Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать — страница 5 из 26

ычно бывает так: сотрудник должен выполнять, он же должен напоминать руководителю о том, что ему поручено и когда это должно быть

сделано. Оставляйте за собой право контроля. Помечайте, кому поручили, суть задач, сроки исполнения и кто за это отвечает. Это можно делать в компьютере или на бумаге — способ не важен, главное, чтобы ситуация была вам подконтрольна. В первую очередь приучите не только подчиненных заходить к вам в кабинет с блокнотом и ручкой, но и сами держите под рукой эти инструменты — фиксируйте напоминания о задачах и контролируйте их выполнение. Не стоит полагаться на память — она ненадежна, хотя многие уверены в обратном. Вышесказанное не означает, что вы сделаете пометку и спрячете этот лист подальше. Держите его перед глазами, для чего удобнее вести статистику поручений в компьютере, расположив файл на Рабочем столе. Подчиненные будут знать: вы никогда ни о чем не забываете и все ваши поручения лучше выполнять своевременно и качественно.

Что является самым главным

Сведя воедино умение говорить " нет ", покупку времени и делегирование задач, вы получите всем известный метод исключения — вы исключили ненужное, освободив много личного времени. Теперь ваша задача — понять, что из оставшегося является самым главным, чтобы уделять максимум времени именно ему.

Попробуйте проанализировать события вчерашнего дня, определив важность выполненных дел. Выделите приоритетные. Уверена, вы будете рассуждать примерно так: это валено, без этого никак, об этом просил шеф. Таким образом, важным получится все. Эту проблему вам предстоит решить.

В переводе с латыни приоритет означает "тот, кто идет первым". Все дела не могут быть впереди — что-нибудь обязательно окажется на втором месте, на третьем и т. д.: если все пойдут в очередь без очереди, все равно все окажутся в очереди. Если считать все задачи важными, сама важность Исчезнет — они станут одинаковыми. У этой проблемы есть

решение. Все дела могут быть важными, но по-разному. Например, значимость для вас лично, для семьи, для руководителя, для клиента и т. д. Для определения степени важности следует использовать метод многокритериальности.

Бытовой пример. Вам нужно определить, в какую школу отдать ребенка. В одной хорошие учителя, другая ближе к дому, третья — к работе, в четвертой недавно сделали ремонт, пятая — с бассейном, но платным.

Метод многокритериальности заключается в следующем.

1. Определите критерии, по которым оцениваете варианты выбора.

2. Сравните критерии и определите степень важности каждого из них.

3. Оцените варианты по каждому из критериев.

4. Подсчитайте взвешенные оценки и выберите оптимальный вариант.

Рассмотрим каждый пункт подробнее и обратимся к арифметике.

1. Для упрощения подсчетов выберем три критерия: хорошие педагоги, месторасположение и дополнительные платные услуги по оздоровлению.

2. Определим важность критериев. Лучше, если общая сумма оценок будет равна единице. Например, хорошие педагоги — 0,5, месторасположение — 0,3 и дополнительные платные услуги по оздоровлению — 0,2, то есть важнее всего качество обучения, затем месторасположение учебного заведения и наименее значимы дополнительные платные услуги.

3. Оценим варианты по каждому критерию. Для этого лучше применять трехбалльную шкалу, максимум — пятибалльную, поскольку удобство 10- и 100-балльных шкал — это заблуждение: больше пяти-семи градаций человек не воспринимает.

В данном случае получаем:

• ул. Садовая — неплохое качество обучения, неплохое месторасположение, нет бассейна; оцениваем: 2; 2; 1;

центр города — низкое качество обучения, отличное месторасположение, отличный недорогой бассейн; оцениваем:

• пригород — отличные педагоги, плохое месторасположение, бассейн есть, но дороговат; оцениваем: 3; 1; 2.

Подсчитаем взвешенные оценки: суммируем баллы по критериям, умноженные на веса этих критериев:

ул. Садовая: 2 • 0,5 + 2 • 0,3 + 1 • 0,2 = 1,8;

центр города: 1 * 0,5 + 3 0,3 + 3 • 0,2 = 2;

пригород: 3 • 0,5 + 1 "0,3 + 2 • 0,2 = 2,2.

Полученные результаты могут не совпадать с вашим интуитивным выбором — в таком случае следует пересмотреть важность критериев или сами критерии. Возможно, вы что-то упустили, например уклон учебных заведений (углубленное изучение определенных предметов). У каждого своя система критериев. Главное —следовать вышеописанному принципу. При этом важно помнить, что математический расчет эффективнее интуитивного, поскольку позволяет оценить приоритетность по критериям, которые сложно запомнить.

Наглядно такие расчеты можно представить в виде таблицы (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Оценка школ по критериям

Таблица 2.1 (продолжение)

что важнее сегодня

Каждый день человек начинает с того, что определяет, чем заняться в первую очередь, а чем — в последнюю. Этот выбор зависит от многих факторов: от профессии, характера, типа личности. У каждого своя система оценки приоритетности. Например, у меня два руководителя: заведующий отделом и главный редактор. Часто приходится выполнять задания то одного, то другого, а иногда — обоих одновременно, поэтому я оцениваю приоритетность поставленных задач по таким критериям.

1. Источник задачи, его настойчивость (уровень руководителя, приоритетность задачи для него).

2. Вклад выполненного задания в общий результат (своевременный выход газеты, важность тематики соответствующего раздела).

3. Срочность.

4. Мой интерес к теме задания.

5. Сложность, временные затраты (сложные задания — первоочередные).

6. Наличие в данный момент необходимой информации.

Составив подобную систему критериев, вы сможете определять приоритетность задачи не интуитивно, а системно. Шаблона не существует: у каждого своя жизнь и профессия со своей спецификой. Систематизируйте выбор приоритетности задач в соответствии с собственным укладом жизни. Не пожалейте на это несколько минут — вы сэкономите часы и даже месяцы, ведь будете принимать неизменно правильные решения, верно определяя, что для вас важнее всего.

С дальним прицелом

У каждого человека есть множество долгосрочных планов, реализация которых кажется ему наивысшим счастьем, приносящим чувство удовлетворения. Это так, однако большинству свойственно желать очень многого, а определить, чего именно в первую очередь, человек часто не в состоянии. Поэтому, если вы мечтаете создать свой бизнес, построить карьеру, купить квартиру и родить троих детей, знайте: вместе это невозможно. Вспомните пословицу про то, что будет, если погонишься за двумя зайцами. Нельзя идти к достижению одновременно десятка-другого крупных долгосрочных целей. Во всем, и в целях тоже, должен быть порядок — приоритетность. Это не означает, что отчего-то придется отказаться. Нужно просто выстроить очередность: очевидно, что в 40 лет рожать первого ребенка поздновато, а вот получить повышение в должности — как раз вовремя.

Расставить приоритеты поможет вышеописанный математический метод. Подсчитайте, что важнее, и сравните результаты с интуитивным выбором. При их совпадении определите, чему отдать предпочтение сегодня, а что отложить на пару лет или уделять ему минимум времени. В результате вы сможете построить квартиру или купить машину гораздо быстрее, чем рассчитывали. Помните: без долгосрочных, глобальных целей жизнь неинтересна, да и большие задачи складываются из маленьких: не будет первых — не будет и вторых. Сделайте так, чтобы потом не пришлось корить себя за бесцельно прожитую жизнь.

Второй шаг к успеху

Учитесь избавляться от бесполезных, навязанных дел и выделять основные задачи с помощью конкретных критериев, всегда находя время на главное.

2'

Для этого:

обеспечьте себе пути к отступлению;

• приучайте окружающих к вашему твердому "нет";

• относитесь ко всему философски, не спешите выполнять что-либо — возможно, задание отменится;

• покупайте чужое время, освобождая свое личное;

• делегируйте задачи, контролируя при этом их выполнение;

• сформулируйте и используйте свои критерии расстановки приоритетов;

определите долгосрочные цели и концентрируйтесь на приоритетных.

глава з

ЦЕЛИ: КАК ПРЕТВОРИТЬ МЕЧТЫ В ЖИЗНЬ

Во все времена русские люди отличались широтой души, пространным отношением к жизни, мечтательностью и безрезультатностью каждого прожитого дня, года и вообще всей жизни. Мы любим лежать на диване, смотреть в потолок и мечтать. Сколько новых идей и мыслей подарили миру русские люди — и, что парадоксально, очень немногие сделали хоть что-нибудь, чтобы их мечты стали реальностью. Редкую идею воплотил в жизнь ее автор, а не кто-то другой.

Возможно, причина в том, что целых 70 лет народ опекало наше великое государство. За это время успело смениться несколько поколений, поэтому люди отвыкли заботиться о себе сами, прилагать собственные усилия, чтобы купить квартиру, машину, получить хорошее образование и найти достойную работу. Однако пришло время самим строить жизнь — ставить перед собой цели и достигать их. Пока немногие умеют превращать мечту в цель и двигаться в направлении ее достижения. Научимся делать это.

Из предыдущих глав вы узнали, как найти в себе силы и энергию на решение локальных, каждодневных задач. Теперь поговорим о достижении долгосрочных целей.

Как научиться управлять собой

Большинство наших соотечественников практически не прилагают усилий, чтобы изменить свою жизнь в лучшую сторону. Не многие ставят глобальные цели, а если это и происходит, то в редких случаях людям удается достичь их. Вспомните, сколько раз вы обещали себе что-то реализовать и даже намечали конкретную дату исполнения заветной мечты: "на 30-летие подарю себе, любимой, автомобиль", "насобираю денег и в следующем году поеду на юг" или "надо менять работу, осенью обязательно запишусь на курсы дизайнеров". Однако просто ставить перед собой глобальные задачи недо