Весь смысл этой главы состоял в том, чтобы помочь вам вырезать как можно больше вещей из вашего календаря. Словно хорошему садовнику, пришло время начать обрезать список дел, избавляясь от как можно большего количества вещей за пределами вашей Зоны желаний. Глядя на свое расписание и задачи, вы должны видеть только правильные вещи. Избавление означает отсечение всех неправильных вещей – даже если это 80 процентов вашего списка дел. Конечно, процесс исключения может поставить вас в неожиданное затруднительное положение: вы можете в конечном итоге почувствовать себя виноватым за то время, которое освобождаете. Вы можете почувствовать, что подводите других людей, говоря «нет», когда у вас есть время, чтобы помочь им. Это ловушка. Если вырезание ненужных или нежелательных задач оставляет вам свободное время или запас энергии, это повод для того, чтобы праздновать! В этом, конечно, нет ничего плохого.
Как сказал Стив Джобс: «Инновации означают отказ от тысячи вещей». Не поддавайтесь давлению, которое призывает найти тысячу других вещей, чтобы заменить те, которым вы сказали «нет». Помните, вы не производите обмен одного на другое, когда вычеркиваете вещи из своего списка дел. Как мы уже много раз говорили, целью продуктивности должно быть достижение большего, делая меньше. Вы ничего не добьетесь, если не будете чувствовать себя комфортно, делая меньше. Ваши лучшие действия и лучшие мысли приходят, когда вы хорошо отдохнули и дали себе преимущество свободного времени. Оно вдохновляет на творчество и решение проблем, как ничто другое. Поэтому, пожалуйста, возьмите на себя обязательство освободить свое время и не испытывайте ни капли вины или стыда за то, что говорите «нет» деятельности, находящейся за пределами вашей Зоны желаний, чтобы сказать «да» свободному времени. Вы будете так рады, что сделали это, как и люди, которых вы любите больше всего.
Сделайте глубокий вдох. В следующей главе вы узнаете, как автоматизировать некоторые неприятные задачи, которые все еще занимают место в вашем списке.
Пора начинать устранять несущественное в своей жизни! Именно здесь вы увидите свою свободу фокусирования. Начните с упражнения для фильтрации задач «Task Filter» и отметьте очевидных кандидатов для исключения. Затем загрузите список «не-дел» по адресу FreeToFocus.com/tools. Используйте этот лист для записи задач, которые вы никогда не должны делать.
Фильтрация задач предоставила вам фору, но не останавливайтесь на достигнутом. Можете ли вы подумать о каких-то других задачах? Перечислите встречи, отношения и возможности, которые не стоят вашего внимания. Может быть, это совет директоров, из которого вам нужно выйти, или отчет, который изжил себя. Закончив свой список «не-дел», вы должны оглянуться на него и признать, что каждый из перечисленных пунктов является незначительным или неуместным и не предоставляет никакой отдачи, чтобы вообще занимать ваше внимание.
5. Автоматизация. Удалите себя из уравнения
Цивилизация развивается, расширяя количество важных операций, которые мы можем выполнять, даже не задумываясь о них.
Если вы похожи на большинство профессионалов в наше время, ваши дни заполнены вопросами, требованиями, просьбами, незапланированными встречами, электронными письмами, телефонными звонками, текстовыми сообщениями, посланиями в мессенджерах и миллионами других дел, которые отвлекают вас от людей, требующих вашего полного внимания. Однако, как мы уже выяснили, наше внимание ограниченно и обладает большой ценностью. Мы никогда не сможем уделять всем свое полное внимание, а зачастую не сможем уделить даже какую-то малую его часть. Если вы хотите максимизировать свою продуктивность, то должны точно определить, что достойно и недостойно вашего внимания. Если же что-то действительно важно, вы должны рассчитать, сколько вашего внимания следует предоставить в каждом конкретном случае. Вот вам подсказка: если это что-то, что не входит в вашу Зону желаний или не является одной из первоочередных задач, тогда оно не заслуживает большого вложения.
Одним из способов решения критических задач с минимальными затратами внимания является автоматизация. Обычно, когда я говорю «автоматизация», люди предполагают, что я имею в виду роботов, приложения и макросы. Но не нужно быть инженером или компьютерным гиком, чтобы извлечь выгоду из автоматизации. Каждый день появляются задания, о которых у нас нет времени думать, но они все равно должны быть выполнены. Но кто сказал, что вы должны уделять работе все свое внимание? Что, если бы вы могли вычесть себя из уравнения и все же выполнить работу? Вот тут-то и появляется автоматизация, и мне нравится думать об этой теме в виде четырех основных подпунктов:
1. Автоматизация самого себя.
2. Автоматизация при помощи шаблонов.
3. Автоматизация процессов.
4. Техническая автоматизация.
В этой главе мы рассмотрим все четыре подпункта, а также познакомимся с несколькими ключевыми стратегиями автоматизации, которые позволят вам поставить многие задачи из вашей Зоны тяжелой работы и незаинтересованности на автопилот.
Ваш первый шаг – это автоматизация самого себя через процесс самоавтоматизации. Он включает в себя внедрение рутинных занятий, ритуалов и привычек, которые помогут вам легче и эффективнее следовать своим высшим приоритетам. Опять же, фокус здесь заключается в том, чтобы поставить как можно больше вещей в своей жизни на автопилот, чтобы вам не приходилось останавливаться и думать о них каждый раз, когда те возникают. Вам потребуется выстроить ритуалы и процедуры так, чтобы ваше тело знало, что делать, даже если вы сознательно не думаете об этом. Например, большинству людей не нужно концентрироваться на конкретных шагах, связанных с принятием душа; они просто знают, что делать после того, как включат воду. Их тело берет на себя весь контроль, освобождая ум, чтобы люди могли думать о других вещах. Это одна из причин, почему к нам часто приходят такие замечательные идеи именно в душе. Применение этого простого подхода к различным областям вашей жизни поможет изменить ход игры.
Понимание ритуалов. Ритуал – это «любая практика или модель поведения, регулярно выполняемая определенным образом»[90]. Например, у большинства профессиональных спортсменов есть предматчевый ритуал, то есть серия действий, которые настраивают их умственно и физически на выполнение предстоящей задачи в лучшем виде. Это справедливо для людей, которые добиваются больших высот во всех профессиях. В своей книге «Режим гения. Распорядок дня великих людей» Мейсон Карри исследует ежедневные ритуалы более ста пятидесяти романистов, поэтов, драматургов, художников, философов, ученых, математиков и других. Ритуалы помогают этим разнообразным профессионалам добиться той же цели, к которой мы стремимся сейчас: достичь большего, делая меньше. Ваши ежедневные ритуалы, говорит Карри, «могут быть тонко откалиброванным механизмом использования ряда ограниченных ресурсов: времени (самого ограниченного ресурса из всех), а также силы воли, самодисциплины, оптимизма»[91].
Ритуалы предлагают три ключевых преимущества, которые настраивают вас на победу. Во-первых, хотя многие считают, что ритуалы подавляют творчество, истина заключается в том, что ритуалы освобождают творчество. Правильная формулировка и выстраивание ритуалов требуют огромного количества творчества и размышлений. Однако это правда, что ритуал требует такого усилия лишь единожды, в самом начале, когда задание только создается. Цель состоит в том, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, когда возникает одна и та же проблема. Вместо этого вы фокусируете свою творческую энергию на чем-то один раз, устанавливаете систему, чтобы применять это решение каждый раз. Итак, теперь вы свободны и можете фокусировать свою творческую энергию на других вещах. Подумайте о вашей ежедневной поездке на работу. В данной ситуации вам не нужно размышлять о действиях, которые вы предпринимаете. Конечно, в первую неделю или две вам пришлось потратить много энергии на то, чтобы выяснить, как лучше добираться до офиса, как избежать пробок и в какое время нужно уходить. Однако после этого первоначального всплеска усилий и умственной энергии ритуал берет верх. С этого момента вы можете смело направлять свой творческий потенциал на любые другие вещи, пока находитесь в дороге.
Во-вторых, ритуалы ускоряют вашу работу. Как только вы определяете конкретный ритуал, то уже точно знаете, что будет дальше на каждом шагу. Это происходит автоматически; вам больше не нужно думать об этом, что, естественно, делает вас гораздо более эффективным.
В-третьих, ритуалы исправляют ваши ошибки. Точнее было бы сказать, что они предотвращают ошибки, потому что разработка ритуалов позволяет просчитывать различные точки возможного провала заранее и создавать защитные сети для каждого шага в процессе. Даже если вы наткнетесь на препятствие на ранней стадии, то сможете просто встроить решение в свои ритуалы, сделав их самокорректирующимися с течением времени. Хирург и автор медицинских книг Атул Гаванде подчеркнул силу ритуалов, кодифицированных в контрольных списках, в устранении ошибок в нескольких отраслях. Он превозносит «добродетели регламентации»[92]. В своей области, медицине, он ежегодно спасает тысячи жизней и сотни миллионов долларов.
Четыре основополагающих ритуала. Вы можете выстроить ритуал вокруг любой повторяющейся задачи в вашей жизни. На самом деле вы можете создавать ритуалы даже для того, чтобы знать, как, когда и в каком порядке выполнять ряд различных задач. Я использую и рекомендую вам четыре основных ритуала: утро, вечер, начало рабочего дня и завершение рабочего дня. Я планирую для них время на моей Идеальной неделе, о которой подробно расскажу в седьмой главе. Поддерживая с