Электронные таблицы OOo Calc
16.1. Немного о программе
OOo Calc (Электронные таблицы) — это вторая наряду с OOo Writer часто используемая программа из пакета OpenOffice (рис. 16.1). Программа походит на Microsoft Excel, поэтому с ней работать сможет любой, кто хотя бы раз видел старый добрый Excel.
Как электронная таблица, Calc ничем не уступает Excel — все основные функции Excel вы найдете и в этой программе. Кроме того, программа поддерживает формат книг (электронных таблиц) Excel, поэтому вы смело можете открывать здесь книги Excel. А начиная с версии 2.4, в OOo Calc наконец-то появилась поддержка макросов VBA (хотя и немного ограниченная), поэтому можно считать Calc практически полноценной заменой MS Excel.
Подробно рассматривать все возможности программы мы не будем. Давайте рассуждать логически — я не видел ни одного новичка, который бы начал устанавливать Linux. Имеется в виду не новичок в Linux, а человек, который недавно увидел компьютер и только-только начал с ним работать. Лишь когда пользователь достигает определенного уровня квалификации, он понимает, что в Windows ему чего-то не хватает: кому-то — свободы, кому-то хочется иметь бесплатную операционную систему без проблем с лицензией, а кто-то просто ищет новых впечатлений. Так вот, не думаю я, что среди этих пользователей будут такие, кто никогда не работал с Excel. А что если именно такой человек сейчас читает эту книгу? Тогда специально для вас, уважаемый читатель, мы рассмотрим три аспекта работы с электронной таблицей:
□ комбинации клавиш (этим вы сэкономите немного рабочего времени);
□ работу с формулами (наверное, ради них и создавались в свое время электронные таблицы);
□ построение диаграмм (основное средство для отображения результатов).
16.2. Комбинации клавиш
Используя приведенные в табл. 16.1 комбинации клавиш, вы сэкономите свое рабочее время (все-таки проще нажать ту или иную комбинацию клавиш, чем бродить по «дебрям» меню программы).
16.3. Формулы
Если вы никогда не работали в электронных таблицах с формулами, можете считать, что вы не использовали электронные таблицы вообще. Только хорошо освоив формулы, вы сможете понять всю гибкость и мощь электронных таблиц.
Давайте разберемся с самыми простыми формулами. У каждой ячейки есть свой адрес. Адреса назначаются по принципу игры «Морской бой». Обратите внимание: в верхней части таблицы имеются буквенные обозначения столбцов, а слева — номера ячеек в столбце. Адрес первой (в левом верхнем углу) ячейки будет A1, адрес ячейки, которая находится непосредственно под ней, — A2, адрес ячейки, которая расположена справа от первой ячейки, — B1. Думаю, принцип ясен.
Сейчас мы напишем небольшую формулу — запишите в ячейку A1 какое-нибудь число, например, 5. Затем в ячейку A3 запишите выражение: =A1*2. Это и есть простейшая формула.
Все формулы начинаются со знака равенства (=). Если вы его указать забыли, электронная таблица будет воспринимать введенное вами значение как обычный текст, а не как формулу.
Наша формула умножает значение из ячейки A1 на 2. В ячейке A3 после нажатия клавиши
Теперь в ячейку A2 запишите значение 7. Перейдите к ячейке A3 и измените ее формулу — просто начинайте печатать в ячейке: =A1+A2.
После нажатия клавиши
В формулах допустимы знаки арифметических операций (+ — / *), а также скобки для указания приоритетов операций. Операндами могут быть как явно указанные значения, так и адреса ячеек. При построении формул вы также должны учитывать и приоритет самих операций — сначала выполняются операции умножения и деления, а потом — сложения и вычитания.
Вот несколько примеров формул:
=2+(2*2)
=5+B7
=10*(B1/B3)-7
Программа OOo Calc имеет и встроенный набор функций. Их достаточно много, все рассматривать мы не будем. Да в этом и нет особого смысла, — ведь для каждой функции в программе приводится подробнейшее описание.
Одна из самых распространенных — функция SUM — подсчитывает сумму диапазона ячеек. В качестве параметра этой функции нужно передать диапазон ячеек, который указывается так:
адрес_первой_ячейки: адрес_последней_ячейки
Например:
=SUM(B1:B4)
Нажав кнопку выбора функции (см. рис. 16.1), вы сможете выбрать нужную вам функцию, даже если вы до этого не знали, как она называется (на рис. 16.2 в окне мастера функций показана функция SUM).
Открою вам еще один небольшой секрет. Если вам не удобно работать с адресами ячеек, которые автоматически назначаются электронной таблицей, вы сами можете присвоить адрес ячейке. Например, вы хотите, чтобы ячейка D5 называлась не D5, а Koef. Тогда просто щелкните в поле адреса ячейки и вместо D5 введите новое имя, которое вы сможете в дальнейшем использовать в своих формулах, например,
=B1*Koef
Помните, что после переименования ячейки старое имя уже не будет действовать, и вам придется заново переписывать все формулы, где встречалось старое имя ячейки.
16.4. Построение диаграмм
Создайте простую таблицу: пусть в первом столбце будут строки (например, названия месяцев), а во втором — числа (любые положительные). Затем выделите ее и нажмите кнопку вызова мастера диаграмм. Сначала мастер попросит выбрать тип диаграммы.
В предыдущих версиях OpenOffice мастер диаграмм первым делом просил уточнить диапазон данных, что не совсем правильно — в большинстве случаев диапазон выбирается еще до вызова мастера диаграмм и в уточнении не нуждается. Поэтому в новой версии OpenOffice, которая входит в состав в Ubuntu 10, мастер сначала предлагает выбрать тип диаграммы (рис. 16.3).
А вот после этого можно уточнить диапазон данных (рис. 16.4), но, как правило, в этом окне достаточно просто нажать кнопку Далее.
Затем предлагается настроить ряды данных (рис. 16.5). Опять-таки здесь тоже можно просто нажать кнопку Далее.
Следующий и последний шаг — это установка заголовка диаграммы и подписей осей (рис. 16.6).
Все, диаграмма создана, ваш указатель мыши изменит свою форму. С его помощью укажите область, куда нужно поместить диаграмму: нажмите левую кнопку мыши там, где должен находиться верхний левый угол диаграммы, и, не отпуская ее, перемещайте указатель мыши к месту расположения нижнего правого угла. Когда будет отмечена нужная прямоугольная область, отпустите левую кнопку мыши (рис. 16.7).
По умолчанию все элементы диаграммы будут одного цвета. Это не всегда хорошо, поскольку различные значения желательно выделить визуально. Например, максимальное значение сделать красным или ярко-желтым. Делается это так: выделите элемент диаграммы — по сторонам у него появятся зеленые квадратики. После этого щелкните на элементе правой кнопкой мыши и выберите команду Формат точки данных. В открывшемся окне на вкладке Регион установите нужный вам цвет (рис. 16.8).
Глава 17Презентации
17.1. Программа OOo Impress
О том, что такое презентации и как они важны при организации различных мероприятий (как правило, представлении нового проекта, продукта и т. п.), говорить мы не будем. Раз вы читаете эту главу, то все это знаете.
В Windows для создания презентаций используется программа PowerPoint, входящая в состав MS Office. PowerPoint — одна из самых гибких и удобных программ для создания презентаций. Есть, конечно, программы, превосходящие ее по функциональности, например, Pinnacle Studio, но они более сложны в использовании.
В состав OpenOffice входит программа Impress, которая также служит для создания презентаций (слайд-шоу). Программа несколько похожа на PowerPoint — очевидно, это было сделано для того, чтобы Windows-пользователям, привыкшим к MS Office, было проще перейти на OpenOffice.
OOo Impress поддерживает формат файлов PowerPoint — вы можете как открывать презентации в формате PPT, так и сохранять свои презентации в этом формате. Последняя версия OpenOffice.org поддерживает форматы файлов MS PowerPoint версий 97/2000/XP/2007. Так что проблем с сохранением презентаций быть не должно.
Как и PowerPoint, Impress умеет создавать слайды, содержащие текст, таблицы, диаграммы, рисунки, списки. Как и остальные программы из OpenOffice, в состав Impress включены средство проверки правописания, текстовые стили, фоновые стили и т. д.
17.2. Создание новой презентации
Даже самая простая презентация, включающая фотографии вашего семейного отдыха летом, требует некоторого планирования. Как вы расположите слайды? Хаотично или в хронологической последовательности (первый день, второй день и т. д.)? Об этом следует задуматься еще до создания презентации. Иначе может получиться так, что вам потом надоест менять местами слайды, и вы начнете все заново. Потраченные на составление плана презентации 30 минут потом сэкономят вам как минимум несколько часов. Другими словами, перед созданием презентации вы должны на бумаге составить ее план. Нет, рисовать слайды в масштабе 1:1 не нужно — хотя бы определитесь с темой каждого слайда и с их количеством.
17.2.1. А у вас есть план?
Первым делом, решите, зачем вам нужна презентация? С темой презентации, надеюсь, вы уже определились. Итак…
При подготовке презентации нужно учитывать целевую аудиторию — кто увидит презентацию? От этого многое зависит. Хотя бы оформление самих слайдов. Представим, что вы создаете презентацию нового Bugatti (для тех, кто не в курсе: Bugatti — французская компания, специализирующаяся на производстве гоночных, спортивных и эксклюзивных автомобилей). Целевую аудиторию можете представить себе сами. И тут вы со своей презентацией, в которой используется шаблон с плюшевыми медвежатами (в Impress есть и такой). Сам шаблон очень неплох, но не в этом случае. Вы понимаете, о чем речь?
Для презентаций, так или иначе касающихся финансов, лучше использовать строгие шаблоны: с деньгами не шутят. Да и, как правило, после (или во время) такой презентации «целевой аудитории» нужно будет принять серьезное решение (например, покупать или нет представляемый вами продукт), поэтому при просмотре презентации ее ничего не должно отвлекать. То есть оформление не должно быть более заметным, чем содержимое презентации.
Impress позволяет установить анимационные и звуковые эффекты при смене слайда. Помните, что анимация и звуки не всегда желательны. Звуки при переходе слайдов практически всегда раздражают зрителей, так что от них можно отказаться. А вот насчет анимации — смотрите сами.
Представьте себе весь процесс показа слайдов. Программа будет по очереди сменять слайды, а вы будете их комментировать. В большинстве случаев показ происходит именно так. После просмотра слайдов вам будут задавать вопросы. Вы должны подготовиться к этому, чтобы четко на них отвечать, а не импровизировать на ходу. Впрочем, дар импровизатора вам по-любому понадобится — все вы так или иначе не сможете предусмотреть.
17.2.2. Помощь мастера
При запуске Impress откроется окно мастера (рис. 17.1), позволяющего создать новую пустую презентацию, создать презентацию из шаблона или открыть существующую презентацию.
Пустая презентация — это один слайд без оформления. После создания такой презентации вы можете добавить слайды и установить для них оформление.
Мы создадим презентацию из шаблона. Правда, шаблонов по умолчанию всего два: презентация новой стратегии и нового продукта. Если цель вашей презентации совпадает с этими шаблонами, выберите один из них, в противном случае лучше создать пустую презентацию.
После выбора шаблона презентации вам будет предложено выбрать стиль оформления (рис. 17.2). Тут, наоборот, слишком много шаблонов. А если вам стандартных шаблонов мало, то в Интернете вы без проблем найдете дополнительные. Вот, например, небольшая коллекция шаблонов: http://technology.chtsai.org/impress/.
Выбирая шаблон, вы можете задать, где будет показываться презентация: на экране компьютера, бумаге, пленке и т. д.
Следующий шаг — это выбор эффекта смены слайдов и настройка самой смены (рис. 17.3). Эффект выберите на свое усмотрение — позже вы всегда сможете его изменить или выключить. А вот устанавливать автоматическую смену слайдов не советую. Автоматическая смена с постоянным интервалом подойдет разве что для показа фотографий вашего отпуска. На практике вам придется сменять слайды или с помощью мыши или так настроить автоматическую смену, чтобы время задержки на каждом слайде было разным. Один слайд вы можете обсуждать минуту, а другой — несколько секунд. Поэтому автоматическую смену слайдов мы рассмотрим позже.
Следующие два шага зависят от выбранного вами шаблона. В нашем случае — это ввод названия компании, наименования продукта (рис. 17.4) и определение слайдов презентации — вы можете выбрать только необходимые вам (рис. 17.5).
Новая презентация создана. Теперь можно перейти к работе со слайдами.
17.3. Работа со слайдами
Основное окно Impress изображено на рис. 17.6. Слева находится панель Слайды, на которой отображаются слайды вашей презентации в порядке их показа. По центру расположено рабочее пространство, в котором вы будете изменять слайды, а справа — панель Задачи, с помощью которой вы можете:
□ изменить фон слайдов (вкладка Фоны страниц);
□ изменить макет слайда, добавить новый слайд (вкладка Макеты);
□ изменить анимационные эффекты слайда (вкладка Эффекты);
□ выбрать дизайн таблицы, если, конечно, в вашей презентации есть хотя бы одна таблица (вкладка Дизайн таблицы);
□ настроить автоматическую смену слайда (вкладка Смена слайда).
17.3.1. Изменение макета слайда, создание новых слайдов
Щелкните по любому слайду, а затем посмотрите на вкладку Макеты — будет выбран макет, используемый выбранным слайдом. Для изменения макета слайда щелкните двойным щелчком по нужному вам макету — будет изменен макет слайда, выбранного на панели Слайды.
Чтобы добавить новый слайд, выберите его макет, а затем нажмите кнопку Слайд на панели инструментов (эта кнопка находится выше панели Задачи). Можно также щелкнуть правой кнопкой на макете и выбрать команду Вставить слайд.
После вставки слайда можно сразу заполнить его информацией — не затягивайте с этим. Ведь главное — это информация, а все остальное успеете сделать позже.
Напомню, что в слайды Impress вы можете вставить любой объект — картинку, звук, диаграмму, таблицу. Для вставки разных объектов используется меню Вставка.
17.3.2. Изменение фона слайда
На вкладке Фоны страниц (рис. 17.7) вы можете изменить фон слайда. Можно изменить фон всех слайдов сразу, а можно — фон только выделенных слайдов. При двойном щелчке на понравившемся фоне изменения будут применены ко всем слайдам (обычно дизайн слайдов презентации должен быть одинаковым).
Но если вам нужно изменить фон только одного или нескольких слайдов, выделите их на панели Слайды, затем щелкните на дизайне слайда (вкладка Фоны страниц) правой кнопкой и выберите команду меню Применить к выделенным слайдам.
17.3.3. Настройка анимационных эффектов
Вкладка Эффекты позволяет настроить анимационные эффекты для разных элементов слайда: надписей, рисунков. Не нужно путать эти эффекты с анимацией смены слайда. Эффекты смены слайда устанавливаются на вкладке Смена слайда (рис. 17.8).
Чтобы настроить анимационный эффект для элемента слайда, перейдите на вкладку Эффекты, щелкните по нужному вам элементу, затем нажмите кнопку Добавить и в открывшемся окне выберите желаемый анимационный эффект.
Напоминаю, что анимация не всегда желательна, поэтому перед ее выбором подумайте, нужна ли она вообще?
Когда-то я создавал презентацию на ноутбуке с форматом дисплея 16:10. При этом разрешение экрана было 1126 × 649 (это разрешение Ubuntu выбрала самостоятельно, я даже не пытался его изменить). Сами понимаете, что по ширине места достаточно, а вот высоты не хватает. В результате не все элементы Панели задач программы Impress были видны. Но это ведь всего лишь панель, которую можно переместить в любое место экрана, что я и сделал на рис. 17.8. Если у вас будет такая же ситуация, не забывайте, что панели инструментов программы Impress можно перемещать, как вам будет удобно. Чтобы вернуть все, как было, из меню Вид панели задач выберите команду Прикрепить панель задач.
17.3.4. Настройка смены слайдов
Вкладка Смена слайда (см. рис. 17.8) позволяет настроить как эффект смены слайда, так и время и способ смены слайда. С выбором эффекта, думаю, вы определитесь сами, а мы лучше поговорим о способе смены слайдов.
Тип смены слайда — по щелчку или автоматически — задается переключателем Смена слайдов. Как уже было отмечено, время смены слайда на практике будет различным для разных слайдов. Как же узнать, сколько времени нужно на обсуждение слайда? Для этого следует воспользоваться таймером. Выполните команду меню Демонстрация | Показывать таймер. Начнется обычный показ демонстрации. Начинайте комментировать слайд так, как бы вы это делали во время показа. Никуда не спешите, старайтесь четко проговаривать слова (заодно и текст выучите!). В нижнем левом углу экрана вы увидите таймер (рис. 17.9).
По окончании комментария подождите секунду-другую и нажмите левую кнопку мыши. Запишите на бумаге время показа каждого слайда — так намного проще, чем просто его запоминать.
17.4. Демонстрация презентации
Для начала демонстрации нажмите клавишу
Если вы до этого пользовались PowerPoint, то, наверное, знаете, как войти во время показа в режим «карандаша» — для этого нужно нажать комбинацию . После этого вы можете рисовать на слайдах все, что вам хочется. Изменения, понятно, сохранены не будут. «Карандаш» очень полезен в разгаре дискуссии, когда вы хотите обратить внимание аудитории на некоторые элементы слайда. В Impress тоже можно использовать «карандаш». Для этого выполните команду Демонстрация | Параметры демонстрации. В открывшемся окне установите параметр Указатель мыши в виде карандаша (рис. 17.10). После этого вы сможете во время показа рисовать на ваших слайдах все, что захотите. Вы можете сохранить презентацию как во внутреннем формате OOo Impress, так и в формате MS PowerPoint. Для этого при сохранении презентации просто выберите нужный вам формат (рис. 17.11). Обратите внимание: в новой версии OpenOffice.org в программе Impress появилась дополнительная функция — Оптимизатор. Оптимизатор позволяет уменьшить презентацию, сжав изображения и удалив неиспользуемые данные. Очень полезная функция — используйте ее после того, как ваша презентация полностью готова (перед записью на DVD или флешку). Если вы закрыли панель Оптимизатора, открыть ее можно командой Вид | Панели инструментов | Оптимизатор. С помощью команды Файл | Экспорт можно экспортировать презентацию в один из «непрезентационных» форматов, например, во Flash, HTML, PDF и др. (рис. 17.12).17.5. Сохранение презентации
Глава 18