этом выполняя работу десяти человек, а в последние несколько секунд пытаться разработать перспективную стратегию. Звучит знакомо?
В совокупности 4Д-работа каждого человека формирует 4Д-микс вашей компании. Если бизнес – это только вы, одиночка, то ваш собственный 4Д-микс – это 4Д-микс компании. Если в организации работает несколько сотрудников, то 4Д каждого сотрудника, взятые вместе, – это 4Д-микс организации.
Идеальное сочетание для компании – 80 % (Делать), 2 % (Решать), 8 % (Делегировать) и 10 % (Планировать). (См. рис. 2 на странице 63.) Почему необходимо уделять так много времени первой фазе? Потому что компании следует делать то, что нужно клиентам. Это создает ее ценность на рынке. Именно так компании получают прибыль. Остальные 20 % от идеального состава уходят на управление и руководство бизнесом. Для того чтобы ваша компания работала сама по себе, вам необходимо овладеть этим сочетанием. Проще говоря, нужно знать, каков 4Д-микс вашей компании по сравнению с оптимальным 4Д-миксом, а затем использовать систему «Как часы» для постоянной оптимизации бизнеса.
Крайне важный и полезный прием: анализ оптимального соотношения может быть трудным и отнимать много времени. Поскольку бизнес динамичен, сложно (или даже невозможно) бесконечно определять это соотношение. Поэтому следует сосредоточиться на одной вещи, прежде всего – на самой большой стадии, а именно на 80 % времени «исполнения».
Тратит ли ваша компания большую часть своего времени (но не все) на обслуживание клиентов (то есть 80 % работы)? Если вы тратите на «Делать» 95 % ресурса, можно сразу указать на нехватку «Планирования» или других задач, потому что на остальные три «Д» остается только 5 % времени компании. Если «Делание» составляет 60 %, это также говорит о том, что у вас проблемы, поскольку ваш бизнес не тратит достаточное количество времени на выполнение задач. Поэтому, если вы просто отслеживаете «Делание» и нацеливаетесь на 80 %, остальные три «Д» часто выравниваются. Сосредоточьтесь на том, чтобы тратить как можно больше оставшихся 20 % на «Планирование», и тогда «Делегирование» и «Принятие решений» просто встанут на свои места. При условии, что вы обязуетесь дать своим сотрудникам возможность взять на себя ответственность за их работу.
Рис. 2
Теперь, когда вы знаете, какое сочетание является оптимальным, давайте выясним, в каком состоянии находится ваш бизнес на данный момент. В конечном итоге нам нужно оценить, как все сотрудники вашей организации используют свое время, но, поскольку именно вы читаете эту книгу и, вполне возможно, обслуживаете КПК (подробнее об этом позже), нам нужно сначала проанализировать ваше сочетание. Если вы занимаетесь бизнесом в одиночку, то вы и есть бизнес. Неважно, сколько у вас сотрудников, важно, чтобы вы понимали этот процесс и то, что он рассказывает о вашем собственном 4Д-миксе. Этот процесс поможет вам понять, как оценить 4Д-микс вашей компании.
Идеальное сочетание для компании – 80 % (Делать), 2 % (Решать), 8 % (Делегировать) и 10 % (Планировать).
Проанализируйте последние пять дней работы. Если вы ведете календарь или журнал учета задач, будет довольно легко. В меру своих возможностей запишите каждую задачу, которую выполняли, и каждое действие, предпринятое вами в течение пяти дней, которые мы оцениваем.
1. На листе бумаги начертите шесть колонок, озаглавив их таким образом: «Дата», «Задачи», «Начало», «Окончание», «Общее время» и «Тип работы» (вы также можете скачать таблицу на сайте Clockwork.life). Это таблица для анализа времени.
Рис. 3. Таблица анализа времени
2. Заполните форму, записывая каждую рабочую задачу или действие, которое вы выполняли в течение каждого из пяти дней. Чтобы максимально упростить процесс, постарайтесь вспомнить один полный день за раз, а затем повторите это для каждого из пяти дней.
3. В колонке «Дата» напишите день, когда было совершено действие.
В меру своих возможностей запишите каждую задачу, которую выполняли, и каждое действие, предпринятое вами в течение пяти дней, которые мы оцениваем.
4. В колонке «Задачи» напишите несколько слов, которые описывают задачу или действие, которое вы совершили.
5. В колонках «Начало» и «Окончание» напишите время, когда вы начали и закончили задачу. (Это необходимо только в том случае, если вы проводите анализ в текущем моменте. Поскольку вы делаете этот анализ по памяти, пропустите колонки «Начало» и «Окончание» и просто заполните общее время, которое потратили на выполнение задачи.)
6. В качестве последнего шага отнесите задачу к одной из категорий: «Делать», «Решать», «Делегировать» или «Планировать». Или если вы используете форму, загруженную с сайта Clockwork.life, просто обведите соответствующую категорию деятельности.
7. Если вы плохо ведете ежедневник и затрудняетесь вспомнить последние пять дней работы (добро пожаловать в жизнь предпринимателя), просто заполняйте «Таблицу анализа времени» на протяжении следующих пяти дней. По мере того как вы будете углубляться в систему «Как часы» самостоятельно и распространять ее среди своих сотрудников и коллег, активный анализ времени станет более точным. Так вы будете отслеживать действия, которые предпринимаете, по мере их выполнения, что позволит вам ничего не упустить из виду.
Подождите, сейчас я закидаю вас кучей цифр. Как Дороти в «Волшебнике страны Оз», вы, возможно, не захотите проходить через лес, чтобы попасть в Изумрудный город. Ей было страшно. Вам это может показаться утомительным или непосильным. Проценты, проценты, проценты, о боже! Я понимаю, что вы, скорее всего, не такой фанатик, как я, которого заводят упражнения по распределению и анализ. Но не могли бы вы мне помочь? Вам нужна эта информация, чтобы попасть туда, куда вы направляетесь. (Кстати, я надеюсь, что это великая страна Оз, а не район пыльных бурь Канзаса времен Великой депрессии. Почему Дороти хотела вернуться назад?)
Как Дороти в «Волшебнике страны Оз», вы, возможно, не захотите проходить через лес, чтобы попасть в Изумрудный город. Ей было страшно.
1. Возьмите чистый лист с «Таблицей анализа времени», как описано в шаге 1 выше.
2. По ходу дня записывайте дату и задачу, над которой работаете, а также время, когда вы начали. Затем приступайте к работе. В тот момент, когда вы переходите к другой задаче – включая неприятный вопрос коллеги, ответ на срочное электронное письмо или поход на обед, быстро запишите время окончания текущей задачи (даже если она не закончена: она просто закончена на данный момент). После этого запишите новое занятие (например ответ на вопрос коллеги) и время, когда вы к нему приступили. Когда эта деятельность будет завершена, запишите время, когда вы ее закончили. Сделайте то же самое для следующей задачи. Повторяйте в течение всего дня.