Чтобы найти правильные задачи, давайте сделаем небольшой экскурс в экономику и познакомимся с эффектом Парето. После этого легче будет оценить, какие задачи имеют для тебя важность, а какие действия лишь тратят твое время.
Вильфредо Парето был итальянским профессором экономики; его сильной стороной была статистика. В одном из своих самых известных исследований он доказал принцип 80/20, который впоследствии стал известен под названиями «эффект Парето», «распределение Парето» или «принцип Парето».
Речь идет о следующем: Парето обнаружил, что богатство распределено в обществе очень неравномерно. В частности, он установил, что 80 % богатства принадлежит 20 % населения. Это распределение можно обобщить и применить ко многим областям, помимо экономики.
Общий принцип Парето таков: только 20 % усилий обеспечивают 80 % результата. Дисбаланс часто бывает еще выше: 90/10, 95/5 или 99/1. Но обычно применяется соотношение 80/20. Применительно к тайм-менеджменту это означает следующее:
✓ За 20 % своего времени ты достигаешь 80 % успеха.
Оставшиеся 80 % времени тратятся на оставшиеся 20 % результата. Другими словами, если у тебя есть список дел с десятью задачами, которые предстоит выполнить, две из них имеют такую же ценность, как остальные восемь, вместе взятые. Графически это выглядит так:
Некоторые из твоих задач приведут к цели намного быстрее, чем остальные, и именно эти задачи нужно найти. Поэтому каждый раз, когда ты приступаешь к новой задаче, спрашивай себя: «Является ли это действие частью ценных 20 %?» Если нет, отодвинь их на второй план! Отныне сосредоточься в первую очередь на задачах, которые приносят хорошие результаты. Сортируй задачи, расставляя приоритеты и используя все преимущества эффекта Парето.
Ты можешь использовать принцип Парето всякий раз, когда хочешь сравнить между собой задачи, которые служат одной и той же цели. Вот как ты можешь решить, принесет ли действие большую выгоду или совсем незначительную:
Шаг 1: Поставь цель и запиши ее!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Составь обзор необходимых рабочих задач!
✓ Какие задачи ты должен выполнить?
Шаг 3: Определи свои задачи для 20 % времени!
✓ Какие задачи дают лучшие/наибольшие результаты?
Шаг 4: Определи свои задачи для 80 % времени!
✓ Какие задачи приносят совсем немного успеха?
Шаг 5: Расставь приоритеты!
✓ Сосредоточься исключительно на задачах из списка 20-ти процентов и не обращай внимания на все остальные!
Тебе придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, какие действия повседневной и профессиональной жизни приносят высокие результаты. Как только ты определишь, что входит в список 20 процентов, сразу окажешься на пути к коренному изменению распределения времени и задач.
На первый взгляд распределение Парето 80/20 кажется негибким и непрактичным. Но на самом деле это совершенно не так. Принцип Парето можно применить ко многим сферам жизни, и он поможет тебе правильно расставить приоритеты.
Давай посмотрим на некоторые примеры этой закономерности:
✓ 80 % твоих результатов являются следствием 20 % всех усилий.
✓ 80 % прибыли предприятия приходится на 20 % продукции.
✓ 80 % оборота обеспечиваются 20 % клиентов.
✓ 80 % твоего прогресса в обучении достигается за счет 20 % лекций.
✓ 80 % своего свободного времени ты проводишь с 20 % самых близких друзей и знакомых.
Невозможно однозначно определить задачи Парето. Однако, как правило, достаточно знать, какие задачи больше, а какие меньше способствуют успеху или достижению желаемых результатов. Вот несколько примеров вопросов, которые помогут это понять:
Какие задачи…
… обязательны для твоей цели?
… особенно неприятны?
… ты часто откладываешь?
… приносят результат здесь и сейчас?
… продвигают тебя вперед в долгосрочной перспективе?
… упрощают все остальное?
… необходимы/не нужны?
… ты можешь вычеркнуть без последствий?
Найди 20 % задач в своем списке дел (и в своей жизни), которые обеспечивают тебе 80 % всех результатов, и займись исключительно этими делами!
#3. Формула SMART
С помощью формулы SMART ты можешь сформулировать четкие и мотивирующие цели.
Цели очень важны для тайм-менеджмента. Если в повседневной жизни ты не ставишь перед собой никаких целей, то никогда не сможешь разумно и рационально использовать свое время, ведь в твоем распоряжении слишком много разных вариантов действий. Без четкой формулировки цели существует риск того, что большая часть твоего внимания и энергии будет потрачена впустую на второстепенные вопросы. Как же следует формулировать цели? Ответ прост: как можно более четко! В управлении проектами есть хороший и простой подход: цели должны быть SMART. Вот что стоит за формулой SMART:
✓ S: spezifisch (конкретный)
✓ M: messbar (измеримый)
✓ A: attraktiv (привлекательный)
✓ R: realistisch (реалистичный)
✓ T: terminiert (ограниченный во времени)
Таким образом, чтобы обеспечить результат, ваши цели должны соответствовать пяти характеристикам: конкретность, измеримость, привлекательность, реалистичность, ограниченность по времени. Сначала максимально конкретно сформулируй свою цель. Потому что ты можешь уверенно работать над результатом только в том случае, если четко и точно определишь цель. Она должна быть не расплывчатым желанием, а первым шагом к реализации.
ЧЕМ КОНКРЕТНЕЕ ТЫ ОПРЕДЕЛИШЬ ЦЕЛЬ, ТЕМ ЛУЧШЕ СМОЖЕШЬ ПРЕДСТАВИТЬ СЕБЕ РЕЗУЛЬТАТ, А ЗНАЧИТ – С БОЛЬШЕЙ ВЕРОЯТНОСТЬЮ ДОСТИГНЕШЬ ЕГО.
Кроме того, все цели должны быть измеримыми – поддающимися количественной оценке. В противном случае невозможно проверить, последовательно ли ты работал над своими целями и достиг ли их в конце концов. Обычно это легче реализовать в профессиональной жизни, чем в личной, но все же стоит попробовать все, чтобы получить конкретные данные. Кроме того, ты должен уметь привлекательно и адекватно формулировать свою цель, чтобы не попасть в мотивационную яму, а иметь желание действительно достичь цели. С другой стороны, гипертрофированные или скучные цели не продвинут тебя вперед. Не забывай: постановка целей – сложная штука. Конечно, это совершенно нормально, что ты хочешь высоко подняться. Но твои цели всегда должны оставаться реалистичными и соответствовать текущей действительности. Если ты формулируешь свои цели таким образом, что достичь их совершенно нереально, вся концепция бессмысленна. Последнее важное качество твоих целей заключается в том, что они должны быть ограничены во времени. Только когда цели привязаны к временным рамкам, ты можешь начать последовательно достигать их.
Формула SMART – это хороший инструмент, с помощью которого ты можешь быстро и легко сформулировать свои цели. Пять качеств гарантируют, что цели будут конкретными и понятными и тебе не придется тратить много времени на планирование. В результате ты получишь не только четкий план действий, но и ощутимый заряд мотивации.
Этот эффект усиливается, если записывать свои цели на бумаге. На первый взгляд это выглядит как мелочь, но она оказывает большое влияние на твою выдержку и шансы на успех. Зафиксированная на бумаге цель будет мотивировать и подхлестывать тебя. Это больше, чем просто проявление интереса: это официальное соглашение с самим собой. И вероятность того, что ты будешь придерживаться этого соглашения, намного выше, чем если бы это была спонтанная идея, просто витающая в твоей голове.
Формулировать цели по принципу SMART просто – нужно лишь учитывать пять характеристик, которым они должны соответствовать. Найди что-нибудь, чем можно писать, и сформулируй свои цели следующим образом:
Шаг 1: Цели должны быть конкретными!
✓ Чего именно ты хочешь добиться?
Шаг 2: Цели должны быть измеримыми!
✓ Как ты можешь проверить свою цель/успех?
Шаг 3: Цели должны быть привлекательными!
✓ Стоит ли стремиться к своей цели?
Шаг 4: Цели должны быть реалистичными!
✓ Достижима ли твоя цель?
Шаг 5: Цели должны быть ограниченными во времени!
✓ Когда именно ты хочешь достичь своей цели?
Иногда случается, что для каких-то целей не могут быть выполнены все пять критериев. Особенно когда на достижение цели влияют внешние факторы или в процессе работы меняются приоритеты. Кроме того, не все цели четко измеримы. Они даже могут создать внутренний конфликт с точки зрения привлекательности и реалистичности. Несмотря на эти недостатки, концепция SMART обеспечивает прочную основу, которую ты можешь использовать в качестве руководства.
Не каждая цель может или должна быть SMART. Обычно бывает достаточно наметить свои цели, а затем приступить к работе. Во всяком случае концепция SMART поможет тебе определить цели по четкой схеме, так что тебе не нужно будет их каждый раз заново обдумывать.
Вот некоторые примеры:
Пример 1 (конкретность):
✓ Не так: «Я буду больше двигаться».
✓ А так: «При любой возможности я буду пользоваться лестницей вместо лифта».
Пример 2 (измеримость):
✓ Не так: «Я продолжу работу над отчетом завтра где-то после обеда».
✓ А так: «Я буду работать над вторым и третьим разделом отчета завтра с 14:00 до 16:00».
Пример 3 (привлекательность):
✓ Не так: «Завтра я весь день буду убираться в подвале».
✓ А так: «Завтра я потрачу два часа на уборку подвала. После этого я сделаю перерыв».
Пример 4 (реалистичность):
✓ Не так: «Сегодня вечером я буду читать книгу, заполнять налоговую декларацию и красить садовый забор».
✓ А так: «Сегодня вечером я полчаса почитаю, потом соберу налоговую документацию и выберу краску для садового забора».