Тщательно руководя своим временем и своей жизнью, вы все больше начинаете ценить каждую минуту, а также себя и свою жизнь. А чем больше вы любите себя, тем эффективнее распределяете время. Одно подкрепляет другое.
Закон возрастающей отдачи сослужит вам хорошую службу. Чем чаще вы применяете принципы организации времени, тем быстрее и эффективнее они для вас работают. Ваши результаты повысятся и количественно, и качественно. Буквально за несколько дней или недель вы убедитесь, насколько выше стала ваша производительность.
Глава третья. Упрощайте свою жизнь
Усложнять просто, упрощать сложно.
Нам повезло, что мы живем в такое время. Невероятная скорость, с которой происходят перемены, создает огромное количество благоприятных возможностей и удобных случаев – больше, чем когда бы то ни было. В любой сфере появилось больше альтернатив, и выбор расширяется с каждым днем и каждым месяцем.
С другой стороны, мы обременены большим количеством заданий и обязанностей, чем раньше. Вас буквально «засасывают» дела, которые необходимо выполнить, книги и журналы, которые требуется прочитать, люди, которым надо перезвонить, проекты, ожидающие начала или завершения работы, и цели, которых вы стремитесь достигнуть. Дела появляются одно за другим, идут непрерывным потоком – слишком быстро для того, чтобы вы со всеми ими справлялись на «отлично».
Перед вами встает дилемма. Вы стремитесь к реализации своего потенциала и достижению поставленных целей. Вам хочется заработать как можно больше денег за меньшее время. Добиться успеха в работе. Однако вы не желаете жертвовать семейной жизнью, отношениями с близкими, здоровьем или личными делами, имеющими для вас огромное значение.
Вы хотите все и сразу. Успеха – с одной стороны, стабильности и простоты – с другой.
Спешу вас обрадовать: тысячи состоявшихся счастливых людей открыли методы, техники и стратегии, делающие все это вполне возможным. А то, что смогли другие, сможете и вы.
Как-то в моей программе участвовала мать-одиночка, зарабатывавшая в год чуть более 30 тысяч долларов. Она работала по 70–80 часов в неделю, и ее мучила острая необходимость преуспеть в работе, проводя при этом достаточно времени с дочерью. Тогда она начала применять изложенные в данной книге принципы к работе и личной жизни.
Через пять лет женщина смогла увеличить ежегодный доход до 300 тысяч долларов и сократить рабочую неделю до 38 часов. Формула ее была проста. Она полностью посвятила себя совершенствованию в двух-трех навыках, которые приносили наибольшую пользу ее работе. Все остальное она либо передавала другим, либо откладывала. Сегодня она исполняет меньшее количество заданий, но их эффективность и значимость в десять раз выше, чем общая результативность ее работы несколько лет назад.
Отправная точка упрощения – уменьшение количества дел на работе и в личной жизни. Вы в состоянии контролировать время лишь при условии, что отказываетесь заниматься делами, не имеющими никакой реальной пользы. Вы должны прекратить делать то, что постоянно делали на протяжении многих лет. Возможно, вам даже придется отказаться от того, что вы делаете хорошо и что приносит вам удовольствие.
В результате многолетней практики и теоретических исследований я сформулировал закон, который назвал «законом сложности». Применяя его в организации времени и в упрощении, вы мгновенно упростите свою жизнь, повысите продуктивность и начнете получать больше удовольствия от всего, чем занимаетесь.
Закон сложности гласит: уровень сложности любого задания равен квадрату числа шагов, составляющих его. Сложность можно определить как возможное увеличение затрат, времени и ошибок.
К примеру, простое задание – это задание, которое вы способны выполнить самостоятельно. Если вы решаете сделать телефонный звонок, то вам предстоит сделать лишь один шаг. Коэффициент сложности в данном случае равен единице, поскольку единица в квадрате равна единице. Следовательно, уровень сложности простого задания равен единице. Вы снимаете трубку, звоните, разговаривайте, а затем кладете трубку.
Однако если вы попросите кого-либо сделать этот телефонный звонок за вас, то добавляете к процессу еще один шаг. Уровень сложности увеличился до двух в квадрате, то есть до четырех.
Это значит, что возможное увеличение затрат, времени и ошибок с одного (один шаг) увеличилось до четырех (два шага).
Далее, представьте, что вы попросили кого-то поручить третьему человеку сделать для вас телефонный звонок. Теперь процесс включает уже три шага. Уровень сложности повышается до трех в квадрате, то есть до девяти.
Теперь вероятность ошибок или недопонимания, возросших расходов и увеличения затрачиваемого времени подпрыгнула с единицы (если вы сами звоните) до девяти (если в процессе заняты еще два лица).
Деятельность, состоящая из четырех шагов, имеет уровень сложности, равный шестнадцати (то есть четырем в квадрате). Что, в свою очередь, значительно повышает вероятность и ошибок, и всевозможных затрат. Задание, включающее пять шагов, имеет, соответственно, уровень сложности, равный двадцати пяти. Задание из десяти шагов – уровень сложности, равный ста.
Все вышеизложенное означает, что уровень сложности увеличивается экспоненциально, в то время как количество шагов – арифметически. Уровень сложности также экспоненциально уменьшается, если вы исключаете шаги из процесса (см. рисунок 3.1).
Рисунок 3.1. Закон сложности
Знакомство с данным законом позволяет нам сделать вывод: мы можем значительно упростить жизнь, постоянно выискивая возможности уменьшить число шагов, необходимых для выполнения задания.
У одной крупной страховой компании возникли проблемы. От получения заявки на страхование жизни до подписания контракта проходило шесть недель. К тому времени потенциальный клиент уже терял интерес или начинал работу с другой страховой компанией.
Компания пригласила консультанта, применившего теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.
Вооружившись данной информацией, компания крайне упростила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепроверял проделанную работу. В итоге они смогли сократить время на одобрение заявки с шести недель до 24 часов. И вот результат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.
Отдел кредитов под залог недвижимости Citibank в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получения заявки на кредит до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель из-за необходимости проходить многочисленные инстанции. К тому времени потенциальный покупатель уже работал с другим банком.
Уменьшив число шагов, Citibank уменьшил время работы с заявками с шести недель до 24 часов. Благодаря такой головокружительной скорости Citibank вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увеличил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не снижая при этом качества работы.
Используйте один или несколько предложенных приемов для упрощения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.
– Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой, лучший, путь.
Это особенно актуально в тех случаях, когда вы встречаете сопротивление или различного рода трудности. Не суетитесь, не напрягайтесь. Вместо этого поставьте себя на место стороннего наблюдателя. Представьте, что вас пригласили оценить собственную ситуацию и предложили объективный совет по ее урегулированию. Будьте открыты и восприимчивы. Не исключайте возможность того, что ваш подход может оказаться неверным.
– Переоценка. Получив новую информацию, возьмите тайм-аут. Переоцените всю ситуацию с учетом поступившей информации. Джек Уэлч, президент корпорации General Electric, называет это «принципом реализма».
Принцип реализма требует абсолютной честности по отношению к самому себе и умения оценивать ситуацию такой, какая она есть прямо сейчас, а не такой, какой вам хотелось бы ее видеть или какой она была в прошлом.
Каждое совещание или обсуждение возникшей проблемы Джек Уэлч начинает с вопроса: «Что мы имеем в настоящий момент?» И вы должны делать то же самое. В книге «Словарь Сатаны» Амброз Бирс писал: «Фанатизм есть удвоение усилий тогда, когда цель уже забыта». Не позволяйте этому случиться с вами.
– Реорганизация. Цель реорганизации жизни и работы состоит в получении большей прибыли от вложенных средств того же количества и качества. В условиях стремительных перемен вы обязаны постоянно проводить реорганизацию. Как сказал один специалист по высоким технологиям, «в этом бизнесе вы спокойно можете выбрасывать в мусорную корзину свои предположения каждые три недели».
Будьте готовы к реорганизации рабочего места, к изменению графика в течение дня, а также порядка и приоритетности дел. Никогда не исключайте возможность существования лучшего способа выполнения работы, чем тот, который вы используете в настоящий момент. Всегда пребывайте в состоянии его поиска.
– Реструктурирование. При реструктурировании всю энергию, время, деньги и ресурсы вы направляете на 20 процентов деятельности, которые приносят наибольшую выгоду и наибольший доход. Компании производят реструктурирование, сосредоточивая большую часть своих ресурсов на продуктах, услугах или деятельности, которые выше всего ценят клиенты. Одновременно они отказываются от деятельности, которая не заботит клиентов и не приносит никакой прибыли.