– Задания важные, но не срочные можно отложить на какое-то время. Но не забывайте, что, помимо всего прочего, они влекут за собой серьезные длительные последствия, положительные либо отрицательные.
Например, написание важного отчета, учебные курсы, общение с подрастающими детьми, даже занятия спортом – все это примеры дел важных, но не срочных. Их вполне можно отложить на потом, что зачастую и происходит. Но в перспективе вы можете столкнуться с их значительными последствиями, положительными или же отрицательными.
Подобные задания могут послужить вам рычагом и дать возможность умножить свои усилия. Чем больше времени и внимания вы уделяете делам важным, но не срочным, тем эффективнее и продуктивнее ваша деятельность станет в будущем.
– Срочные, но не важные дела включают телефонные звонки, разговоры с коллегами, желающими что-то с вами обсудить, а также входящая корреспонденция. Эти дела кажутся неотложными, но с учетом возможных последствий они не имеют ни малейшей значимости. Большинство людей убивают огромное количество времени на срочные, но не важные дела. Создавая впечатление занятости, они зачастую обманывают самих себя, полагая, что занимаются важными делами, хотя на самом деле это не соответствует действительности.
– Дела неважные, несрочные – это пустая трата времени, особенно если они отвлекают от результативной деятельности. Многие тратят на них половину своего времени. Они ошибочно полагают, что заняты чем-то полезным просто потому, что занимаются этим на рабочем месте.
Главный ключ к высокой производительности – фокусирование на выполнении всех важных и срочных дел, а затем концентрация на важных, но не срочных. А все остальное откладывайте или поручайте другим. Приучите себя не тратить силы и время на срочные, но не важные дела и тем более на дела, не являющиеся ни важными, ни срочными.
1. «Каковы мои самые полезные функции?» Какие ваши занятия приносят наибольшую пользу?
2. «За что мне платят?» Для достижения каких результатов вас наняли на эту работу?
3. «Каким образом я использую свое время наиболее эффективно?» Это ключевой вопрос в управлении временем и личностью. Он должен звучать каждый час каждого дня. Каков бы ни был ваш ответ, вы должны посвящать этому заданию если не все, то большую часть своего времени.
Проанализировав свою работу и определившись с наиболее значимыми заданиями, заставьте себя приступить к ним без промедления и довести до конца.
Концентрируясь на выполнении одного задания и не отвлекаясь на постороннее, вы справляетесь с ним гораздо быстрее, чем в случае, если откладываете начатое дело, а затем снова возвращаетесь к нему и начинаете все заново. Вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на основное задание, практически на 80 процентов, просто отказавшись заниматься посторонними делами.
Существует семь дополнительных возможностей увеличить производительность, результаты и повысить уровень исполнения:
1. Работайте упорнее. Работайте, не отвлекаясь ни на что. Не теряйте время попусту. Не относитесь к своей работе как к месту, где вы можете пообщаться с коллегами, вместо этого работайте весь день не поднимая головы. Так вы сможете удвоить свою производительность.
2. Работайте быстрее. Возьмите себе за правило не раскачиваться. Не теряйте времени, постоянно поддерживая высокий темп работы. Намеренно быстро переходите от одного задания к другому. Вы удивитесь тому, как много сможете сделать, просто сохраняя интенсивность.
3. Делайте самые важные дела. Помните о важности выполняемых вами заданий, количестве и качестве достигаемых результатов. Чем больше времени вы затрачиваете на важные дела, тем более весомые результаты получите с каждого вложенного часа.
4. Делайте то, что у вас получается лучше всего. Занимаясь тем, в чем вы хорошо разбираетесь и что великолепно умеете делать, за меньший период времени вы успеете гораздо больше, чем неопытный сотрудник. Но, несмотря на это, постоянно совершенствуйтесь в самом важном для вас деле. Ничто не увеличит качество и количество результатов быстрее, чем совершенное исполнение наиболее важных заданий.
5. Сгруппируйте задачи. Выполняйте несколько аналогичных дел одновременно. Написав зараз все письма или отчеты по расходам либо составив все планы, с каждым из этих дел вы справитесь лучше и быстрее. Вы скорее продвинетесь по кривой обучения. Каждое последующее задание будет отнимать у вас все меньше времени. Количество времени, затрачиваемого на выполнение определенного задания, уменьшится на 80 процентов – и все благодаря выполнению похожих дел одного за другим.
6. Упрощайте работу. Объединяйте несколько частей работы в единое задание, сокращая тем самым количество шагов. Не занимайтесь ненужными делами.
7. Работайте больше. Несмотря на мои замечания об отдыхе и свободном времени, правда заключается в том, что, если вы начнете чуть-чуть раньше и закончите чуть-чуть позже других, ваша производительность повысится. Начиная рабочий день раньше и заканчивая его чуть-чуть позже, вы выигрываете на 100 процентов, поскольку увеличиваете свой продуктивный рабочий день на два-три часа без ущерба для личной жизни. Эти несколько дополнительных часов – все, что вам нужно, чтобы стать одним из самых продуктивных и высокооплачиваемых специалистов в своей области.
Состязайтесь сами с собой, чтобы выяснить, сколько важных и полезных дел вы сможете успеть за день. Пусть это будет игрой. Составьте график, установите сроки и наращивайте темп. Проверьте, сможете ли вы выполнять все больший объем работы за все меньшее количество времени.
Составьте ясное представление о себе как о высокопродуктивном работнике. Вспоминайте моменты, в которые вы проявляли особую продуктивность, эффективность и действенность. Мысленно возвращайтесь к ситуациям, когда вы делали то, что надо, и так, как надо, когда за короткое время успевали переделать множество дел и гордились своей работой, когда вы пребывали в волшебном состоянии полета и были полны воодушевления.
Перенеситесь на пять лет вперед и представьте, что вы один из самых высокопродуктивных специалистов. Как вы будете выглядеть? Как и над чем будете работать? Какими принципами в работе будете руководствоваться? Как окружающие будут характеризовать вас в качестве работника? Пусть ваше представление о будущем направляет сегодняшнюю деятельность.
Составив четкое представление о собственном идеальном будущем, определите, какой образ самого себя нравится вам больше всего. Постоянно рисуйте мысленные картины, в которых вы уже именно тот человек, каким стремитесь стать. Помните: тот, кого вы видите, – это тот, кем вы станете. Сохраните данный образ в мыслях до тех пор, пока он не воплотится в реальность.
Имея четкое идеальное представление о будущем, поставьте перед собой конкретные цели в профессиональной сфере. Представьте, что вы обладаете способностью выполнять любую работу в любом объеме. Какая она будет? Каковы ваши особые цели в профессиональной и личной областях?
Мотивация включает побуждение, мотив. Вы должны максимально отчетливо осознавать, зачем вы делаете то, что делаете. Почему работаете именно с таким уровнем интенсивности? К чему вы действительно стремитесь? Каков наиболее быстрый путь туда, куда вы хотите попасть?
Какие дополнительные знания и умения вам потребуются, чтобы удвоить продуктивность и работать с полной отдачей? Станьте специалистом в области организации времени. Читайте книги, слушайте аудиопрограммы и практикуйтесь до тех пор, пока не станете одним из самых продуктивных работников в своей области.
Какие привычки окажутся для вас наиболее полезными с точки зрения увеличения производительности? Сосредоточьтесь на формировании таких привычек, как ориентация на результат, фокусирование, концентрация, дисциплинированность и упорство. Со временем они должны стать внутренними факторами мотивации и движущей силой, ведущей к высокой продуктивности.
Мой любимый организующий принцип высокой производительности – сосредоточенная работа, то есть полная концентрация на одном, самом значимом, деле на протяжении целого дня. Запрограммировав в себе эту привычку, вы удивитесь, как много вам удается сделать.
Ежедневное планирование, расстановка приоритетов и умение начинать с самых важных заданий принесут гораздо больше пользы, чем любые другие приемы организации времени. Эти привычки вы сможете формировать лишь путем непрестанной практики – до тех пор, пока они не станут автоматическими.
Какие действия вы обязаны ежедневно предпринимать, чтобы убедиться, что работаете с полной отдачей? Составьте список принципов организации времени и регулярно сверяйтесь с ним. Постоянно контролируйте себя, проверяя, максимально ли эффективно вы используете свое время.
Наконец, на каком одном действии вы собираетесь сосредоточиться в результате того, что узнали? Какое особенное действие собираетесь предпринять для увеличения продуктивности, уровня исполнения и объема выполняемой работы? Сделайте это прямо сейчас!
Организация времени – это на самом деле организация жизни, личностная организация. Люди, которые высоко ценят себя, бережно относятся к своему времени. Они тщательно распределяют его и уделяют этому много внимания. Если вы любите жизнь, то любите каждую ее секунду. Вы боитесь потерять впустую любую из отведенных вам драгоценных минут.
Эффективные люди делят время на жесткие отрезки продолжительностью 10–15 минут. Они планируют свой день заранее, продумывая все до мельчайших деталей. Для них важна каждая минута. В результате они добиваются гораздо большего, чем обычные люди, и чувствуют себя гораздо лучше.