Это значит, что вы неэффективно работаете с ежедневником и не вносите в него сперва совещания, имеющие более высокий приоритет. Наши данные показывают, что время, проведённое с подчинёнными, – самое важное из того, что вы потратите на работе.
Сейчас у вас нет времени – это понятно, – но решение простое. Не начинайте планировать Тет-а-Теты, пока не найдёте время через три-четыре недели, когда вы сможете легко вписать их туда, где записей почти нет. О том, как и когда планировать Тет-а-Теты, мы поговорим, когда будем обсуждать, как их объявлять и проводить в главе 5.
И наконец, если вы поговорите с менеджерами, использующими Тет-а-Теты Manager Tools, они скажут вам, что не перестанут их проводить, потому что это очень важно.
Это приводит нас к Гарантии Тет-а-Тетов Manager Tools:
Если вы введёте в эксплуатацию Тет-а-Теты Manager Tools, мы гарантируем, что вы получите больше времени, чем потратите на них.
Да, вы прочитали верно. Количество времени, потраченного на Тет-а-Теты Manager Tools – на которые, как вы думаете, у вас нет времени сейчас! – на самом деле поспособствует появлению у вас большего количества времени на выполнение основной работы. Как это возможно? Вы завоюете большее доверие своих подчинённых. Они лучше будут знать, чего вы ожидаете, потому что будут чаще это от вас слышать, а значит, не станут задавать так много вопросов. Вас не будут так часто отвлекать решениями несрочных задач. Коллеги-подчинённые будут ждать, прежде чем обратиться к вам, если их вопрос не очень срочный. Вы когда-нибудь замечали, что вас всё время отвлекают тем, что, кажется, не заслуживает внимания и времени? Это ощущение вы начнёте испытывать заметно реже, как только начнёте проводить MTТТ.
Мы гарантируем это.
Проходит еженедельно
Лучше всего проводить Тет-а-Теты еженедельно. Самое простое объяснение этому – вы наверняка думаете о своей работе в недельных интервалах. (Согласно исследованию, окно составляет от трёх до пяти дней.) Вы думаете о дедлайнах текущей недели. Вы откладываете то, что должно быть решено на следующей неделе, даже если это отнимет у вас несколько часов работы. Вы, вероятно, знаете своё расписание на эту неделю и частично на следующую, но в большинстве случаев едва ли имеете представление о неделе, следующей за ней.
Ваши подчинённые по большей части работают таким же образом. Они думают об этой неделе, когда думают о работе. То, что произойдёт на следующей неделе, сейчас не особенно важно. Две недели от настоящего момента вообще кажутся каким-то «отдалённым будущим».
Раз в две недели
О чём будет говорить вашим подчинённым то, что вы будете проводить Тет-а-Теты раз в две недели? О том, что они имеют меньшую важность, чем то, над чем вы работаете сейчас? Мы сделали специальный опрос, и вот наиболее частый ответ: «Встреча с боссом раз в две недели, когда всё остальное носит еженедельный характер, ощущается так, как будто меня отодвигают на второй план».
Я не будут брать на себя вину за то, что выступаю против Тет-а-Тетов раз в две недели. (Оставлю это на ежемесячные встречи.) Если ваши результаты сопоставимы с нашими данными, вы добьётесь некоторых улучшений: получите около 25 % от того, на что надеялись. Зачем сохранять только 50 % времени при помощи проведения Тет-а-Тетов раз в две недели и терять 75 % их ценности? В этом нет смысла!
Вы можете решить проводить встречи длительностью в один час каждые две недели, потратив то же количество времени. Но это не будет работать так же хорошо. Наши данные показывают, что менеджеры, поступающие таким образом, получают ещё более низкий уровень согласия, чем те, кто отважился на часовые Теты каждую неделю, а такой результат не говорит ни о чём хорошем. Мы сделали вывод, что менеджеры, решившие, что у них нет времени на еженедельные встречи, поскольку они «слишком заняты», будут руководствоваться той же логикой, как и в случае с отменой до 50 % Тет-а-Тетов, проходящих раз в две недели.
Подчинённые вновь и вновь говорят нам, что предпочитают еженедельное общение. Это совпадает с ритмом их работы. Они говорят, что Теты раз в две недели в итоге оказываются слишком общими и менее актуальными.
Есть ещё один плюс проведения встреч каждую неделю, который будет утрачен, если вы решитесь на них только раз в две недели: значительное снижение случаев вмешательства. Если вы не проводите Тет-а-Теты, как и многие менеджеры, вас наверняка часто отвлекают подчинённые. У них есть «небольшой вопрос», или им просто «нужна минутка». И эта минута часто превращается в десять.
Таких вмешательств заметно поубавится, когда вы начнёте проводить со своими подчинёнными запланированные совещания на регулярной основе. (Отчасти поэтому мы гарантируем возврат свободного времени в расписание.) Сотрудники, опрошенные нами в ходе каждого теста, высказались о том, как теперь ждут встреч, чтобы поднять некоторые проблемы, задать вопросы. Если у них возникала проблема во вторник, а Тет-а-Тет назначен на утро четверга, они, скорее всего, подождут и выскажутся именно тогда. (Причина, по которой все вмешательства казались подчинённым такими срочными, в том, что они ждали так долго, как только могли.)
Если вы проводите Тет-а-Теты раз в две недели, то теряете преимущество ощутимого сокращения этих вмешательств. Подчинённые не могут ждать вас больше недели, чтобы решить свои проблемы. На моём опыте проведения Тет-а-Тетов по меньшей мере половина из них (а может, даже три четверти) начиналась со слов подчинённых: «Мой список на этой неделе (длинный или короткий)». Стало быть, они составляют списки. Если бы я не проводил встречи, каждая запись в списке была бы вмешательством или очередным электронным письмом.
Вот ещё одна проблема Тет-а-Тетов раз в две недели: если вы пропустите совещание, у вас уже будет всего одна встреча в месяц. В этом нет ничего хорошего, и вы поймёте почему.
Майк Озенн, соучредитель Manager Tools, пробовал проводить Теты раз в две недели, когда был руководителем. Майк работал в MCI в то время, когда её купила WorldCom и проходила через банкротство. В то время у него было 10 подчинённых, и он проводил 30-минутные Тет-а-Теты каждую неделю. В неделю он тратил на них по пять часов. Затем его полностью захватила подготовка к банкротству и сопутствующая работа.
Ему нужно было освободить время в расписании, поэтому встречи он стал проводить раз в две недели, чтобы каждую последующую неделю освобождать пять часов. Он думал, что всё пошло хорошо, что взаимоотношения стабилизировались и поэтому его подчинённые не будут возражать против Тет-а-Тетов раз в две недели. Однако буквально за пару недель всё стало плохо. Он не только не получил пять свободных часов, но и начал больше времени проводить за решением ещё большего количества задач из-за отсутствия регулярной коммуникации с коллегами. Когда Тет-а-Теты проходили каждую неделю, люди не вмешивались в его работу постоянно. Подчинённым не нужно было постоянно привлекать его внимание. Всё то время, что он освободил для своего расписания, вся эффективность и крепкие взаимоотношения, помогавшие ему делать рабочий процесс мягким, просто испарились – всего лишь из-за перехода с еженедельных встреч на общение раз в две недели.
Предупреждаем: если у вас больше десяти подчинённых, то начать с Тет-а-Тетов раз в две недели будет неплохо. Постараться найти, скажем, 8 часов (16 раз по полчаса для 16 подчинённых) в неделю может быть слишком. Потратьте от 8 до 12 недель, чтобы получить 4 свободных часа в неделю, а затем перейдите на еженедельный режим. (Привычка делать упор на своё расписание подготовит вас к жизни руководителя, если вы к ней стремитесь.)
Более того, если вы читаете всё это и ваша команда намного больше 10 или 16 человек, наши решения будут для вас не такими эффективными. В одном из наших исследований у нас были менеджеры с 30 подчинёнными, но мы никогда не получали данных о командах численностью более 15. Как показывает опыт, менеджеры, имеющие 30 подчинённых, добиваются лучших результатов и его сохранения, когда проводят Тет-а-Теты даже раз в две или три недели. Эти результаты не настолько значительны, как результат менеджеров с более «привычным» предельным объёмом ответственности.
Я бы сказал, что если у вас настолько большая команда, то проблема в структуре организации, а не в менеджменте. И, я знаю, это не ваша вина. Если вам нужна помощь в определении нужного размера команды (извините, идеальных нет), у нас есть рекомендации. [На Эту Тему Есть Подкаст™.]
Ежемесячно
Мы призываем вас не проводить Тет-а-Теты ежемесячно. Мы ни разу не видели, чтобы ежемесячные встречи способствовали улучшению эффективности. В каждом случае результат и его сохранение оставались неизменными или ухудшались.
Представьте: кто-то сказал, что хочет выстроить с вами взаимоотношения, а затем добавил: «Только нужно успеть сделать это за 30 минут, раз в месяц».
Тут вы должны почувствовать что-то неладное. Нет смысла в совещаниях (взаимоотношениях), частота которых (ежемесячно) способствует избеганию этой цели.
А подчинённые их ненавидят. Они говорят нам об этом постоянно. Они знают, что не построят с вами никаких взаимоотношений и не достигнут доверия с вами. Никоим образом вы не сможете своевременно ежемесячно давать обратную связь. Люди говорят нам, что менеджеры перед ежемесячным Тет-а-Тетом перестают отвечать на их запросы и превращают их в миниатюрный анализ эффективности или плановое совещание, в одностороннем порядке.
Во всём мире существуют сотни СЕО, проводящих МТТТ. И проводят они их еженедельно. Разумеется, иногда эти руководители их пропускают. Но они не проводят их ежемесячно из-за того, что «слишком заняты». И вы не должны.
30-минутное совещание
Наши данные показывают, что 30 минут – это волшебное число для планирования Тет-а-Тетов. Нет никаких плюсов в большей длительности, так как это может вызвать снижение «уровня согласия». Менеджеры, проводящие встречи дольше 30 минут, хотят сделать как лучше, но чаще их отменяют – так часто, что подчинённые делают определённые выводы.