» напрямую связан с выполнением работы.
В конце концов, помимо всякого планирования нужно еще что-то сделать.
Подведение итогов – это последний этап, который позволяет оценить результаты трудового дня: что завершено, что надо доделать, а до чего не дошли руки? Конечно, на этом этапе делаются выводы и планируется следующий день, таким образом получается непрерывный процесс оптимизации работы. Наглядно метод «Альпы» можно представить примерно так:
4. Принцип Парето
Наверняка вам знаком этот закон, согласно которому минимум действий позволяют получить в итоге значительную часть конечного продукта. Точнее говоря, 20 % усилий приносят 80 % результата.
Как руководитель может применить на работе это правило? Для начала можно разделить внутренние дела предприятия и действия, направленные на общение с клиентами и партнерами. Что касается взаимодействия с внешним миром – тут все должно быть безупречным, а для внутренних процессов это не всегда обязательно.
Предположим, вам нужно подготовить презентацию в программе PowerPoint. Некоторые менеджеры тратят часы, чтобы подобрать цвета для слайдов и идеально выстроить всю графику. Но для выступления перед сотрудниками вполне достаточно работы, выполненной на 80 %. То же самое относится и ко внутренней корреспонденции: письма не обязательно должны быть составлены безупречно, их цель донести информацию до нужного сотрудника. Когда же начинается работа с клиентами, ошибки и неточности недопустимы (например, при составлении коммерческого предложения).
Определите требования для каждой задачи и откажитесь от выполнения работы, в которой нет острой необходимости.
Упражнение 9: Закон Парето в повседневной жизни
Запишите задачи, которые не требуют безупречного исполнения и могут быть завершены на 80 %. Порадуйтесь, что для их реализации вам придется потратить всего лишь 20 % усилий!
Еще один совет для ежедневной практики: когда вы составляете матрицу Эйзенхауэра и распределяете задачи по квадрантам, поставьте в скобках букву П (от «Парето») рядом с теми делами, для которых выполнения на 80 % будет достаточно. Когда вы начнете работать по своему списку обязательных задач, вы будете знать, что на них вы потратите лишь 20 % своих ресурсов!
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Кстати, если вы хотите научиться более профессионально делать презентации PowerPoint, рекомендую мой онлайн-курс по этой теме.
5. Формула SMART
Этот подход поможет руководителю правильно формулировать цели. Аббревиатура SMART расшифровывается следующим образом:
Конкретный (Specific)
Измеримый (Measurable)
Достижимый (Achievable)
Значимый (Relevant/Realistic)
Ограниченный во времени (Timebound)
В то время как метод Эйзенхауэра позволяет вам правильно расставить приоритеты, с помощью SMART-формулы вы сможете проверить, насколько хорошо сформулирована цель.
В первую очередь, она должна быть конкретной, чтобы вы и ваша команда четко понимали, в каком направлении двигаться. Характеристика «измеримый» предполагает, что вы можете проверить, как быстро идет продвижение и что можно изменить, чтобы ускорить достижение результата. Цель также должна быть достижимой, это делает ее привлекательной для сотрудников и дополнительно мотивирует их. Для определения значимости важно понимать, какой вклад конкретное дело внесет в реализацию глобальных стратегических задач. И, наконец, каждой цели необходим срок исполнения.
При этом руководителю важно не забывать закон Паркинсона: работа занимает все отведенное на нее время. Говоря еще проще: если проект рассчитан на четыре месяца, то потребуется четыре месяца на его выполнение. А если вы запланировали на него вдвое меньше времени – работа будет готова через два месяца.
Упражнение 10: Целеполагание по формуле SMART
Запишите ваши годовые и квартальные цели и проверьте, соответствуют ли они требованиям формулы. Если нет – подумайте, как лучше их исправить.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
6. Фитнес для тела
Вас, скорее всего, удивит, что тема поддержания хорошей физической формы оказалась в разделе про эффективность и продуктивность. Но
при ближайшем рассмотрении становится очевидно, что наша работоспособность напрямую зависит от уровня энергии в теле.
Тот, кто находится в хорошей физической форме, в состоянии выдержать и большие нагрузки. Наши возможности, прежде всего, определяют сон, питание и общее состояние здоровья. Давайте остановимся на этом поподробнее.
Значение сна
Одно исследование показало, что отличники начинают хуже учиться, если постоянно не досыпают. Да мы и сами интуитивно понимаем: невыспавшийся человек плохо концентрируется. Эксперимент с пилотами NASA выявил, что непродолжительный сон после обеда (26 минут) улучшил их показатели на 34 %. То есть, если у вас есть возможность немного вздремнуть, сделайте это.
Еще один эксперимент – эксперимент профессора Яна Борна, награжденного в 2010 году премией Лейбница, демонстрирует, что мы лучше справляемся с логическими задачами, если выспались накануне. Необходимое количество часов сна, конечно, варьируется и зависит от потребностей конкретного человека. Каждый сам знает, сколько ему нужно, чтобы организм отдохнул.
Просто помните, что недостаток сна быстро приводит к снижению продуктивности.
Значение питания
Здесь мы не будем долго рассуждать о здоровом питании. Но отметим два момента. Во-первых, после плотного обеда наша производительность резко снижается, и от одного до двух часов рабочего времени пропадают зря. Следовательно, лучше перекусывать чаще, но понемногу – орехи или слайсы моркови отлично подойдут. Во-вторых, упадок сил настигнет нас и после скромного обеда, но в меньшей степени. Поэтому в это время не рекомендуется выполнять слишком напряженную работу. Лучше заняться разбором корреспонденции: ответить на письма не так сложно, а делать это все равно нужно. Когда работоспособность восстановится (скажем, около 15:00), можно снова сосредоточиться на важных задачах.
Значение состояния здоровья
Я постоянно сталкиваюсь с руководителями, у которых нет времени следить за своим здоровьем. Они лучше выпьют таблетку, чем начнут выяснять причину недомогания. На мой взгляд, это не слишком дальновидно, так как физические недуги ухудшают работоспособность.
Давайте представим себе, что у начальника болит спина. Естественно, рано или поздно эти боли станут давать о себе знать чаще и чаще и заберут часть его внимания. То есть он не сможет полностью сосредоточиться на своей работе. Как следствие, будут приняты неоптимальные решения и снизится продуктивность. Намного разумнее потратить время и найти причину болезни, даже если на это уйдет несколько недель. Это пойдет на пользу собственной эффективности.
Упражнение 11: Уделять больше внимания своему здоровью
Заведите дневник сна, в который будете записывать, сколько времени вы спите. Продумайте, какой здоровый перекус вы могли бы взять с собой в офис, чтобы не переедать в обед. И наконец: запишите все свои недомогания (даже мнимые болячки) – они отнимают ваше внимание. Занимайтесь активно своим здоровьем, и вы станете энергичным и продуктивным начальником!