Глава 9. Управление содержанием проекта
Изучив материал данной главы, вы узнаете:
• что представляет собой управление содержанием проекта как процесс;
• что такое иерархическая структура работ проекта;
• как осуществляется подтверждение содержания проекта.
9.1. Управление содержанием проекта как процесс
Управление содержанием проекта включает процессы, обеспечивающие внесение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта. Управление содержанием проекта непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект. В соответствии с РМВОК [PMBOK, 2004] в общую схему процессов управления содержанием проекта входят:
• Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта.
• Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта.
• Создание иерархической структуры работ (ИСР) – процесс разделения результатов и работ проекта на более мелкие элементы, которыми легче управлять.
• Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта.
В контексте проекта термин «содержание» может обозначать:
• Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат.
• Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными характеристиками и функциями.
Процессы, используемые для управления содержанием проекта, а также вспомогательные инструменты и методы различаются в зависимости от прикладной области и обычно определяются как часть жизненного цикла проекта. Одобренное подробное описание содержания проекта вместе с ИСР и словарем ИСР представляют собой базовый план проекта по содержанию. Далее содержание, оформленное в базовом плане, отслеживается, подтверждается и контролируется на всем протяжении жизненного цикла проекта.
Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта. Успех проекта зависит от того, насколько тщательно проводится сбор требований к проекту и продукту и управлению ими. Требования включают количественно определенные и задокументированные потребности и ожидания спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. Данные требования должны быть выявлены, проанализированы и зарегистрированы с достаточной степенью детализации так, чтобы их можно было измерить после начала исполнения проекта. Сбор требований представляет собой определение ожиданий заказчика и управление ими. Требования становятся базой для ИСР.
Сбор требований может осуществляться с применением следующих методов и инструментов.
•Интервью. Проведение интервью с опытными участниками проекта, заинтересованными сторонами проекта или экспертами по отдельным вопросам может помочь в выявлении и определении характеристик и функций желаемых результатов проекта.
•Фокус-группы. Позволяют собрать вместе заранее выбранные заинтересованные стороны проекта и экспертов по отдельным вопросам, чтобы они изложили свои ожидания и отношения к предложенному продукту, услуге или результату. Подготовленный ведущий управляет группой во время многостороннего обсуждения, которое является более свободным по форме, чем интервью один на один.
•Семинары с участием модератора. Семинары для определения требований представляют собой собрания по конкретным вопросам, в которых участвуют заинтересованные стороны проекта разного профиля для определения требований к продукту. Семинары используются в качестве основного метода, позволяющего быстро определить требования разного профиля и урегулировать различия между требованиями заинтересованных сторон проекта. В силу особенностей формата групповой работы хорошо проведенные собрания с участием модератора помогают развить доверие, выстроить отношения и наладить общение между участниками, что может привести к повышению уровня согласия между заинтересованными сторонами проекта. Другое преимущество данного метода состоит в том, что проблемы могут быть обнаружены и разрешены гораздо быстрее, чем при встречах один на один.
•Групповые творческие методы. Для выявления требований к проекту и продукту могут организовываться различные групповые мероприятия. Ниже представлено несколько групповых творческих методов.
ѻ Мозговой штурм – метод, применяемый для генерации и сбора разнообразных идей, связанных с требованиями к проекту и продукту.
ѻ Метод номинальных групп – в данном методе к мозговому штурму добавляется процесс голосования, используемый для ранжирования наиболее полезных идей для будущего мозгового штурма или расстановки приоритетов.
ѻ Метод Дельфи – выбранная группа экспертов отвечает на вопросы анкет, а также высказывает мнение относительно ответов, полученных в течение каждого раунда сбора требований. Для обеспечения анонимности доступ к ответам имеет только координатор.
ѻ Составление интеллект-карт – идеи, возникшие во время отдельных сессий мозгового штурма, объединяются в единой интеллект-карте с целью выявления сходства и различия в понимании и формировании новых идей.
ѻ Диаграмма сходства – данный метод позволяет рассортировать по группам большое количество идей для их обзора и анализа.
•Методы группового принятия решения. Данные методы могут быть использованы для создания, классификации требований к продукту и расстановки приоритетов между ними.
•Анкеты и опросы. Опросы и/или анкеты лучше всего подходят для работы с широкими аудиториями, когда требуется быстрый сбор информации и где допускается применение статистического анализа.
•Наблюдения. Позволяют непосредственно наблюдать за людьми в их окружении, за тем, как они выполняют свою работу или задания и осуществляют процессы. Наблюдения особенно полезны для детализированных процессов, когда люди, пользующиеся продуктом, не могут или не желают озвучивать свои требования. Наблюдение, также называемое наблюдением за работой, обычно осуществляется внешним наблюдателем, следящим за тем, как пользователь выполняет свою работу. Оно также может осуществляться наблюдателем-участником, который фактически осуществляет процесс или процедуру, чтобы узнать, как выполняются процессы, и выявить скрытые требования.
•Прототипы. Создание прототипов представляет собой метод раннего получения обратной связи по требованиям с помощью создания рабочей модели ожидаемого продукта до его фактического производства. Некоторые прототипы являются материальными, что позволяет заинтересованным сторонам проекта экспериментировать с моделью своего конечного продукта, а не только беседовать об абстрактных представлениях своих требований. Прототипы поддерживают концепцию последовательной разработки, потому что они используются в итеративных циклах создания экспериментальных моделей, проведения экспериментов пользователем, подготовки обратной связи и пересмотра прототипа. После проведения достаточного числа циклов обратной связи требования, полученные с помощью прототипа, оказываются в достаточной мере полными для перехода к фазе разработки или создания.
Создание иерархической структуры работ (ИСР) – процесс разделения результатов проекта и работ по проекту на более мелкие элементы, которыми легче управлять. Иерархическая структура работ – это ориентированная на результаты иерархическая декомпозиция работ, которые должна выполнить команда проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов. На каждом более низком уровне ИСР представляет все более детальное описание работ по проекту. ИСР организует и определяет общее содержание проекта и представляет работы, указанные в текущем одобренном описании содержания проекта.
Запланированные работы содержатся в элементах ИСР самого нижнего уровня – они называются пакетами работ. Для пакетов работ могут составляться расписания, оцениваться стоимость, проводиться их мониторинг и управление.
В процессе управления содержанием проекта разрабатываются также и документы, например, словарь ИСР. Он представляет собой документ, генерируемый процессом создания ИСР, который ее дополняет. Словарь ИСР предоставляет более детальные описания элементов ИСР, в том числе пакеты работ и контрольные счета. Информация в словаре ИСР включает среди прочего:
• идентификатор плана счетов;
• описание работ;
• ответственную организацию;
• список контрольных событий расписания;
• связанные запланированные операции;
• требуемые ресурсы;
• оценки стоимости;
• требования к качеству;
• критерии приемки;
• технические ссылки;
• контрактную информацию.
Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта, в том числе проверка результатов вместе с заказчиком или спонсором, чтобы убедиться, что они выполнены удовлетворительно, и формальная приемка результатов заказчиком или спонсором. Подтверждение содержания отличается от контроля качества в основном тем, что подтверждение содержания связано с приемкой результатов, а контроль качества ориентирован на правильность результатов и соблюдение требований к качеству, заданных для результатов.
9.2. Иерархическая структура работ проекта
Одним из важнейших элементов управления проектами является ИСР проекта, отвечая на вопрос «что́ будет сделано в проекте?». На основании ИСР далее по ходу управления проектом разрабатываются матрица ответственности и сетевая модель проекта.
ИСР представляет собой иерархический граф, узлы которого отображают работы и комплексы работ, а связи – разбиение вышестоящего элемента на нижестоящий. Элементы нижестоящего уровня образуют элемент вышестоящего уровня с использованием только логического «И». На самом высоком уровне декомпозиции представлен проект в целом, на самом нижнем уровне изображены единичные работы/пакеты работ. Важным правилом при разработке ИСР проекта является правило «100 %», т. е. в ИСР должны быть включены все (и только) работы проекта. Таким образом, важно отслеживать общую картину по ИСР проекта, чтобы ни одна работа не была учтена в ИСР дважды в разных ветках графа или чтобы какая-либо работа не была забыта в процессе декомпозиции. Глубина декомпозиции (количество уровней разбиения) определяется масштабом и сложностью проекта.
Структура ИСР может быть создана на основе различных принципов, например:
• в качестве первого уровня декомпозиции используются фазы жизненного цикла проекта, на втором уровне расположены результаты, относящиеся к проекту и продукту;
• в качестве первого уровня декомпозиции используются основные результаты;
• в качестве первого уровня декомпозиции используются функциональные разделы проекта;
• в качестве первого уровня декомпозиции используются подпроекты, которые могут разрабатываться организациями – участниками проекта.
На рис. 9.1 и 9.2 приведены примеры ИСР проектов.
Рис. 9.1. ИСР для проекта по разработке программного продукта (по жизненному циклу проекта)
Необходимость в разработке обусловлена тем, что ИСР:
• позволяет определить содержание работ, разложив его на измеримые пакеты работ;
• делает понятной и прозрачной картину того, как будет развиваться проект для заинтересованных лиц проекта;
• служит основой для создания системы распределения ответственности и отчетности проекта;
• задает структуру данных для последующего контроля за проектом.
Необходимо отметить, что принцип структурной декомпозиции может применяться и к другим аспектам проекта, так, например, могут быть сформированы иерархическая структура ресурсов проекта, иерархическая структура рисков проекта и другие структуры.
Рис. 9.2. ИСР для проекта возведения завода (по функциональному принципу)
Резюме
Управление содержанием проекта включает процессы, обеспечивающие внесение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для его успешного завершения. Это следующие процессы:
• Сбор требований – определение и документирование потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта.
• Определение содержания – разработка подробного описания проекта и продукта.
• Создание иерархической структуры работ (ИСР) – разделение результатов проекта и работ проекта на более мелкие элементы, которыми легче управлять.
• Подтверждение содержания – формализованная приемка результатов проекта.
ИСР может разрабатываться на основе различных принципов – по жизненному циклу проекта, продуктовому принципу, функциональному принципу, по участникам проекта.
Ключевые термины
Иерархическая структура работ (ИСР) (Work Breakdown Structure – WBS) – ориентированная на результаты (предметы поставки) иерархическая декомпозиция работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и получения необходимых результатов. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта.
Метод дельфи – метод сбора информации, используемый для достижения консенсуса экспертов по какому-либо вопросу. В этом методе эксперты участвуют на условиях анонимности. Ответы суммируются и возвращаются экспертам для комментариев. Консенсуса можно достичь за несколько циклов этого процесса. Метод Дельфи помогает преодолеть необъективность данных и устраняет избыточное влияние отдельных лиц на исход обсуждения.
Мозговой штурм – общий метод сбора информации, идей и предложения решений, который может использоваться для идентификации рисков, идей или решений проблем группой членов команды или экспертов.
Контрольные вопросы
1. Каковы основные этапы управления содержанием проекта?
2. Какие принципы используются при разработке иерархической структуры работ проекта?
3. Как происходит подтверждение содержания проекта?
4. Что входит в словарь иерархической структуры работ проекта?
5. Какие методы применяются при разработке ИСР?
Литература
1. Баркалов С. А., Воропаев В. И., Секлетова Г. И. и др. Математические основы управления проектами: учеб. пособие / под ред. В. Н. Буркова. М.: Высшая школа, 2005.
2. Грей К. Ф., Ларсон Э. У. Управление проектами: учебник. М.: Дело и Сервис, 2007.
3. Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г., Полковников А. В. Управление проектами. М.: Омега-Л, 2009.
4. Управление проектами: основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов. М.: ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», 2010.
5. Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании. М.: ЗАО «Олимп – Бизнес», 2009.
6. PMBOK Guide. 4th ed. Newton Square, Pennsylvania, USA: Project Management Institute, 2008.