✓ В какой последовательности должны быть выполнены шаги?
Шаг 6: Начни с первой подзадачи!
✓ Концентрируйся только на одном-единственном конкретном шаге!
Основные трудности возникают на шаге 3: определение основных компонентов. На первый взгляд этот шаг кажется условным и абстрактным. Но это не так. Любую задачу можно разбить на следующие основные компоненты: подготовка, выполнение и оценка результатов. Каждая задача, с которой ты сталкиваешься, в основном состоит из этих трех элементов, даже если обычно ты воспринимаешь только один из них (реализацию).
Однако если ты привыкнешь разбивать свои проекты по этому шаблону, то сможешь действовать более целенаправленно и быстрее справляться с работой.
В принципе, ты можешь разбить свои задачи на любое количество шагов – и таким образом адаптировать их под свой индивидуальный рабочий ритм.
Вот пример:
Пример 1 (сменить интернет-провайдера):
✓ Шаг 1: выбрать задачу
Сменить интернет-провайдера
✓ Шаг 2: определить цель
Получить быстрое подключение к Интернету за меньшие деньги
✓ Шаг 3: определить основные составляющие
Собрать информацию/сравнить провайдеров
Сменить провайдера
Подшить документы для хранения
✓ Шаги 4 и 5: Определить каждый шаг и последовательность
Изучить потенциальных интернет-провайдеров
Ограничить выбор пятью вариантами
Сравнить тарифы
Расторгнуть старый договор
Заключить новый договор
Настроить новое подключение к Интернету
Протестировать новое интернет-соединение
Подшить договорную документацию для хранения
Определи задачу и раздели ее, используя тактику салями, на мелкие подзадачи, которые ты последовательно выполнишь!
#6. АВС-анализ
С помощью АВС-анализа ты можешь определить приоритет различных задач и отсортировать их по степени важности.
Действительно важные задачи ты сможешь найти в своей повседневной жизни, только проанализировав и оценив все свои действия. Только тогда ты сможешь быть продуктивным и разумно использовать время. Полезным инструментом для достижения этого является так называемый АВС-анализ. С его помощью ты можешь классифицировать свои задачи и присваивать им разный уровень приоритета. Выполнив это, ты будешь знать, какие задачи особенно важны для достижения поставленных целей и где таятся «пожиратели времени».
Присваивая соответствующий приоритет каждому запланированному действию, ты подчеркиваешь пользу соответствующей задачи – и, таким образом, устанавливаешь важность ее выполнения. В частности, используя АВС-анализ, ты определяешь цель и назначаешь приоритет от A до С для всех запланированных действий. Затем ты сортируешь свой выбор на задачи категории «А», «В» и «С» и начинаешь над ними работать. Задачи категории «А» представляют собой наиболее важные задачи («Что обязательно нужно сделать?»), задачи категории «В» представляют собой задачи средней важности («Что следует сделать?»), а задачи категории «С» наименее важны для достижения вашей цели («Что можно сделать?»).
Эта классификация дает понять, что лишь немногие задачи имеют решающее значение для твоего успеха (задачи типа «А») и вносят значительный вклад в достижение целей.
БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ТВОЕГО ВРЕМЕНИ ЗАНЯТА ВТОРОСТЕПЕННЫМИ ДЕЛАМИ («C»-ЗАДАЧАМИ), ХОТЯ ЭТИ ДЕЙСТВИЯ МАЛО ВАЖНЫ ИЛИ СОВСЕМ НЕ ВАЖНЫ.
Поэтому, согласно АВС-анализу, применяется следующее правило:
✓ Сосредоточься на задачах категории «А» – трать меньше времени на задачи «В» и практически не трать время на задачи «С»!
При выполнении АВС-анализа и постановке трех вопросов (Что обязательно нужно/следует/можно сделать?), как правило, приходят на ум и другие ключевые действия, которые до этого при планировании оставались без внимания. В таком случае ты можешь расширить список дел, пересмотрев установленные тобой ранее приориты. Добавление или удаление задач требует повторного анализа ценности каждой задачи.
И напоследок несколько советов по практическому применению АВС-анализа:
✓ Категорию «А» следует присваивать задачам продуманно (только самым важным!)
✓ Интенсивно работать только над одной или двумя задачами категории «А» в день (от трех до четырех часов).
✓ Категорию «В» также не следует присваивать задачам слишком необдуманно (должно прослеживаться их непосредственное влияние на цель!)
✓ Не слишком долго работать над двумя-че-тырьмя задачами категории «В» в день (достаточно одного-двух часов).
✓ Задачи категории «C» – это все виды деятельности, которые не имеют прямого влияния на достижение цели (мелкие дела и рутинная работа).
✓ Над задачами категории С не следует работать более одного часа в день.
Если ты регулярно оцениваешь каждое свое действие и понимаешь, какие задачи приближают тебя к цели, – значит сделан значительный шаг к улучшению тайм-менеджмента. Простое разделение на три приоритетные категории (A, B и C) способствует фокусированию на главном и мгновенно помогает отличать важное от второстепенного.
ABC-анализ прост и может использоваться для любого типа постановки целей. Выполнив четыре небольших шага, ты легко сделаешь оценку своего списка дел:
Шаг 1: Определи цель!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Оцени свои действия!
✓ Какое влияние оказывают мои действия на цель?
Шаг 3: Определи приоритетность задач и присвой им категории «A», «B» и «C»!
✓ Что нужно, следует и можно сделать для достижения цели?
Шаг 4: Выполни задачи категории «А» в первую очередь!
✓ Ты позаботишься о задачах категории «B» и «C» позже!
Старайся оценивать максимально объективно полезность этих задач для своих самых важных целей. После того как ты разбил на категории все задачи в списке дел, проверь свои результаты. В течение короткого времени приоритеты могут сместиться, а это означает, что и оценка задач изменится.
Классификация твоих действий по категориям задач «A», «B» или «C» – это каждый раз индивидуальная оценка. Никто, кроме тебя, не может определить, какие задачи в данный момент важны, а какие – нет.
Немного потренировавшись, ты быстро поймешь, как это работает, и будешь уверенно расставлять приоритеты. Тем не менее имеет смысл регулярно перепроверять АВС-анализ, чтобы распределение по категориям соответствовало текущим интересам.
Для лучшего понимания посмотрим на этот пример. Предположим, это твой список дел:
✓ Перезвонить г-же Мейер
✓ Прочитать окончательный отчет
✓ Подготовить доклад для совещания
✓ Купить подарок на день рождения Томаса
✓ Ответить на электронные письма
✓ Изучить данные о продажах
✓ Парикмахерская
✓ Заняться спортом
В зависимости от твоей личной цели, необходимо установить приоритеты. Для цели «Подготовка к совещанию» план может выглядеть так:
✓ Цель: ты хочешь подготовиться к завтрашнему совещанию.
✓ После выполненного ABC-анализа список дел выглядит так:
(C) Перезвонить г-же Майер
(B) Прочитать окончательный отчет
(A) Подготовить доклад для совещания
(C) Купить подарок на день рождения для Томаса
(C) Ответить на электронные письма
(B) Изучить данные о продажах
(C) Парикмахерская
(C) Заняться спортом
Действие: сначала ты готовишь доклад для совещания, затем читаешь окончательный отчет и изучаешь новые данные о продажах. Все остальное (категория C) должно подождать.
Поставь себе конкретную цель на день и расставь приоритеты для задач с помощью АВС-анализа!
#7. Матрица Эйзенхауэра
Используя матрицу Эйзенхауэра, ты можешь распределять задачи по категориям, разделять важные и срочные дела и решать, о чем нужно позаботиться в первую очередь.
В повседневной жизни тебе приходится сталкиваться с разнообразными проблемами. И часто с первого взгляда неясно, идет ли речь о важных задачах или не очень, и насколько они критичны по времени. Но именно эта способность различать важна для тайм-менеджмента. Она помогает в конце дня определить, приблизился ли ты к своим целям или потратил энергию впустую. Метод, который использовал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, может помочь тебе разбить на категории и структурировать список дел. Он называется «матрица Эйзенхауэра». Этот метод надежен и работает всегда. При работе с ним задавай себе два вопроса для каждой задачи:
✓ Важна или не важна эта задача?
✓ Срочная или несрочная эта задача?
Задача считается важной, если она оказывает прямое влияние на твою главную цель и помогает тебе продвигаться вперед. В противном случае задача классифицируется как неважная. Задания считаются срочными, если их нужно выполнить оперативно, иначе они потеряют смысл, или промедление грозит негативными последствиями. Во всех остальных случаях (например, если нет дедлайна) задачи не считаются срочными. На основе этих двух вопросов и четырех различных возможных комбинаций ответов создается матрица решений, в которой каждая задача находит свое место.
Таким образом, каждый список дел можно оценить с точки зрения конкретной цели и временных рамок. Так выглядит общая матрица Эйзенхауэра:
Если задача классифицируется как важная и срочная (задачи категории «А»), ты должен выполнить ее немедленно и лично. Для важных задач, которые не являются срочными (задачи «B»), устанавливаются сроки исполнения, они выполняются самостоятельно, но в более поздний срок. Задачи, которые оцениваются как срочные, но не важные (задачи «C»), могут быть делегированы. Если задача не является ни важной, ни срочной, то вообще не стоит ею заниматься (задачи «Р»).