Многие задачи и проблемы в твоей жизни сложны и кажутся на первый взгляд пугающими. Их нельзя выполнить «как бы между прочим». Ты должен сначала вдуматься, спланировать, опробовать, начать с самого начала, собрать данные и так далее. Если ты проявишь невнимательность и потеряешь контроль, ты потратишь время, энергию и мотивацию впустую. Так что сформируй привычку никогда не делать несколько дел параллельно.
Вместо этого думай и действуй поэтапно: дели большие задачи на более мелкие – их легче контролировать, а затем выполняй их шаг за шагом. Это не так сложно и дотошно, как может показаться. Такая привычка избавит тебя от страха перед большими задачами и даст толчок двигаться дальше. Большие, плохо обозримые задачи блокируют твою энергию. Это приводит к тому, что пропадает желание начинать, ведь за деревьями ты не видишь леса. Или, если ты все же начинаешь, то теряешься и через некоторое время сдаешься.
Поэтому думай только о следующем шаге и занимайся только этой задачей. Таким образом ты будешь постепенно приближаться к своей цели, не теряя ориентира и не испытывая постоянный стресс.
Успешные люди почти никогда не практикуют многозадачность, а концентрируются только на чем-то одном. Это простое, базовое правило является настоящим стимулятором продуктивности и гарантирует, что ты не потеряешь фокус и сможешь быстрее выполнять поставленные задачи одну за другой.
ЕСЛИ ТЫ ХОЧЕШЬ БЫТЬ ПОСТОЯННО ПЕРЕГРУЖЕННЫМ И РЕГУЛЯРНО ТЕРПЕТЬ НЕУДАЧИ, ПОПРОБУЙ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ.
Многозадачность – самый быстрый способ потерять мотивацию, выгореть и почувствовать себя несчастным. Это ухудшит твою производительность и приведет к тому, что ты будешь очень плохо справляться со своими делами. Многозадачность снижает концентрацию и качество работы, а это в итоге будет стоить тебе времени. Заведи привычку не делать одновременно много дел. Занимайся только одним. Хотя многозадачность и имеет положительную репутацию, она опасна: если ты сразу взваливаешь на себя слишком многое, ты просчитываешься и делаешь значительно меньше, чем тот, кто сосредоточен на одной задаче.
Ты сконцентрирован, но все еще не достиг цели.
Если ты все же нашел свой внутренний фокус, тебе придется защищать его от внешних помех. Иногда при необходимости имеет смысл изолировать себя от внешнего мира. И я имею в виду настоящую изоляцию: зайди в свою комнату, офис или свободное помещение, закрой за собой дверь, окно, задерни шторы или жалюзи и полностью изолируй себя от окружающего мира. Никто не должен тебя беспокоить, оградись ото всех внешних влияний. Надень наушники, чтобы защитить себя от отвлекающих звуков, и сделай все возможное, чтобы ничто не мешало.
То же самое относится и к цифровой сфере. Благодаря Интернету мы хотя и живем в эпоху неограниченных возможностей, есть одна загвоздка: мы живем во времена бесчисленных отвлекающих факторов.
YouTube, WhatsApp и прочие – одни из самых главных убийц продуктивности. Твои смартфон и компьютер готовы предоставить тебе бесконечное количество информации и ждут, когда же ты перестанешь работать, чтобы проверить последние новости или обновить ленту.
САМЫЙ ПРОСТОЙ И ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ ИЗБЕЖАТЬ ИСТОЧНИКОВ ОНЛАЙН-ПОМЕХ – ЭТО КОРОТКАЯ, НО ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННАЯ ЦИФРОВАЯ ИЗОЛЯЦИЯ.
Запрети себе пользоваться смартфоном и браузерами или используй приложения, которые на короткое время блокируют отвлекающие онлайн-сервисы, чтобы они не мешали тебе.
Твоя концентрация – это динамическая величина: она колеблется туда-сюда между максимумом и минимумом в течение дня. Следующие вопросы помогут тебе регулярно проверять уровень концентрации и фокусироваться:
✓ Что я делаю прямо сейчас?
✓ Приближает ли меня то, что я делаю, к моим целям?
✓ Какая из задач на данный момент самая важная?
✓ Почему эта задача важна?
✓ Каков мой следующий шаг?
Время от времени делай перерыв в работе и проверяй, действуешь ли ты по-прежнему сосредоточенно или отклонился от курса и дрейфуешь. Отвлекающие факторы и мелочи часто незаметно проникают в процессы, подрывая твою эффективность. Постарайся предотвратить это и не теряй фокус.
#5. Работать эффективно
Сосредоточенные действия – основа продуктивной работы, но даже самый четкий фокус и сильная концентрация не помогут, если использовать их неправильно. Например, тебе нужно завершить важный проект, но обновление названий папок займет три часа, что совсем не эффективно. Более того, если продолжить в том же духе, твое имя внесут в зал славы самых непродуктивных людей всех времен.
Конечно, там ты будешь находиться в хорошей компании, потому что многие люди работают таким образом: они старательно сортируют документы, наводят справки, пишут электронные письма, звонят по телефону, участвуют в совещаниях или смотрят презентации. Они что-то делают, но в итоге это не приносит им никакой пользы.
Они заняты, но не продуктивны.
Если к концу тяжелого рабочего дня не выполнена почти ни одна важная задача, причиной может быть то, что время заполнено ненужными занятиями, которые не приближают тебя к поставленным целям. Поэтому важно быть эффективным и предпринимать правильные шаги. Что-то неважное не станет важным, даже если сделать это очень хорошо. В то же время нужно как можно лучше и быстрее выполнять задачи, которые приближают тебя к успеху. Особенно мешают две черты характера человека: нерешительность и перфекционизм.
Затягивание и откладывание важных задач, так называемая прокрастинация, хотя и широко распространена, сама по себе не является большой проблемой. Это защитный механизм нашего тела, который пытается оградить нас от неприятных задач. К сожалению, часто именно эти задачи продвигают нас в жизни. И, если мы хотим двигаться вперед, мы должны преодолеть себя, принять вызов и взяться за дело.
Однако эта отчаянная затея не так уж и проста, ведь чтобы победить прокрастинацию, мы должны в первую очередь вести борьбу с собой. Речь идет не о прямой борьбе, а скорее о понимании причины проблемы. И если ты поймешь, почему откладываешь важные дела и постоянно отвлекаешься, то сможешь тщательно проанализировать ситуацию и предпринять меры. Часто достаточно спросить себя: «Почему моя работа такая сложная?», «Что меня сдерживает?» или «Что я могу сделать, чтобы облегчить начало?» Четких, мотивирующих целей (принцип #1) и структурированного плана работы (принцип #3) часто бывает достаточно, чтобы преодолеть первоначальные трудности.
ПОМИМО ЗАТЯГИВАНИЯ, ОДНИМ ИЗ САМЫХ БОЛЬШИХ ТОРМОЗОВ НА ПУТИ К ЭФФЕКТИВНОСТИ ЯВЛЯЕТСЯ ПЕРФЕКЦИОНИЗМ.
В этом отношении есть два типа людей: одни называют себя перфекционистами и им нравится это качество, другие признают эту проблему и считают перфекционизм опасным. При этом перфекционизм – это не хорошо и не плохо. Он и то, и другое. Стремление к перфекционизму может подтолкнуть тебя к новым высотам. Однако он также может стать источником проблем и несчастий. Вот почему нужно научиться правильно использовать перфекционизм, не истощая и не ломая себя в процессе.
Перфекционизм пагубно сказывается на эффективности, потому что замедляет твою работу и не приносит взамен должной пользы. Часто для очень хороших результатов достаточно выполнить поставленную задачу на 90 или 95 процентов (100 процентов практически невозможны). Таким образом, вместо того чтобы тратить свое драгоценное время на мелкие шаги и усовершенствования, лучше ускориться и определить для себя разумные приоритеты.
Поэтому моя рекомендация такова: развивай избирательный перфекционизм и усвой, что ты не можешь каждое требование удовлетворить на 100 процентов.
Особенно свои собственные требования. Начни прямо сейчас с одного из заданий в твоем списке дел и заверши его как можно более поверхностно. Приложи немного усилий и осмысленно заверши задание, но исключи ненужные промежуточные шаги и детали. Стремись выполнить его примерно на 80 процентов от твоей обычной производительности, а затем остановись и ответь на следующие вопросы:
✓ Как ты оцениваешь результат?
✓ Ты очень недоволен?
✓ Чувствуется ли разница, если сравнивать с предыдущими?
✓ Заметит ли кто-то другой разницу?
✓ Сколько времени, энергии и нервов ты сэкономил?
Прокрастинация и перфекционизм – сильные противники сбалансированного тайм-менеджмента, но при правильном подходе и здоровой дозе самоанализа ты преодолеешь эти препятствия. В большинстве случаев это всего лишь мелкие детали, над которыми тебе нужно работать, чтобы стать эффективным. Не забывай об этом и старайся постоянно повышать свою продуктивность.
#6. Сформировать привычки
Сформировать навыки тайм-менеджмента просто, это не займет много времени. Однако в долгосрочной перспективе они приносят пользу только при регулярном использовании. Цели, приоритеты, планы, сфокусированность и эффективность не имеют ценности в долгосрочной перспективе, если не уделять им внимание каждый день.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ НЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ ИСКЛЮЧЕНИЕМ ИЗ ПРАВИЛ – ОН ДОЛЖЕН ВОЙТИ В ПРИВЫЧКУ!
Это как ежедневная личная гигиена, только на ментальном и организационном уровне. Если хочешь оставаться на высоте и производить хорошее впечатление, ты должен выработать модели продуктивного поведения. Исследования показывают, что более 95 % успеха в жизни зависит от выработанных привычек. Одноразовые действия могут дать тебе кратковременный прилив мотивации, но он проходит так же быстро, как и появляется. По словам Зига Зиглара: «Люди часто говорят, что мотивация недолговечна. Ну, чтобы быть чистым, душ надо принимать каждый день, а не однажды».
Например, если ты размышляешь о своих приоритетах и составляешь план хотя бы раз в год, ты добьешься краткосрочного успеха. Однако существует большая вероятность того, что уже через несколько дней твои взгляды изменятся и планы перестанут быть актуальными. Тайм-менеджмент больше не будет работать, потому что устарела основа. Хочешь держать руку на пульсе? Думай ежедневно о самых важных принципах. Если тебе удастся регулярно интегрировать различные техники продуктивной работы в повседневную жизнь, в долгосрочной перспективе ты станешь даже более успешным и счастливым, чем представлял себе раньше. Ты сможешь больше успевать при меньшем стрессе. Потому что стресс возникает не из-за того, что ты сделал, а из-за того, что не сделал.