При наличии документов, подтверждающих факт несения затрат, организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.04.2007 по делу № А05-10601/2006-22). Например, по одному из налоговых споров организация представила суду следующие документы: договор, сметы представительских расходов, подготовленные на основании программ пребывания делегаций, двусторонние акты на обслуживание, счета-фактуры, документы на оплату услуг, калькуляции по организации питания. Оценив эти документы в совокупности, суд квалифицировал затраты налогоплательщика как представительские расходы и признал правомерным их отнесение к прочим расходам (постановление ФАС Московского округа от 18.06.2007, 19.06.2007 № КА-А40/5440-07 по делу № А40-45013/06-14-235).
По другому спору в качестве документов, подтверждавших обоснованность представительских расходов, организация представила акт об отнесении затрат к представительским расходам, исполнительную смету, товарные и кассовые чеки, авансовый отчет. Кроме того, общество подтвердило факт переговоров генеральных директоров на официальной встрече, представило имевшиеся у него документы – протокол встречи, копии документов, подписанных в процессе переговоров в офисе общества. Исследовав данные документы, суд признал обоснованным списание налогоплательщиком затрат на представительские расходы. Позиция суда была отражена в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 30.11.2005 № Ф04-8632/2005(17413-А70-37).
Необходимо отметить, что отдельные неточности в составлении документов не изменяют правовую природу выплат, связанных с представительскими расходами. Это следует из постановления ФАС Поволжского округа от 24.11.2005 по делу № А65-3726/2005-СА1-37.
Результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов не относятся к первичным учетным документам, и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (постановление ФАС Поволжского округа от 22.03.2005, 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
Налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных обществом документов поименного списка представителей организаций – участников переговоров, программы проведения деловой встречи и т.д. Данный вывод сделан в постановлении ФАС Уральского округа от 07.09.2005 № Ф09-3872/05-С7.
При отсутствии документов, подтверждающих факт несения представительских расходов, организация не имеет права учитывать их при налогообложении прибыли (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2007 № Ф08-722/2007-296А по делу № А32-2686/2005-53/200). В другом случае арбитражный суд установил, что общество относило на затраты представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания. Между тем данные документы не относятся в соответствии с законодательством к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов. При таких обстоятельствах суд сделал вывод о том, что общество документально не подтвердило понесенные представительские расходы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.08.2006 по делу № А29-4238/2005а).
Аналогичные выводы делают и налоговые органы. По их мнению, при отсутствии документального подтверждения представительские расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов для целей налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Это следует из письма УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019@.
Документами, подтверждающими представительские расходы, служат:
– приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
– смета представительских расходов;
– первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
– акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном по окончании проведенного представительского мероприятия, отражаются:
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дата и место проведения;
– программа мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участники принимающей стороны;
– величина расходов на представительские цели.
Об этих документах говорится в письме УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 № 20-12/89121.2 〈Об отнесении к представительским расходам затрат на приобретение продуктов и одноразовой посуды для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг〉.
При этом согласно письму Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. Данная правовая позиция изложена в письме УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851 〈О налогообложении налогом на прибыль командировочных и представительских расходов〉.
Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены, в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. При отсутствии документального подтверждения вышеприведенные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов для целей налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данные выводы сделаны в письме УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019@ 〈О порядке учета представительских расходов организации при определении налоговой базы по налогу на прибыль〉.
При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов служат договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Об этом говорится в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115 〈Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице〉.
Для списания представительских расходов организация должна подтвердить их связь с предпринимательской деятельностью. Например, разрешая налоговый спор, суд сделал вывод, что представительские расходы были документально подтвержденными, экономически обоснованными, осуществлялись в целях установления и поддержания взаимного делового сотрудничества с организациями, сотрудничество с которыми осуществлялось в течение всего проверяемого периода, то есть данные расходы были связаны с получением доходов. В связи с этим суд признал правомерным их учет в составе прочих расходов (постановление ФАС Московского округа от 13.12.2006, 19.12.2006 № КА-А40/11391-06 по делу № А40-19539/06-99-122).
Итак, если представительские расходы связаны с производственной деятельностью и являются экономически оправданными, организация вправе учесть их при налогообложении прибыли. Подтверждением тому являются постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.03.2007 № А33-4978/06-Ф02-1370/07 по делу № А33-4978/06, ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу № А-1700/05.
Так, арбитражный суд установил, что по результатам переговоров были заключены договоры на поставку сырьевых ресурсов на выгодных для общества условиях и не было допущено остановки производственной деятельности из-за отсутствия сырья. Кроме того, представительские расходы были подтверждены соответствующими первичными документами. При таких обстоятельствах суд признал правомерным налоговый учет представительских расходов (постановление ФАС Поволжского округа от 01.02.2005 № А57-1209/04-16).
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Казалось бы, все ясно. Тем не менее иногда налоговые органы предъявляют организациям претензии, запрещая учитывать некоторые виды представительских расходов. Арбитражные суды в таких случаях встают на защиту прав налогоплательщиков. Так, суд признал обоснованным налоговый учет расходов по оплате стоимости перелета акционера и члена правления общества для участия в общем собрании акционеров (постановление ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 по делу № А65-18519/2005-СА2-22).
Определенные трудности в квалификации расходов возникают у организаций, устраивающих презентации для журналистов. По мнению некоторых налоговых органов, данные затраты нельзя учитывать при налогообложении прибыли. Однако суды считают иначе. Проиллюстрируем вышеприведенное на следующем примере из арбитражной практики (постановление ФАС Центрального округа от 12.01.2006 № А62-817/2005).