Постановка задачи решения проблем
Глава 4. Проблемно-целевое управление
Кто неправильно застегнул первую пуговицу, уже не застегнется как следует.
4.1. Анализ проблемной ситуации
В практике управления традиционно считается, что цель почти всегда очевидна и усилия надо сосредоточивать на поисках средств и путей ее достижения.
Исследователи сходятся в том, что этапы системного анализа проблем развития организаций включают последовательность действий, представленных на рис. 4.1.
Схема формирования совокупности проблем организации (проблемного поля) приведена на рис. 4.2.
Вышеприведенная схема демонстрирует, как по мере роста количества и качества информации о проблемной ситуации в организации система из простого множества проблем (первичного каталога) трансформируется в структурированную проблемную область.
Структуризация проблемного поля позволяет выделить среди всего перечня проблем значимые (корневые и узловые, которые являются причиной возникновения других) и те, которые решаются автоматически при решении других проблем каталога (результирующие проблемы).
В итоге получаем граф проблем организации, из которого становится ясно, чем ей следует заниматься в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема требует, как правило, стратегических решений.
К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но оценки, лежащие в основе этого подхода, содержат погрешности субъективных суждений экспертов.
Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в виде схемы, представленной на рис. 4.3.
Этап 1. Общее знакомство с проблемой, составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например: общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.
Этап 2. Установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на ее наличие.
Например: не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.
Этап 3. Сбор факторов, подтверждающих «симптомы»: выявление причин возникновения проблемы.
Например: воровство сырья и полуфабрикатов, нерациональные запасы на складах, рост цен на материальные ресурсы, нерациональная деятельность отдела сбыта и т. п.
Этап 4. Истолкование факторов (анализ всей релевантной[13] информации).
Например: рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.
Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его совершенствовать по мере выявления и накопления факторов.
При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:
• сбор и анализ данных, которые представляют недостатки системы;
• описание и анализ подсистемы, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценку входа в подсистему на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность;
• определение обратной связи, что даст возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы;
• попытка установить зависимость элементов и свойств подсистемы в соответствии с очевидной, логической или причинной связями между ними;
• представление полной системы, в которой данная проблема является только частью;
• попытка связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.
Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.
Этап 5. Формулирование проблемы. Этот этап включает следующие шаги:
• составление исходной формулировки проблемы;
• ее осмысление в отношении различных частей проблемы;
• осмысление факторов, которые ее касаются;
• общее уточнение исходной формулировки проблемы – например, отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств.
Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой, так как в ходе анализа и на его основании многие первоначальные положения могут быть пересмотрены или уточнены.
Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами.[14] В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, какую проблему решать в первую очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.
Пример построения графа проблем с целью выявления корневой проблемы предприятия приведен на рисунке 4.4.
18 – нет стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение квалификации кадров;
34 – низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты;
36 – система оплаты труда недостаточно мотивирует работников;
37 – отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности;
38 – неравномерна загрузка инженерно-технических работников (ИТР) – есть «случайные» люди;
39 – отдел кадров не ведет базу данных «лучших» сезонных рабочих;
46 – расположение дорожного ремонтно-строительного управления (ДРСУ) в г. Владимире при подъеме экономики ведет к оттоку квалифицированных кадров.
4.2. Целеобразование в организациях
Конкурентное преимущество возникает не потому, что мы идем по дорожке, успешно протоптанной другими, а потому, что мы идем по дорожке, не доступной другим.
Если целеполагание системы определяется как сочетание целей существования каждого ее элемента (создание системы целей), то создание структуры целей системы позволяет описать структурно-функциональную зависимость элементов в целом образовании (системе). Определение такой зависимости является основой для выявления закономерностей структурного образования конкретной системы и описания ее формальными методами системного анализа.
Описание системы в виде структуры целей, их связей и отношений лежит в основе системного исследования любого сложного объекта, изучения его состояния, поведения и управления процессом его движения к образу идеального состояния.[15]
Организация как смешанная система относится к многоцелевой системе. Одна из возможных моделей целей системы приведена в табл. 4.1.
Таблица 4.1
Модель состава целей
Данная таблица необходима для того, чтобы продемонстрировать положение, в соответствии с которым содержание целей системы меняется в зависимости от объекта и предмета целеобразования. Другая ее задача – показать, на что могут быть направлены цели.
Таблица показывает, что организация как система стремится к пассивной устойчивости и не зависимому от внешней среды существованию. Внешняя среда организации в лице конкурентов и потребителей продукта (услуги) вынуждает организацию реагировать на их запросы методом оперативного управления. В том случае, если субъекты управления ставят перед собой цели, ориентированные на будущее и способные изменить внешнюю среду, то организация способна инициировать необходимые ей события для совершения прорыва и наступления на конкурентов.
Таким образом, содержание целей определяется не только субъектом управления, но и самим объектом и предметом целеобразования. Например, цель повышения производительности труда определяется не только амбициями менеджеров, но и квалификацией работников организации и их техническим оснащением.
4.3. Построение дерева целей
Цель – это не судьба, а направление пути. Это не обязанность, а обязательство. Она не определяет будущее, а мобилизует ресурсы и силы компании, чтобы строить его.
Универсальных правил постановки целей не существует. Основные требования, предъявляемые к формулированию целей, – конкретность, точность, полнота и отсутствие противоречий.
Конкретность целей обеспечивается предметной направленностью, адресностью и временной определенностью (задается начало, конец и порядок достижения целей). Например: рост производительности труда в технологии упаковки товара на 6 % в течение двух лет.
Точность и полнота целей зависят от специфики объекта и условий внешней среды, которая служит источником формирования целей.
Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет использования новых материалов, появившихся на рынке в текущем году.
Отсутствие противоречий и согласованность обеспечиваются за счет того, что цели рассматриваются во взаимосвязи с сопряженными задачами, чтобы рационально распределить имеющиеся ресурсы.
Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет использования новых материалов, что обеспечит отгрузку в срок возрастающего объема производимой продукции.
Достижимость целей проверяется путем оценки имеющихся экономических, юридических, социальных психологических и иных препятствий.
Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет должен сопровождаться получением банковского кредита и страхованием лизинга нового оборудования, а также повышением квалификации технологов упаковочного производства.
Для оценки степени достижения цели необходимо обеспечить ее измеримость, которая может быть как количественной, так и качественной.
Например: для роста производительности труда на 6 % в течение двух лет разработать бизнес-план модернизации упаковочного производства и показатели успешности его реализации.
Гибкость целей проявляется в возможности их корректировки по мере изменений, происходящих во внутренней и внешней среде системы.
Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет реализации бизнес-плана модернизации упаковочного производства при условии закупки оборудования, которое может быть использовано универсально.
Рассматривая цель как целостный объект, важно установить ее структуру, графическая модель которой представляет собой древовидный граф (дерево целей). В этом случае цель декомпозируется на подцели, а число иерархических уровней определяется субъектом целеполагания, в зависимости от стоящей перед ним задачи.
Процедура структуризации цели состоит в вычленении в решаемой проблеме базовых элементов и установлении связей между ними, что позволяет формализовать проблемную ситуацию.
Процедура разработки дерева целей представляет собой длительный процесс с различными уточнениями и согласованиями, а выбор самой процедуры зависит от специалиста, решающего проблему.
1. Начинается построение дерева целей с формулирования главной из них, которая отражает в целом проблемную ситуацию.
2. С соблюдением принципа «от общего к частному» производится редукция (разделение) цели на части (подцели).
3. Иерархичность целей обеспечивается тем, что цели нижнего уровня вытекают из вышестоящих и подчиняются им. То есть средства для достижения цели являются ее подцелями и, в свою очередь, становятся целями для следующего нижестоящего уровня иерархии.
4. Полнота декомпозиции обеспечивается тем, что на каждом уровне иерархии должен быть сформулирован полный перечень подцелей. Понятно, что каждая цель декомпозируется не менее чем на две подцели.
5. Необходимо стремиться к возможности получить общую шкалу измерений для каждого уровня иерархии.
6. Цели, представленные на уровнях иерархии, должны быть гибкими и предусматривать возможность корректировок и изменений (и в процессе построения дерева целей, и в процессе изменений внешней и внутренней среды, и в процессе реализации).
7. Завершается процедура построения дерева целей на том уровне декомпозиции, на котором удается разработать альтернативные способы достижения цели.
4.4. Стратегическая система целей
Для достижения успеха надо ставить цели несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.
Игорь Ансофф приводит такое определение стратегии и ее ориентира (видения): «Ориентир представляет собой цель, которой стремится достичь фирма, а стратегия – средство для достижения цели».
Но из теории систем известно, что, перефразируя определение, средство для достижения цели есть система. Отсюда следует, что стратегия есть система достижения цели. Попробуем выдвинутый тезис обосновать путем анализа структуры целей организации.
В начале 1980-х гг. А.И. Пригожин, рассматривая главные общеорганизационные цели, предложил три вида целей, не связанных между собой иерархией:
1) цели-задания;
2) цели-ориентации;
3) цели-системы.
Цели-задания должны были отражать внешнее назначение организации (терминологии стратегического управления в данном случае больше соответствует – миссия вовне). Цели-ориентации соответствовали общим интересам работников, которые могли быть реализованы через организацию (миссия, направленная вовнутрь).
Цели-системы реализовывали потребность структуры в равновесии, стабильности, целостности (точнее было бы сказать – цели по обеспечению системности организации, которая характеризуется прежде всего структурой – совокупностью связей между частями системы) и т. д.
Отсюда следует, что система целей организации представляет собой «системный конфигуратор» – состоит из подсистем, представленных разными языками описания.
Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет и укрепление репутации на рынке услуг по упаковке товара в сочетании с сокращением цикла оборота оборотных средств.
Попытаемся представить себе модель состава системы целей стратегического управления, которую затем преобразуем в модель структуры. Однако предварительно необходимо сделать несколько замечаний, руководствуясь положениями системного анализа.
Любая деятельность носит целенаправленный характер. Видов деятельности у организации, как правило, несколько, поэтому и цель может быть не одна. Кроме того, различие целей приводит к разным определениям одних и тех же явлений (под определениями здесь понимается языковая модель какой-либо системы). Отмеченное свидетельствует о том, что цели организации могут лежать в нескольких пересекающихся плоскостях, причем точка (или линия) пересечения указанных плоскостей, как нам представляется, в общем виде будет в наибольшей степени отражать место нахождения совокупной (интегральной) цели организации.
Под целью здесь понимается «субъективный образ» (абстрактная модель) несуществующего, но желаемого состояния среды, которое решило бы возникшую проблему.
Если теперь этот образ желаемого будущего спроецировать на окружающую исследуемый объект среду, то проекция будет представлять собой совокупность элементов среды, использование свойств которых позволяет достигать цели. Подобная «тень» цели на среде представляет собой средство достижения цели – систему (совокупность взаимосвязанных элементов, обособленную от среды и взаимодействующую с ней как целое).
Рассуждая аналогичным образом и исходя из данных ранее определений, мы можем построить несколько подсистем на разных языках описания, характеризующих рассматриваемую цель. Пример подобного описания (конфигуратора целей) показан на рис. 4.5.
Представленная система целей показывает, что видение, миссия, объективная цель и стратегия характеризуют одну и ту же цель, рассматривая ее как бы в разных плоскостях. Причем указанные характеристики цели занимают один и тот же (верхний) уровень иерархии.
Таким образом, рисунок иллюстрирует взаимосвязи основных целевых характеристик организации и позволяет сделать выводы, перечисленные ниже.
• Стратегия есть система достижения цели организации.
• Содержание стратегии есть отображение, проекция видения и объективной цели организации на саму организацию и окружающую ее среду.
• Направленность стратегии определяется миссией, обращенной во внешнюю по отношению к организации среду и вовнутрь организации: в социальную структуру и структуру, обеспечивающую поддержание системных свойств организации.
• Стратегия лежит в одной плоскости с оперативным управлением организации, которое состоит из элементов внешней среды и слабо структурировано.
• Цель организации есть система, подсистемы которой лежат в разных плоскостях, но объединены ею, и через нее осуществляется связь между элементами разных подсистем.
• Цели организации (как и любой системы) формируются под воздействием многих факторов (рис. 4.6).
Таким образом, цели могут различаться по следующим критериям:
• по времени достижения и ориентации;
• по субъектам целеполагания и направленности в пространстве;
• могут быть как объективными, как свойства любой системы, так и субъективными, как образ, к которому стремится организация.
Степень достижения цели оценивается с помощью критериев, выбранных для конкретного решения.