Никто не может настолько сильно концентрироваться, чтобы демонстрировать стопроцентную эффективность. А 90 минут со времен школы и университета более или менее уравновешивают большой объем работы и малое количество времени и позволяют вникнуть в суть дела.
Почему одно важное дело? Потому что
нам необходима четкая цель, так как мало кому удается одинаково хорошо сосредоточиться сразу на нескольких задачах.
Когда вы утром приходите в офис, нужно предупредить коллег, что первые 90 минут рабочего дня вы будете недоступны. Если это невозможно по производственным причинам, то необходимо перенести этот рабочий отрезок на другое время. Важно, чтобы это было всегда в один и тот же час – это позволит привычке сформироваться, а коллеги запомнят, в какое время вас нельзя беспокоить.
Однако вернемся к матрице Эйзенхауэра. Чем важная задача отличается от срочной? И какая из них имеет большее значение для нашего продвижения?
Важными задачами считаются те, которые приближают нас к установленной цели, а срочные не терпят отлагательства. При этом нужно подчеркнуть, что срочные дела порой только кажутся важными, так как у них есть сроки исполнения, но фактически они не приближают нас к желаемому результату.
Исследования показывают, что большинство людей 60 % своего рабочего времени тратят на выполнение задач из сегмента С. А вот сотрудники пятисот лучших предприятий из рейтинга Forbes преимущественно заняты делами В, проблемы С отнимают у них гораздо меньше времени. Опыт успешных предприятий показывает нам, что необходимо сосредотачиваться на важных делах. В этом и есть смысл метода Эйзенхауэра. Важные и срочные задачи мы выполняем в первую очередь без всякой матрицы. Но потом застреваем в сегменте С и забываем, что они не так уж важны для достижения главной цели. Одним словом: больше В, меньше С!
Еще немного о задачах из категории D. Некоторым придется полностью перечеркнуть список нужных дел, чтобы почувствовать себя лучше. Известная ловушка перфекционистов: если я выполню все на 100 %, то буду крут! К сожалению, в список задач часто проникают маленькие дела из сегмента D, такие как прочитать ленту новостей или посетить не очень важную конференцию.
Естественно, какие-то вопросы должны быть решены. Но глядя на список D, нужно всегда задаваться вопросом: что случится, если я этого не сделаю? И если ответ можно не принимать в расчет, то смело вычеркивайте это дело.
И напоследок еще одна идея, как лучше интегрировать матрицу Эйзенхауэра в повседневную жизнь. Возьмите лист бумаги формата А4 и разделите его на четыре квадранта. Записывайте запланированные и неожиданно возникшие в течение дня дела в соответствующие сектора – так вы точно будете знать, в какой последовательности их нужно выполнять.
Ваш лист может выглядеть примерно так:
Упражнение 7: Семь дней Эйзенхауэра
Испробуйте метод сразу в течение одной недели! И вы увидите: даже осознанное распределение задач в соответствующие категории гарантирует, что вы активно будете отбрасывать дела, не приближающие вас к главной цели. Именно эта осознанность и четкая цель, которой вы следуете, подстегнут вашу продуктивность.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
2. Черный список дел
Матрица Эйзенхауэра – не что иное, как перечень первоочередных задач. Но есть еще одна гениальная идея, которая завоевала популярность среди американских руководителей: черный список дел.
Чтобы разгрузить свой рабочий день, начальник определяет, чего ему не следует делать.
Разумеется, каждый заносит туда свои занятия. Чтобы эта концепция была более понятной, приведу пример из моего черного списка:
Мой список того, что не нужно делать
а) не смотреть никаких фильмов с Netflix или сериалов;
б) не читать новости утром и вечером;
в) проверять почту не больше трех раз в день;
г) не запускать Outlook после того, как ответил на письма;
д) не играть в онлайн-шахматы более 30 минут (ставить таймер).
По утрам я не проверяю почту и не читаю статей, чтобы создать себе положительный настрой на день. Письма и новости потенциально несут в себе негативную информацию, а утром я бы не хотел портить настроение. До 11 часов я осознанно не пользуюсь сервисом Outlook, чтобы сосредоточиться на главной задаче дня (правило 90/90/1). После того, как я ответил на все письма, закрываю Outlook, чтобы не отвлекаться на новые входящие сообщения. В свободные часы я не смотрю документальные фильмы или Netflix, потому что они пожирают время. И вечером новости и почта для меня тоже табу, чтобы не нервничать из-за потенциально негативной информации и быстро заснуть.
Упражнение 8: Ваш черный список дел
Естественно, ваш черный список может выглядеть иначе. Подумайте, какие занятия отнимают у вас слишком много времени и от каких привычек вам лучше избавиться. Распечатайте этот список и повесьте на видное место на своем рабочем месте. Со временем вы запомните все пункты. И почувствуете себя намного лучше, потому что у вас будет больше времени для важных дел.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
3. Метод «Альпы»[5]
Этот метод разработал Лотар Зайверт, и он прекрасно дополняет матрицу Эйзенхауэра. Такая техника планирования дня состоит из пяти этапов:
• определить список дел;
• оценить затраты времени;
• зарезервировать время на случай непредвиденных обстоятельств;
• принять решение;
• подвести итоги.
На первом этапе можно воспользоваться методом Эйзенхауэра и распределить задачи по квадрантам. Оценивая затраты времени, нужно реально определить сроки, в которые можно выполнить намеченное (их можно написать рядом в скобках). Когда мы сложим время, необходимое на осуществление всех планов, можно будет примерно прикинуть, что реально успеть сделать за день. Если, к примеру, в вашем распоряжении имеется десять часов рабочего времени, а при сложении сроков требуется двенадцать, то не нужно паниковать. Просто выполняйте задания согласно степени их важности, а задачи, не имеющие большого значения, можно отложить на следующий день или совсем убрать из списка.
Резервное время необходимо заложить на случай непредвиденных обстоятельств. Оно позволит безболезненно преодолеть ситуацию, когда определенные сложные дела требуют больше времени, чем запланировано (что не так уж плохо, ведь важные пункты должны быть доделаны до конца).
Главный вопрос звучит так: какую часть своего рабочего времени мне следует распланировать? 90 %? 80 %? Разумеется, это индивидуально и зависит от того, как много неожиданностей случается на вашем предприятии. По общей рекомендации большинства тренеров по тайм-менеджменту, лучше не превышать 60 %. Иначе вы распределите весь свой рабочий день и в 21:00 все еще будете сидеть в офисе, удивляясь: «Почему мне никак не удается закончить? Я же точно распланировал весь свой день!» Понятно, что в этом случае руководитель прекрасно справился с организацией своей работы, но не рассчитал время, потраченное на неожиданности и отвлекающие факторы, – и вот уже приходится работать сверхурочно.
Шаг «принятие решений