его общего с вашими будничными трудами и заботами.
5. Спустя некоторое время увеличьте выходные до двух дней каждую неделю. Запланируйте трехдневный короткий отпуск каждые три месяца, затем – каждые два. Потом включайте в свой план отпуск в течение двух – четырех недель каждый год. Реорганизуйте жизнь таким образом, чтобы свободное время стало главенствующим приоритетом.
Чем больше вы контролируете свое время и жизнь, тем больше успеваете и тем больше удовольствия приносит вам работа. Чем больше вы успеваете, тем больше свободного времени у вас остается и тем лучше вы отдыхаете. Чем лучше вы отдыхаете, тем продуктивнее и энергичнее работаете, успевая, таким образом, еще больше.
6. С сегодняшнего дня обращайте самое пристальное внимание на то, чем вы занимаетесь. Анализируйте свои действия. Прежде чем приступать к работе, тщательно продумайте задания. Определите самые важные и сконцентрируйте на них все внимание. Новые мыслительные и поведенческие привычки разовьются только благодаря детальному продумыванию заданий перед началом их выполнения. Они приведут вас к высшему уровню исполнения и результативности. Вы будете потрясены изменениями, которые станут происходить в каждой сфере вашей жизни, и наступят они гораздо быстрее, чем вы предполагаете.
Глава вторая. Удвойте свою производительность
Первое условие успеха – умение без устали концентрировать на одной проблеме физическую и умственную энергию.
Процесс фокусирования демонстрирует, как одновременно удвоить доход и свободное время. И первое и второе желанны и необходимы. Причем достижение обеих целей не просто реально, но и удивительно просто, главное – знать, как это сделать. Достижение целей становится более реальным, если вы меняете мышление и больше времени уделяете необходимому – как на работе, так и в личной жизни.
Формула удвоения производительности довольно проста, но ее применение требует решительности и усилий: «Берите на себя выполнение как можно больше самых важных заданий, передавая другим или откладывая менее важные либо избавляясь от них».
Прежде чем приступать к работе, продумайте все детали. Ваша основная обязанность, то есть главная задача, состоит в определении того, что должно быть сделано. Чем тщательнее вы проработаете это «что», тем результативнее будет ваша работа, когда вы перейдете к «когда» и «как».
Если вы хотите работать в полную силу и делать все возможное, регулярно задавайте себе пять вопросов:
1. Что я собираюсь делать? Прежде чем приступать к работе, определите идеальную цель или результат, к которому вы стремитесь. Если вы работаете в команде, убедитесь, что, начиная дело, абсолютно все ее участники имеют четкое представление о желаемых результатах.
2. Как я собираюсь это делать? Убедитесь, что ваш путь – единственно верный. Подумайте о наличии других вариантов и возможностей. Всегда учитывайте вероятность возможной ошибки. Анализируйте и тщательно продумывайте все детали, чтобы быть уверенным, что вы выбрали оптимальный путь, который приведет вас к поставленным целям.
3. Каковы мои предположения? Делаете ли вы какие-нибудь предположения касательно рынка, действий или работы других людей, главенствующих мотивов ключевых действующих лиц или будущих результатов? Вот что писал по этому поводу специалист в области управления временем Алек Маккензи: «Ошибочные предположения лежат в основе большинства провалов».
4. Что, если мои предположения ошибочны? Что, если вы ошиблись и нечто истинное, по вашим предположениям, оказалось ложным? Возможно, тот, с кем вы ведете переговоры, использует их лишь для того, чтобы получить более высокую цену от кого-то другого. Всегда ставьте свои предположения под сомнение.
5. Что мне придется переделать, если мои предположения окажутся неверными? Что вы предпримете, если данная стратегия не сработает? Каковы имеющиеся альтернативы? Сможете ли вы начать все по-новому? Постоянно спрашивайте себя: «Каким другим путем я смогу добраться до той же цели?»
Ясность – это самое важное. Чтобы работать на высшем уровне и удвоить производительность, необходимо предельно ясно представлять, чего вы хотите добиться. Затем нужно выбрать лучший путь и идти по нему не сворачивая. Вы должны быть открыты новой информации, готовы к обратной связи и самокоррекции, должны уметь встать на новый путь, если того потребуют обстоятельства, и прочно стоять на ногах.
Согласно данным, полученным Университетом Меннингера в Канзас-Сити, единственное качество, которое понадобится вам в XXI веке, чтобы выжить и процветать, – это гибкость. Она обусловливает открытость, восприимчивость и готовность применять новые методы и приемы. Гибкость означает, что вы постоянно используете мышление с нулевого уровня.
Один из способов обретения гибкости – не дать вашему эго мешать вам продвигаться вперед. Отстранитесь от ситуации. Больше думайте о том, что правильно, а не кто прав. Единственный вопрос, который следует себе задавать, такой: «Сработает ли это?»
Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, следуя какому-то курсу действий, остановитесь и оцените свои методы. Возможно, они ошибочны. Спросите себя: «Каким еще способом можно достигнуть того же результата?» Возможно, вам придется даже отказаться от своей цели или проекта.
Исходный пункт высокой производительности – ясные цели. Чтобы цель эффективно управляла поведением, она должна быть конкретной и легко измеримой, реальной и достижимой, оформленной в письменном виде и ограниченной сроками. Чем яснее вы будете представлять свои цели, тем больше будете успевать и быстрее добьетесь поставленных задач.
Второй ключ к высокой производительности – четкие, письменно оформленные планы действий. Каждая минута, которую вы проведете за планированием, сэкономит вам 10 минут работы.
Прежде всего составьте список всех, даже мелких, шагов задания или занятий, которые вам предстоит выполнить в течение дня. Работая, постоянно сверяйтесь со списком. Думайте на бумаге. Сверка со списком поможет вам не сбиваться, не отвлекаться на посторонние дела и позволит следить за своим прогрессом. Один лишь процесс письменного составления списка и постоянное обращение к нему должны увеличить производительность по меньшей мере на 25 процентов.
Расставьте в списке приоритеты. Внимательно просмотрите список перед началом выполнения первого задания. Не забывайте о принципе 80/20. Определите 20 процентов дел, которые обеспечат 80 процентов полезности перечисленных пунктов. Начинайте работу именно с дел, включенных в важнейшие 20 процентов, и только после их завершения переходите ко всему остальному.
Наиболее значимый критерий важности и ценности любого задания – это возможные последствия его исполнения или неисполнения. Серьезное задание имеет значительные последствия, несущественное – очень мало или вообще никаких.
Завершение важной работы для босса или клиента – приоритетное задание, поскольку последствия неудачи могут оказаться весьма плачевными. Совместный обед с коллегой – занятие с низкой степенью важности, потому что последствия его выполнения или невыполнения крайне незначительны.
Для расстановки приоритетов пользуйтесь методом АБВГД. Перед началом работы поставьте одну из букв перед каждым заданием в вашем списке:
– А – серьезные и важные дела. Их вы обязаны сделать, потому что они влекут за собой серьезные последствия. Если важных дел много, разбейте их на подгруппы: Al, А2, АЗ – и так далее по степени важности.
– Б – дела, которые вы должны сделать. В случае выполнения или невыполнения возможные последствия не столь серьезны, как в заданиях А. Никогда не переходите к заданиям Б, не закончив задания, отмеченные буквой А. Никогда не работайте над менее важными и срочными заданиями, отложив на потом более важные.
– В – дела, которые, возможно, доставили бы вам удовольствие, но не имеют абсолютно никаких последствий. Например, чтение газеты, чашечка кофе с коллегой или звонок домой для выяснения обеденного меню – все это дела под буквой В. Они не приносят никакой пользы вашей работе и успеху. Никогда не переходите к делам В, оставив незаконченными дела Б.
– Г – дела, которые можно поручить другим. Правило таково: поручайте другим то, с чем они справятся и без вас. Тогда у вас останется больше времени на то, что в состоянии сделать только вы и никто, кроме вас.
Спросите себя: «Что я, и только я могу сделать хорошо, что принесет конкретную очевидную пользу моей компании?» Делегируйте другим как можно больше полномочий, чтобы больше внимания уделять одному заданию, способному принести реальную пользу.
– Д – дела, которыми можно пренебречь. Вероятно, в прошлом эти дела и имели значимость, но прекращение их выполнения в настоящий момент никак не скажется на вашем будущем.
Еще один способ расстановки приоритетов – разделение важного и срочного. Срочное – это экстренное задание, имеющее значимость только в настоящий момент. Это может быть телефонный звонок или критическая ситуация. Важное – это задание, выполнение или невыполнение которого имеет серьезные последствия (см. рисунок 2.1).
Рисунок 2.1. Важность против срочности
– Важное и одновременно срочное дело – задание «горящее». Им необходимо заняться в первую очередь и приступить к выполнению немедленно. От него может зависеть ваша работа. Последствия невыполнения «горящей» работы могут быть весьма серьезными. Подобный вид заданий обычно связан с внешними требованиями и другими людьми. Над ними проводит время большинство из нас.