Успешный руководитель проекта — страница 2 из 14

Ключевые моменты:

Границы полномочий – зона ответственности руководителя проекта, и особенно важно ее понять, проговорить, прописать в смежных областях.

Резюме:

При формировании вашего согласия стать руководителем проекта необходимо выяснить, каковы границы ваших полномочий, можете ли вы варьировать сумму бюджета и в каких пределах, можете ли вы менять людей, которые в проектную группу включены. Именно на данном шаге вы должны понять, куда вас сдвигают: в сторону руководителя проекта или менеджера проекта. И от вас самих будет зависеть в дальнейшем, в каком направлении вы будете двигаться.

Еще раз подчеркну, что данный раздел был бы лишним в случае единых правил, подходов к управлению на всех российских предприятиях и в условиях нашей российской школы управления.

Однако на разных предприятиях, с разной школой воспитания управленцев в настоящее время мы имеем катастрофические отличия в отношении к руководителю проекта. Называем руководителем, но часто не даем ему соответствующих рычагов и полномочий. Либо наоборот – человек не тянет, а мы не решаемся заменить.


Крайний на проекте

Можно долго рассуждать, какие существуют обязанности у руководителя проекта, уточнять, детализировать. Но сам руководитель проекта и тот, кто его назначил, могут так до конца и не понять, кто и за что несет ответственность.

Чтобы снять все вопросы, отвечу сразу: руководитель проекта – это «крайний» проекта. Именно от ответственен за все: и за успехи, и за провалы. Другими словами, за все вопросы, связанные с реализацией этого проекта. Если говорить более официально: за организацию работ, технические решения, финансовые вопросы, вопросы психологической совместимости людей на проекте. Все это сильно влияет на то, как вы реализуете проект, в какие сроки уложитесь и что получится в итоге.

Пытаясь описать термин «руководитель проекта», можно добиться сильной детализации или, наоборот, обобщения. Если говорят: «ты крайний», сразу становится ясным весь круг обязанностей. Это «определение» подчеркивает всю меру ответственности руководителя.

Одна из важнейших проблем заключается в совместимости между общим целеполаганием и конкретными, частными задачами. Понятно, что когда мы фокусируемся, например, на том, что через день нам нужно добраться до другого берега, мы не детализируем, как нам нужно это сделать. А вот, например, капитан корабля решает частные вопросы: где команда, с какого места стартовать, когда стартовать, как поставить парус. Но за детализацией важно – не забыть про главную суть задачи – добраться до другого берега.

Так и в проекте: есть главная цель – реализовать проект, получить результат. Руководитель проекта – это капитан, и он отвечает за то, чтобы судно сквозь рифы, непогоду добралось до результата. Соответственно, в процессе реализации проекта он должен решать все вопросы, и организационные, и технические. С одной стороны, он не должен вникать в частности. Если ему нужна помощь, он может подобрать «нужных» людей. С другой стороны, если он не смог подобрать команду, объяснить цели и задачи, то проект не получится. Это значит, что руководитель еще молод и недостаточно квалифицирован, или вообще не способен выполнять обязанности руководителя проекта.

Руководитель проекта должен стать его лидером, в этом случае и заказчик, и исполнитель смогут получить тот результат, который они согласовали в самом начале проекта.


Классика жанра

За что отвечает руководитель проекта? За реализацию ключевой идеи – ради чего этот проект начинался. Существуют проекты разной величины и разного уровня. Например, вы решили сдать квалификационный экзамен на специалиста по Cisco – это можно назвать проектом, проект сдачи экзамена. Но если задуматься, ради чего мы сдаем данный экзамен? Чтобы получить подтверждение своей квалификации в каком-то вопросе. В данном случае проектом будет не сдача экзамена, а подтверждение квалификации эксперта в той или иной области. Если вы работаете в этой сфере и решили подтвердить свою квалификацию – это один вариант. Другой вариант – если вы работаете, например, крановщиком и решили переобучиться, это уже другой проект. Потому что в случае с переобучением шаги исполнения проекта будут иными, при том что конечная цель одна и та же. И в каждом из этих случаев проект потребует определенных ресурсов, отличающихся своими объемами.

В любом проекте есть три ключевых момента, которые должны находиться в фокусе внимания руководителя проекта, – классический треугольник: время, деньги и люди. Чтобы реализовать проект, нужна одновременная работа в этих трех направлениях. Не бывает проекта с бесконечным временем, неограниченным количеством денег и с возможностью подключения бесконечного количества людей.

Соответственно, вы, как руководитель проекта, находитесь внутри данного треугольника и должны постоянно следить за всеми составляющими. Достаточно ли людей? В каждом проекте должны быть люди с определенными навыками. Если вы решили сдавать экзамен на Cisco, вам понадобятся специалисты, которые вас научат. Но чтобы найти таких специалистов, вы должны правильно задать вопрос: кто вам нужен? Иначе на ваш зов откликнутся некомпетентные люди, которые хотят просто «содрать денег». Ресурсы потрачены зря, а результата не будет.



Таким образом, руководитель проекта должен обладать развитой интуицией, знаниями в достаточном объеме, чтобы правильно понять суть вопроса для правильного управления процессом.

Руководитель проекта принимает решение и за него отвечает. Насколько правильно будут выбраны люди для проекта, какими компетенциями должны обладать, в какой последовательности выполнять задачи, какие приоритеты устанавливать, как распределить ресурсы. Все эти действия влияют на качество решений, а их результат характеризует руководителя проекта.

Следующим важным моментом является то, что руководитель проекта должен постоянно сверять направление, куда он движется, с теми реальными точками, где он сейчас находится. Так называемая «дорожная карта».


Уметь вовремя поменять направление, внести изменения в команду – это важнейшие качества руководителя проекта. Здесь мы опять попадаем в прокрустово ложе между общим и частным. С одной стороны, руководитель проекта должен понимать частные вопросы, а с другой, он не должен углубляться в них, чтобы не терять связь с общим направлением и не тратить слишком большое количество времени на разбор частных вопросов. Иначе у него просто не останется времени заниматься своей главной функцией – постоянно сверять текущее состояние дел с основным направлением движения. Эту задачу необходимо мониторить минимум раз в день, собирая разнородную информацию от заказчиков, исполнителей и своей команды.

Главная функция руководителя проекта

Обратимся к функционалу руководителя проекта.

Мы говорили о том, что есть треугольник, в котором находится руководитель проекта: деньги, время и ресурсы. И, прописывая функционал, руководитель полагается на эти три понятия, ведь его основная функция заключается в управлении именно этими ресурсами.

Давайте рассмотрим термин «управлять». У многих сразу возникает ассоциация «я управляю автомобилем».


Планирование, контроль исполнения, внесение изменений в «дорожную карту» проектасуть управления проектом. По мере роста вашей квалификации в выполнении этого процесса начнет расти и ваша ценность на рынке.


Например, сидит человек за рулем, видит впереди яму. Конечно, он начинает крутить руль, чтобы объехать это препятствие. Но тут возникают ограничения: яма на вашей полосе, слева сплошная, и вам, чтобы объехать яму, необходимо нарушить правило дорожного движения и выехать на встречную полосу. Что будете делать? Большинство скажет, что не хочет портить свою машину и решит выехать на встречную полосу. Но тут появляется несколько факторов риска. Первый – выезд на встречную полосу, где может быть грузовик и, как итог, авария. Второй – вы нарушили правила дорожного движения, вас остановили и оштрафовали. В этом случае все дело в деньгах, возникает вопрос в средствах – может, это были последние деньги. А если бы вы заметили яму заранее, вы могли снизить скорость, успеть перестроиться, либо на малой скорости проехать препятствие, то есть потери были бы минимизированы. Это и есть управление. Но управление оперативное, в процессе «езды», выполнения работ. А для того, чтобы реже встречаться с «ямами», необходимо научиться выбирать – планировать дороги.

Как руководитель проекта, вы должны ежедневно отслеживать настроения в команде, чтобы помочь коллективу реализовывать бизнес-задачи.


Так же и в управлении с командой на проекте: вы должны встречаться с людьми каждый день, общаться и выяснять, какие у них проблемы, что получается, что нет, достаточно ли у них ресурсов, чтобы выполнить свою задачу. Все люди разные – некоторые могут об этом сказать, другие даже не подумали об этом, а третьи подумали, но решили, что руководитель проекта должен сам все знать и видеть.

Перед кем отчитывается руководитель проекта

Так перед кем приходится отчитываться руководителю проекта? В первую очередь, перед собой. Если он не может этого сделать, то и об отчете перед другим человеком речи быть не может. Чтобы отчитываться перед собой, руководитель должен ежедневно понимать, каких целей он собирался достигнуть и в какой точке сейчас находится.



Рассмотрим пример. У руководителя проекта есть заказчик, которому он должен выдать некую картину, соответственно, он должен ее нарисовать. Если он каждый день отдыхает и думает, что завтра соберется и сразу нарисует, то рано или поздно наступит «дедлайн», и у него просто не останется времени, чтобы успеть к сроку. Получается, что всю задачу руководитель должен был разбит